“Có giấy ủy quyền là khai thay được” — quan niệm này sai đối với hàng hóa thương mại thông thường. Pháp luật liệt kê cụ thể ai được là “người khai hải quan”, và người được chủ hàng ủy quyền chỉ được chấp nhận trong 6 loại hàng hóa nhất định. Bài viết trả lời dứt khoát “được/không được” theo từng trường hợp, theo quy định còn hiệu lực tại ngày 14/10/2026.
Ai được phép là người khai hải quan?
Pháp luật liệt kê cụ thể các chủ thể là “người khai hải quan” — không phải ai được ủy quyền cũng thành người khai hải quan. Theo Điều 5 Nghị định 08/2015/NĐ-CP, sửa đổi bởi điểm a, điểm b khoản 2 Điều 1 Nghị định 167/2025/NĐ-CP (hiệu lực 15/8/2025), người khai hải quan gồm 6 nhóm:
- Chủ hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu — trường hợp chủ hàng là thương nhân nước ngoài không hiện diện tại Việt Nam thì phải thực hiện thủ tục hải quan thông qua đại lý làm thủ tục hải quan;
- Chủ phương tiện/người điều khiển phương tiện vận tải xuất cảnh/nhập cảnh/quá cảnh hoặc người được chủ phương tiện ủy quyền;
- Người được chủ hàng hóa ủy quyền đối với 6 loại hàng hóa liệt kê;
- Người thực hiện dịch vụ quá cảnh hàng hóa, trung chuyển hàng hóa;
- Đại lý làm thủ tục hải quan;
- Doanh nghiệp cung ứng dịch vụ bưu chính quốc tế, dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế (trừ khi chủ hàng có yêu cầu khác).
6 trường hợp được ủy quyền khai báo hải quan
“Người được chủ hàng hóa ủy quyền” chỉ được chấp nhận là người khai hải quan đối với 6 loại hàng hóa cụ thể (khoản 3 Điều 5 Nghị định 08/2015/NĐ-CP, sửa đổi bởi Nghị định 167/2025/NĐ-CP):
- Quà biếu, quà tặng của cá nhân;
- Tài sản di chuyển của cá nhân;
- Hàng hóa của cá nhân được hưởng quyền ưu đãi, miễn trừ;
- Hành lý gửi trước, gửi sau chuyến đi của người xuất cảnh, nhập cảnh;
- Hàng hóa tạm nhập tái xuất để thay thế, sửa chữa tàu biển, tàu bay nước ngoài;
- Hàng hóa nhập khẩu để thực hiện dự án đầu tư miễn thuế.
Công ty logistics/forwarder có được khai thay cho hàng thương mại không?
KHÔNG — trừ khi là đại lý hải quan. Đối với hàng hóa xuất nhập khẩu thương mại thông thường, forwarder/logistics không phải đại lý hải quan được công nhận thì không thể nhân danh “người được ủy quyền” để khai hải quan thay chủ hàng. Muốn khai thay cho hàng thương mại, forwarder phải trở thành đại lý làm thủ tục hải quan đáp ứng tiêu chuẩn tại Thông tư 83/2026/TT-BTC (hiệu lực 1/7/2026) và ký hợp đồng đại lý với chủ hàng. Hợp đồng ủy quyền theo Bộ luật Dân sự không tạo ra tư cách người khai hải quan ngoài 6 trường hợp nêu trên.
Hệ quả thực tiễn: hàng kinh doanh có hợp đồng mua bán mà forwarder không phải đại lý hải quan nhưng vẫn đứng tên khai thay → tờ khai không hợp lệ, có thể bị xử phạt khai sai (Điều 9 Nghị định 169/2026/NĐ-CP, hiệu lực 1/7/2026) và bị từ chối thông quan.
Phân biệt “người được ủy quyền” và “đại lý làm thủ tục hải quan”
- Đại lý hải quan: doanh nghiệp đáp ứng tiêu chuẩn (Thông tư 83/2026/TT-BTC), ký hợp đồng đại lý với chủ hàng, thay mặt chủ hàng thực hiện toàn bộ hoặc một phần nghĩa vụ của người khai hải quan không giới hạn loại hàng hóa (Điều 5 Thông tư 12/2015/TT-BTC, sửa đổi bởi Thông tư 22/2019/TT-BTC; khoản 4 Điều 20 Luật Hải quan);
- Người được ủy quyền (forwarder thông thường): chỉ trong 6 loại hàng hóa tại khoản 3 Điều 5 Nghị định 08/2015/NĐ-CP, theo văn bản ủy quyền.
Thương nhân nước ngoài không hiện diện tại Việt Nam phải làm thủ tục hải quan thế nào?
Bắt buộc phải thực hiện thủ tục hải quan thông qua đại lý làm thủ tục hải quan (khoản 1 Điều 5 Nghị định 08/2015/NĐ-CP sau sửa đổi) — không được ủy quyền cho forwarder thông thường.
Văn bản ủy quyền khai hải quan cần có những nội dung gì?
Văn bản ủy quyền phải thể hiện rõ:
- Phạm vi ủy quyền — được làm những việc gì;
- Thời hạn ủy quyền;
- Trách nhiệm pháp lý của bên ủy quyền và bên được ủy quyền — đặc biệt: bên ủy quyền (chủ hàng) chịu hoàn toàn trách nhiệm về nghĩa vụ tài chính (thuế, phí); bên được ủy quyền chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của nội dung khai báo theo đúng bộ hồ sơ được giao.
Trên tờ khai phải thể hiện rõ người xuất khẩu/nhập khẩu và người được ủy quyền khai hải quan kèm văn bản ủy quyền. Lưu ý: không nên ủy quyền miệng hoặc chỉ qua email — cơ quan hải quan yêu cầu xuất trình văn bản ủy quyền; ủy quyền không bằng văn bản rõ ràng dễ bị từ chối chấp nhận tư cách người khai.
Trách nhiệm pháp lý của bên được ủy quyền khi khai sai, khai thiếu
Người được ủy quyền có các quyền tại khoản 1 Điều 18 Luật Hải quan 54/2014 và thực hiện nghĩa vụ tại các điểm a, b, c, d, e và g khoản 2 Điều 18 trong phạm vi được ủy quyền, gồm: khai hải quan và làm thủ tục hải quan; cung cấp đầy đủ, chính xác thông tin để xác định trước mã số, xuất xứ, trị giá; chịu trách nhiệm trước pháp luật về sự xác thực của nội dung đã khai và các chứng từ đã nộp, xuất trình; thực hiện quyết định, yêu cầu của cơ quan hải quan; bố trí người, phương tiện để kiểm tra thực tế; nộp thuế và thực hiện nghĩa vụ tài chính khác.
Dù chỉ “khai hộ”, người được ủy quyền vẫn chịu trách nhiệm về sự xác thực của nội dung đã khai (điểm c khoản 2 Điều 18 Luật Hải quan) — không thể viện cớ “chủ hàng đưa sao tôi khai vậy”. Đồng thời, theo pháp luật dân sự, bên được ủy quyền phải: thực hiện công việc theo ủy quyền và báo cho bên ủy quyền; báo cho người thứ ba về thời hạn, phạm vi ủy quyền; bảo quản tài liệu, phương tiện được giao; giữ bí mật thông tin; giao lại tài sản và lợi ích thu được; bồi thường thiệt hại do vi phạm nghĩa vụ. Căn cứ: Điều 565 Bộ luật Dân sự 2015.
Trường hợp đặc biệt: ủy quyền cho chi nhánh; dịch vụ quá cảnh/trung chuyển
Công ty ủy quyền cho chi nhánh khai hải quan được chấp nhận: công ty chịu trách nhiệm về nghĩa vụ tài chính và chấp hành pháp luật hải quan; chi nhánh chịu trách nhiệm về nội dung hồ sơ, phân loại, áp mã, tính thuế; mã số thuế trên tờ khai là mã số thuế công ty, đóng dấu chi nhánh ghi “Thừa ủy quyền của Giám đốc công ty”. Người thực hiện dịch vụ quá cảnh, trung chuyển hàng hóa là người khai hải quan độc lập.
Những lưu ý khi ký hợp đồng dịch vụ khai thuê với forwarder
Trước khi ký: (1) kiểm tra forwarder có phải đại lý hải quan đáp ứng tiêu chuẩn Thông tư 83/2026/TT-BTC hay không — nếu không, họ chỉ được khai hộ trong 6 loại hàng đặc thù; (2) văn bản ủy quyền ghi rõ phạm vi, thời hạn, trách nhiệm về thuế và về tính xác thực nội dung khai; (3) thực tiễn nhiều forwarder “khai hộ” bằng tài khoản của chủ hàng (chủ hàng ký số) — về hình thức người khai hải quan vẫn là chủ hàng, nhưng rủi ro nằm ở việc forwarder nhập sai dữ liệu.
Câu hỏi thường gặp
Forwarder có hợp đồng ủy quyền thì có khai thay hàng thương mại được không?
Không. Hợp đồng ủy quyền dân sự không tạo ra tư cách người khai hải quan ngoài 6 trường hợp tại khoản 3 Điều 5 Nghị định 08/2015/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 167/2025/NĐ-CP).
Công ty nước ngoài không có hiện diện tại Việt Nam khai hải quan thế nào?
Bắt buộc thông qua đại lý làm thủ tục hải quan.
Ủy quyền khai hải quan có cần văn bản không?
Có. Cơ quan hải quan yêu cầu xuất trình văn bản ủy quyền ghi rõ phạm vi, thời hạn và trách nhiệm pháp lý.
Thông tin trên chỉ mang tính tham khảo, không phải tư vấn pháp lý.
Thông tin mang tính tham khảo, không phải tư vấn pháp lý. Nội dung do AI Legal Council kiểm tra chất lượng, chưa được luật sư người thật duyệt.