Nhận thông báo C/O bị hải quan từ chối — doanh nghiệp thường hoảng hốt và cho rằng mọi sai sót đều dẫn đến mất ưu đãi thuế. Thực tế không phải vậy. Pháp luật phân biệt “sai sót nhỏ/khác biệt nhỏ không ảnh hưởng đến tính hợp lệ” (được chấp nhận) với “sai sót trọng yếu” (bị từ chối). Việc đầu tiên doanh nghiệp cần làm là xác định C/O của mình thuộc nhóm nào — rồi mới chọn cách xử lý. Nguyên tắc nền: C/O không được tẩy xoá, viết thêm; sai sót được xử lý bằng cách gạch bỏ kèm chứng nhận của người ký/tổ chức cấp C/O, hoặc cấp C/O mới thay thế.
10 trường hợp sai sót nhỏ được hải quan chấp nhận
Theo khoản 8 Điều 15 Thông tư 33/2023/TT-BTC (hiệu lực 15/7/2023, còn hiệu lực), cơ quan hải quan chấp nhận chứng từ chứng nhận xuất xứ khi có sai sót nhỏ hoặc khác biệt nhỏ so với các chứng từ khác trong hồ sơ hải quan, nếu phù hợp với thực tế hàng hoá nhập khẩu. Các trường hợp thường gặp gồm:
- Lỗi chính tả, đánh máy không làm thay đổi nội dung đã khai báo;
- Khác biệt về cách đánh dấu tại các ô (đánh máy hay viết tay, dấu “x” hay “√”);
- Khác biệt nhỏ giữa chữ ký trên chứng từ và chữ ký mẫu;
- Khác biệt về đơn vị đo lường;
- Khác biệt về khổ giấy so với mẫu quy định;
- Khác biệt về màu mực sử dụng;
- Khác biệt về mã số hàng hoá nhưng phù hợp ở cấp 6 số, chỉ khác nhau ở cấp 8 số;
- Khác biệt về tên, số chuyến do thay đổi phương tiện vận chuyển;
- Khác biệt nhỏ trong mô tả hàng hoá;
- Các khác biệt nhỏ khác theo điều ước quốc tế đã được cơ quan hải quan thông báo.
Lưu ý thực tiễn: ngưỡng “sai sót nhỏ được chấp nhận” còn phụ thuộc cách áp dụng của từng chi cục hải quan và từng FTA — doanh nghiệp nên trình bày dưới dạng giải trình có chứng từ đối chiếu, tránh chủ quan cho rằng “sai sót nhỏ thì đương nhiên qua”.
Các trường hợp C/O bị từ chối
Theo Điều 14 Thông tư 33/2023/TT-BTC, cơ quan hải quan từ chối chứng từ chứng nhận xuất xứ khi: (i) người khai hải quan nộp bổ sung quá thời hạn quy định; (ii) cơ quan có thẩm quyền của nước xuất khẩu thông báo huỷ chứng từ hoặc xác nhận hàng hoá không đáp ứng tiêu chí xuất xứ. Ngoài ra, qua kiểm tra theo Điều 15, nếu hải quan có đủ cơ sở xác định chứng từ không hợp lệ thì từ chối.
Về quy trình: khoản 4 Điều 15 quy định hải quan thông báo việc từ chối trên Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan hoặc bằng văn bản; ghi lý do từ chối trực tiếp trên chứng từ và gửi trả người khai hải quan để liên hệ với cơ quan/tổ chức hoặc nhà sản xuất/nhà xuất khẩu đã phát hành chứng từ. Hậu quả thuế theo khoản 1 Điều 10: hàng được hưởng ưu đãi thuế quan → áp thuế suất nhập khẩu ưu đãi (MFN) hoặc thông thường và được thông quan; hàng thuộc diện kiểm soát đặc biệt → không được thông quan và bị xử lý theo pháp luật; hàng thuộc diện áp dụng biện pháp phòng vệ thương mại → áp mức thuế theo quyết định của Bộ Công Thương.
3 kịch bản xử lý của doanh nghiệp
Kịch bản 1 — Sai sót nhỏ: giải trình với cơ quan hải quan, cung cấp chứng từ đối chiếu (hoá đơn, packing list, vận đơn, tờ khai hải quan) chứng minh sai sót phù hợp với thực tế hàng hoá — viện dẫn khoản 8 Điều 15 Thông tư 33/2023/TT-BCT. Chuẩn bị bộ hồ sơ đối chiếu gọn, rõ ràng giúp rút ngắn thời gian giải quyết.
Kịch bản 2 — Sai sót trọng yếu (sai tên hàng, sai tiêu chí xuất xứ, sai nước xuất xứ…): liên hệ ngay nhà xuất khẩu/cơ quan cấp C/O để đề nghị cấp lại hoặc điều chỉnh C/O. Trong thời gian chờ đợi, làm thủ tục bảo lãnh thuế để được thông quan (cơ chế bảo lãnh tại Thông tư 33/2023/TT-BTC), sau đó nộp bổ sung chứng từ và làm thủ tục hoàn thuế.
Kịch bản 3 — C/O bị nước xuất khẩu huỷ bỏ hoặc xác nhận không đạt tiêu chí xuất xứ: không còn cơ hội khắc phục bằng chính C/O đó — doanh nghiệp phải chấp nhận áp thuế suất không ưu đãi, đồng thời xem xét khiếu nại hoặc tranh chấp với nhà xuất khẩu theo hợp đồng thương mại đã ký.
Cấp lại C/O bị mất, hư hỏng
Trường hợp C/O bị mất, thất lạc hoặc hư hỏng, nhà xuất khẩu nộp đơn đề nghị cấp lại dựa trên hồ sơ lưu tại cơ quan cấp C/O; C/O cấp lại ghi “DUPLICATE”. Nghị định 31/2018/NĐ-CP có các quy định về cấp lại, từ chối cấp và thu hồi C/O — khi áp dụng, doanh nghiệp cần đối chiếu toàn văn văn bản.
Quyền khiếu nại quyết định bác C/O
Doanh nghiệp không đồng ý với quyết định từ chối C/O của cơ quan hải quan có quyền khiếu nại quyết định hành chính theo Luật Khiếu nại 02/2011/QH13, hoặc khởi kiện tại Toà án theo Luật Tố tụng hành chính 93/2015/QH15 nếu không đồng ý với kết quả giải quyết khiếu nại. Cần lưu ý thời hiệu khiếu nại để không mất quyền.
Hậu quả tài chính và chế tài
- Bị bác C/O → truy thu thuế (phần chênh lệch giữa thuế suất MFN và thuế suất ưu đãi), tiền chậm nộp theo pháp luật quản lý thuế hiện hành;
- Xử phạt vi phạm hành chính theo Nghị định 169/2026/NĐ-CP (hiệu lực 01/7/2026) — số điều và mức phạt cụ thể cần tra cứu trực tiếp văn bản, không suy từ các văn bản cũ đã hết hiệu lực;
- Cố ý sử dụng C/O không hợp lệ, giả mạo → ngoài xử phạt hành chính, trường hợp có dấu hiệu tội phạm sẽ bị truy cứu theo Điều 188 (tội buôn lậu), Điều 200 (tội trốn thuế) Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi 2017).
Checklist phòng ngừa trước khi nộp C/O
- Đối chiếu C/O với hoá đơn, packing list, vận đơn: tên hàng, số lượng, trị giá phải khớp;
- Kiểm tra mã HS: khớp ở cấp 6 số theo quy định;
- Kiểm tra tiêu chí xuất xứ ghi trên C/O có đúng với thực tế sản xuất;
- Kiểm tra chữ ký, con dấu của cơ quan/tổ chức cấp C/O;
- Kiểm tra thời hạn hiệu lực của C/O tại thời điểm làm thủ tục;
- Không tẩy xoá, viết thêm lên C/O; sai sót thì gạch bỏ kèm chứng nhận hoặc xin cấp lại;
- Với C/O cấp sau: kiểm tra dấu “ISSUED RETROACTIVELY/ISSUED RETROSPECTIVELY” và thời hạn tính từ ngày giao hàng.
C/O của doanh nghiệp bị hải quan nghi vấn hoặc từ chối? Liên hệ qua trang Liên hệ của FLAT Law Firm để được hỗ trợ xử lý.
Thông tin trong bài chỉ mang tính tham khảo, không phải tư vấn pháp lý.
Thông tin mang tính tham khảo, không phải tư vấn pháp lý. Nội dung do AI Legal Council kiểm tra chất lượng, chưa được luật sư người thật duyệt.