Thay vì xếp hàng nộp hồ sơ giấy, doanh nghiệp hiện có thể thực hiện toàn bộ thủ tục đăng ký doanh nghiệp trên môi trường điện tử. Trình tự đăng ký doanh nghiệp qua mạng được quy định tại Điều 39 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, đã được sửa đổi bởi Điều 9 Nghị định 296/2026/NĐ-CP (có hiệu lực từ 23/7/2026). Bài viết này không tóm tắt nghị định — mà là hướng dẫn thao tác từng bước, giúp người thực hiện biết mình phải làm gì, theo thứ tự nào, và điểm nào dễ sai nhất.
Bước 1 — Đăng nhập bằng tài khoản định danh điện tử
Người thực hiện thủ tục đăng nhập hệ thống đăng ký doanh nghiệp qua mạng bằng tài khoản định danh điện tử, thông qua Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc ứng dụng định danh quốc gia. Đây là cửa ngõ duy nhất — không có tài khoản định danh điện tử thì không thể bắt đầu. Doanh nghiệp nên chủ động đăng ký, kích hoạt tài khoản cho người được ủy quyền thực hiện thủ tục trước khi cần nộp hồ sơ gấp.
Bước 2 — Kê khai hồ sơ: một người ký và nhiều người ký khác nhau
Đây là bước dễ nhầm nhất, vì quy định phân hai trường hợp:
- Trường hợp chỉ có 01 người ký: người ký kê khai trực tiếp trên hệ thống — không cần chữ ký số, không phải tải lên văn bản;
- Trường hợp có nhiều người ký: các văn bản phải được ký số và tải lên hệ thống dưới dạng văn bản điện tử.
Xác định sai trường hợp (ví dụ hồ sơ cần nhiều người ký nhưng chỉ kê khai trực tiếp) là nguyên nhân phổ biến khiến hồ sơ bị yêu cầu bổ sung. Trước khi thao tác, hãy đếm đúng số người phải ký trên từng văn bản trong bộ hồ sơ.
Bước 3 — Thanh toán phí, lệ phí; xác thực điện tử; nộp hồ sơ
Sau khi kê khai đầy đủ, người thực hiện thanh toán phí, lệ phí theo quy định, thực hiện xác thực điện tử và nộp hồ sơ trên hệ thống. Lưu ý: chỉ nhấn nộp khi đã kiểm tra toàn bộ nội dung kê khai — hồ sơ đã nộp đi vào quy trình xử lý chính thức.
Bước 4 — Nhận Giấy tiếp nhận và hẹn trả kết quả điện tử
Sau khi nộp thành công, hệ thống cấp Giấy tiếp nhận hồ sơ và giấy hẹn trả kết quả dưới dạng điện tử. Đây là chứng từ chứng minh hồ sơ đã được tiếp nhận — doanh nghiệp nên lưu lại để tra cứu, đối chiếu tiến độ.
Bước 5 — Liên thông thuế tự động
Thông tin đăng ký doanh nghiệp được liên thông tự động với cơ quan thuế. Doanh nghiệp không phải thực hiện riêng một thủ tục “đăng ký thuế” độc lập như trước đây — nhưng cần kiểm tra thông tin thuế được liên thông có chính xác không, để tránh vướng mắc khi xuất hóa đơn, kê khai thuế sau này.
Bước 6 — Xử lý hồ sơ: hai kịch bản
Cơ quan đăng ký kinh doanh xử lý hồ sơ theo hai kịch bản:
- Hồ sơ đủ điều kiện: cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
- Hồ sơ chưa đủ điều kiện: cơ quan đăng ký gửi thông báo điện tử yêu cầu sửa đổi, bổ sung. Doanh nghiệp căn cứ thông báo để hoàn thiện và nộp lại — đọc kỹ từng điểm yêu cầu, không bổ sung qua loa.
Bước 7 — Dừng thủ tục (khi cần)
Trong trường hợp cần thiết, doanh nghiệp có thể dừng thủ tục đăng ký doanh nghiệp qua mạng theo khoản 6 Điều 31 Nghị định 168/2025/NĐ-CP (đã sửa đổi). Đây là “van an toàn” khi phát hiện sai sót nghiêm trọng trong hồ sơ đã nộp hoặc khi chiến lược thành lập doanh nghiệp thay đổi.
Những điểm dễ sai nhất — tổng hợp
- Nhầm lẫn giữa trường hợp 01 người ký (kê khai trực tiếp) và nhiều người ký (ký số + tải lên);
- Người thực hiện chưa có tài khoản định danh điện tử đã kích hoạt;
- Nộp hồ sơ khi nội dung kê khai còn thiếu, phải đi vòng bổ sung;
- Không lưu Giấy tiếp nhận và giấy hẹn trả kết quả điện tử;
- Không kiểm tra thông tin liên thông thuế sau khi được cấp Giấy chứng nhận.
Câu hỏi thường gặp
Đăng ký qua mạng có phải dùng chữ ký số trong mọi trường hợp không?
Không. Chỉ trường hợp nhiều người ký mới cần ký số và tải văn bản điện tử lên; trường hợp 01 người ký thì kê khai trực tiếp, không cần ký số, không tải lên.
Phí đăng ký qua mạng là bao nhiêu, thời hạn giải quyết mấy ngày?
Bài viết không nêu mức phí và thời hạn cụ thể vì các nội dung này chưa được đối chiếu chắc chắn tại thời điểm viết (14/10/2026); doanh nghiệp nên tra cứu văn bản hiện hành và thông báo của cơ quan đăng ký.
Hồ sơ bị yêu cầu bổ sung thì có phải nộp lại từ đầu không?
Không. Doanh nghiệp căn cứ thông báo điện tử để sửa đổi, bổ sung đúng các điểm được yêu cầu rồi nộp lại.
Căn cứ pháp lý chính: Điều 39 Nghị định 168/2025/NĐ-CP (đã sửa đổi bởi Điều 9 Nghị định 296/2026/NĐ-CP, hiệu lực 23/7/2026); khoản 6 Điều 31 Nghị định 168/2025/NĐ-CP (đã sửa đổi). Tình trạng hiệu lực được đối chiếu tại ngày 14/10/2026.
Xem thêm các bài viết thuộc chuyên mục Pháp lý doanh nghiệp.
Thông tin tham khảo, không phải tư vấn pháp lý.
Nội dung pháp lý của bài viết do FLAW AI Legal Council soát xét và trình chủ sở hữu phê duyệt; đây không phải ý kiến của luật sư người thật và không thay thế tư vấn pháp lý cho từng trường hợp cụ thể.
Doanh nghiệp cần hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng hoặc xử lý yêu cầu bổ sung từ cơ quan đăng ký? Liên hệ qua trang Liên hệ của FLAT Law Firm để được hỗ trợ.
