Chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài

Trả lời nhanh

Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP (hiệu lực 07/8/2025), thủ tục giải trình, chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài được lồng ghép trong hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động — doanh nghiệp không còn phải thực hiện một thủ tục chấp thuận nhu cầu riêng biệt trước khi xin cấp phép như trước đây. Trong hồ sơ, người sử dụng lao động phải giải trình rõ nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài: vị trí công việc, số lượng, thời hạn, lý do chưa tuyển được người Việt Nam đáp ứng. Cơ quan có thẩm quyền xem xét chấp thuận nhu cầu đồng thời khi giải quyết hồ sơ cấp phép trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ. Hồ sơ nộp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công nơi người lao động nước ngoài làm việc.

Căn cứ pháp lý

Trước đây, theo Điều 4 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, người sử dụng lao động phải báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và xin chấp thuận trước ít nhất 30 ngày kể từ ngày dự kiến sử dụng — một thủ tục riêng, thực hiện trước thủ tục xin cấp giấy phép lao động. Nghị định 219/2025/NĐ-CP đã cải cách theo hướng đơn giản hóa: việc giải trình nhu cầu được tích hợp thành một nội dung trong hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động (Điều 18), và cơ quan có thẩm quyền “xem xét chấp thuận nhu cầu và thực hiện cấp giấy phép lao động” trong cùng thời hạn giải quyết 10 ngày làm việc (Điều 28 đối với gia hạn; Điều 22 đối với cấp mới).

Hồ sơ giải trình nhu cầu gồm những gì?

Trong văn bản đề nghị cấp giấy phép lao động theo mẫu ban hành kèm Nghị định 219/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp kê khai và giải trình các nội dung:

Vị trí công việc: chức danh cụ thể, thuộc 1 trong 4 nhóm (nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật) theo Điều 3;
Số lượng: số người lao động nước ngoài dự kiến sử dụng cho từng vị trí;
Thời hạn: thời gian dự kiến sử dụng, phù hợp với thời hạn của giấy phép đề nghị cấp (tối đa 2 năm);
Lý do sử dụng lao động nước ngoài: giải trình vì sao vị trí này chưa tuyển được người Việt Nam đáp ứng — ví dụ yêu cầu kinh nghiệm quốc tế, công nghệ đặc thù do nhà cung cấp nước ngoài chuyển giao, yêu cầu của tập đoàn mẹ về nhân sự chủ chốt;
Tình hình sử dụng hiện tại: số lao động nước ngoài đang làm việc (nếu có), báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài định kỳ.

Cách viết giải trình thuyết phục

1. Gắn với đặc thù vị trí, không viết chung chung

Cách viết “cần chuyên gia nước ngoài vì yêu cầu công việc” không có sức thuyết phục. Hãy cụ thể hóa: “vị trí kỹ thuật viên vận hành dây chuyền SMT đòi hỏi chứng chỉ vận hành thiết bị do hãng X (Nhật Bản) cấp; trong 6 tháng đăng tuyển tại Việt Nam không có ứng viên đáp ứng” — kèm bằng chứng đăng tuyển nếu có.

2. Chứng minh đã nỗ lực tuyển người Việt Nam

Dù pháp luật không quy định cứng về nghĩa vụ đăng tuyển trước, việc thể hiện thiện chí tuyển dụng lao động Việt Nam (thông báo tuyển dụng, kết quả phỏng vấn) giúp hồ sơ giải trình có trọng lượng hơn, đặc biệt với các vị trí mà thị trường lao động Việt Nam có nguồn cung.

3. Nhất quán với giấy tờ chứng minh vị trí

Nội dung giải trình phải khớp với giấy tờ chứng minh vị trí công việc trong hồ sơ: chức danh, mô tả công việc, yêu cầu chuyên môn. Mâu thuẫn giữa bản giải trình và giấy tờ chứng minh là lý do phổ biến khiến cơ quan giải quyết yêu cầu làm rõ hoặc không chấp thuận nhu cầu.

Thời hạn giải quyết và nơi nộp

Nơi nộp: Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương nơi người lao động nước ngoài làm việc; hồ sơ được chuyển theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông đến cơ quan có thẩm quyền (do UBND cấp tỉnh phân công — hiện nay là Sở Nội vụ).
Hình thức nộp: trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính công ích, qua thuê dịch vụ của doanh nghiệp/cá nhân, hoặc ủy quyền.
Thời hạn: trong 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền xem xét chấp thuận nhu cầu và thực hiện cấp giấy phép. Trường hợp không chấp thuận phải có văn bản trả lời và nêu rõ lý do.

Khi nào phải làm lại giải trình nhu cầu?

Giải trình nhu cầu gắn với từng lần đề nghị cấp phép. Các trường hợp phải thực hiện lại: xin cấp mới giấy phép (người lao động mới, hoặc người cũ nhưng thay đổi vị trí/công ty/hình thức làm việc), và khi gia hạn giấy phép (cơ quan xem xét lại nhu cầu tiếp tục sử dụng). Nếu nhu cầu không còn (ví dụ đã tuyển được người Việt Nam thay thế), doanh nghiệp không đề nghị tiếp và thực hiện thủ tục thu hồi, nộp lại giấy phép theo quy định.

Câu hỏi thường gặp

Có phải xin chấp thuận nhu cầu trước 30 ngày như trước đây không?

Không. Quy định “trước ít nhất 30 ngày” của Nghị định 152/2020/NĐ-CP đã hết hiệu lực cùng với nghị định này từ 07/8/2025. Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, giải trình nhu cầu được thực hiện trong hồ sơ đề nghị cấp phép và được xem xét trong thời hạn giải quyết hồ sơ 10 ngày làm việc.

Không được chấp thuận nhu cầu thì có được cấp phép không?

Không. Chấp thuận nhu cầu là điều kiện để cấp giấy phép lao động. Trường hợp không chấp thuận, cơ quan có thẩm quyền phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do; doanh nghiệp có quyền khiếu nại quyết định này theo quy định pháp luật về khiếu nại.

Doanh nghiệp trong khu công nghiệp nộp hồ sơ ở đâu?

Nộp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương nơi người lao động làm việc. Một số địa phương phân cấp cho Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế tiếp nhận hồ sơ của doanh nghiệp trong khu — doanh nghiệp nên hỏi trực tiếp Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc Ban quản lý khu nơi đặt nhà máy để nộp đúng đầu mối.

FLAT Law Firm hỗ trợ doanh nghiệp FDI soạn thảo bản giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài, chuẩn bị hồ sơ xin cấp giấy phép lao động trọn gói theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP và theo dõi đến khi có kết quả. Liên hệ để được tư vấn.

Bài viết đã được FLAW AI Legal Council kiểm tra chất lượng. Nội dung mang tính tham khảo, không thay thế tư vấn pháp lý cho từng trường hợp cụ thể.