Hồ sơ xin cấp mới giấy phép lao động gồm gì?

Trả lời nhanh

Hồ sơ đề nghị cấp mới giấy phép lao động cho người nước ngoài được quy định tại Điều 18 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, gồm 7 nhóm giấy tờ: (1) văn bản đề nghị cấp giấy phép lao động theo mẫu (kèm nội dung giải trình nhu cầu sử dụng); (2) giấy khám sức khỏe; (3) phiếu lý lịch tư pháp; (4) giấy tờ chứng minh là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật; (5) giấy tờ chứng minh hình thức làm việc; (6) 02 ảnh màu 4×6 nền trắng; (7) bản sao hộ chiếu. Hồ sơ nộp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công nơi người lao động làm việc; cơ quan có thẩm quyền giải quyết trong 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ. Giấy tờ do nước ngoài cấp phải hợp pháp hóa lãnh sự (trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế).

Căn cứ pháp lý

Điều 18 Nghị định 219/2025/NĐ-CP (hiệu lực 07/8/2025, thay thế Nghị định 152/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2023/NĐ-CP) liệt kê thành phần hồ sơ đề nghị cấp mới giấy phép lao động. Thời hạn giải quyết 10 ngày làm việc được quy định thống nhất cho cả cấp mới và gia hạn. Lệ phí cấp giấy phép do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quy định, khác nhau giữa các địa phương.

Chi tiết từng nhóm giấy tờ

1. Văn bản đề nghị cấp giấy phép lao động (theo mẫu)

Người sử dụng lao động kê khai theo mẫu ban hành kèm Nghị định 219/2025/NĐ-CP, trong đó có các nội dung: thông tin người lao động nước ngoài, vị trí công việc (1 trong 4 nhóm theo Điều 3), chức danh công việc, hình thức làm việc, thời hạn đề nghị cấp, và nội dung giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài. Chức danh và vị trí công việc kê khai tại đây phải thống nhất với toàn bộ giấy tờ còn lại trong hồ sơ.

2. Giấy khám sức khỏe

Giấy khám sức khỏe do cơ sở y tế có thẩm quyền cấp. Đối với người đang ở nước ngoài: giấy khám của cơ sở y tế nước ngoài (hợp pháp hóa lãnh sự); đối với người đang ở Việt Nam: khám tại bệnh viện, phòng khám được Bộ Y tế công nhận đủ điều kiện khám sức khỏe cho người nước ngoài. Thông lệ hồ sơ: giấy khám còn hiệu lực trong vòng 12 tháng tính đến ngày nộp. Nội dung khám phải kết luận đủ sức khỏe làm việc.

3. Phiếu lý lịch tư pháp

Phiếu lý lịch tư pháp số 1 (cấp cho cá nhân, cơ quan, tổ chức có yêu cầu). Nơi cấp: nếu người nước ngoài đã cư trú tại Việt Nam — Sở Tư pháp nơi cư trú hoặc Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia (Bộ Tư pháp); nếu đang ở nước ngoài — cơ quan có thẩm quyền của nước sở tại cấp, sau đó hợp pháp hóa lãnh sự và dịch công chứng. Thông lệ: phiếu còn hiệu lực không quá 6 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ.

4. Giấy tờ chứng minh vị trí công việc

Tùy nhóm đã đăng ký:

Nhà quản lý: giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, điều lệ công ty, quyết định bổ nhiệm;
Giám đốc điều hành: quyết định bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh/VPĐD/địa điểm kinh doanh, hoặc quyết định giao phụ trách lĩnh vực kèm xác nhận 3 năm kinh nghiệm;
Chuyên gia: bằng đại học (hợp pháp hóa lãnh sự + dịch công chứng) và xác nhận ít nhất 2 năm kinh nghiệm phù hợp (1 năm với lĩnh vực ưu tiên);
Lao động kỹ thuật: chứng chỉ đào tạo nghề + xác nhận 2 năm kinh nghiệm, hoặc xác nhận 3 năm kinh nghiệm.

5. Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc

Tùy hình thức: hợp đồng lao động (diện ký hợp đồng lao động); văn bản của người sử dụng lao động tại nước ngoài cử sang làm việc tại hiện diện thương mại ở Việt Nam (diện di chuyển nội bộ); hợp đồng cung cấp dịch vụ ký giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài (diện thực hiện hợp đồng). Đây là nhóm giấy tờ hay bị thiếu hoặc sai nhất.

6. Ảnh và hộ chiếu

02 ảnh màu cỡ 4×6, nền trắng, chụp không quá 6 tháng; bản sao hộ chiếu (các trang có thông tin cá nhân và thị thực nhập cảnh). Hộ chiếu phải còn thời hạn.

Trình tự nộp và giải quyết

Chuẩn bị hồ sơ: thu thập đầy đủ 7 nhóm giấy tờ; giấy tờ nước ngoài hợp pháp hóa lãnh sự và dịch công chứng sang tiếng Việt.
Nộp hồ sơ: trực tiếp, qua bưu chính công ích, qua dịch vụ hoặc ủy quyền — tại Trung tâm Phục vụ hành chính công nơi người lao động làm việc.
Tiếp nhận và chuyển hồ sơ: Trung tâm chuyển hồ sơ theo cơ chế một cửa đến cơ quan có thẩm quyền.
Giải quyết: trong 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền xem xét chấp thuận nhu cầu và cấp giấy phép; trường hợp không cấp phải trả lời bằng văn bản nêu rõ lý do.
Nhận kết quả và ký hợp đồng: với diện làm việc theo hợp đồng lao động, sau khi được cấp phép, hai bên ký hợp đồng lao động bằng văn bản trước ngày dự kiến làm việc.

Những lỗi khiến hồ sơ bị trả lại nhiều nhất

Thiếu hợp pháp hóa lãnh sự: bằng cấp, lý lịch tư pháp, xác nhận kinh nghiệm do nước ngoài cấp chưa hợp pháp hóa — lỗi phổ biến nhất.
Giấy tờ hết “thời hạn thông lệ”: lý lịch tư pháp quá 6 tháng, giấy khám sức khỏe quá 12 tháng, ảnh chụp quá 6 tháng.
Chức danh không thống nhất giữa văn bản đề nghị, quyết định bổ nhiệm và xác nhận kinh nghiệm.
Thiếu giấy tờ chứng minh hình thức làm việc hoặc dùng sai loại (ví dụ diện di chuyển nội bộ nhưng nộp hợp đồng lao động).
Giải trình nhu cầu sơ sài: không nêu được lý do cụ thể vì sao vị trí này cần lao động nước ngoài.

Câu hỏi thường gặp

Thời gian thực tế mất bao lâu?

Pháp luật quy định 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Thời gian thực tế phụ thuộc vào khâu chuẩn bị: hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ nước ngoài thường mất 2–4 tuần. Doanh nghiệp nên khởi động hồ sơ trước ngày người lao động dự kiến làm việc ít nhất 6–8 tuần.

Lệ phí cấp phép là bao nhiêu?

Do Hội đồng nhân dân từng tỉnh quy định nên khác nhau giữa các địa phương. Doanh nghiệp tra cứu biểu phí của tỉnh nơi nộp hồ sơ.

Có thể nộp hồ sơ online không?

Nghị định 219/2025/NĐ-CP đẩy mạnh ứng dụng công nghệ số và liên thông thủ tục qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia. Nhiều địa phương đã tiếp nhận hồ sơ trực tuyến — doanh nghiệp kiểm tra trên Cổng Dịch vụ công của tỉnh nơi người lao động làm việc.

FLAT Law Firm cung cấp dịch vụ trọn gói xin cấp mới giấy phép lao động: rà soát điều kiện, chuẩn hóa hồ sơ (bao gồm hợp pháp hóa lãnh sự), nộp và theo dõi đến khi nhận kết quả. Liên hệ để được báo giá và tư vấn chi tiết.

Bài viết đã được FLAW AI Legal Council kiểm tra chất lượng. Nội dung mang tính tham khảo, không thay thế tư vấn pháp lý cho từng trường hợp cụ thể.