Khi nào phải xin lại chấp thuận sử dụng LĐNN?

Trả lời nhanh

Doanh nghiệp phải thực hiện lại thủ tục giải trình, chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài (trong hồ sơ đề nghị cấp phép) mỗi khi có thay đổi mang tính thực chất so với lần được chấp thuận trước: thay đổi người sử dụng lao động, thay đổi vị trí công việc, thay đổi hình thức làm việc, hoặc giấy phép lao động đã từng được gia hạn một lần (muốn tiếp tục sử dụng phải xin cấp mới). Ngược lại, những thay đổi mang tính hành chính đơn thuần như đổi tên công ty, đổi địa chỉ trụ sở (không đổi địa điểm làm việc thực tế) thì làm thủ tục cấp lại giấy phép, không phải giải trình nhu cầu từ đầu. Nắm đúng ranh giới này giúp doanh nghiệp tránh hai sai lầm: hoặc bỏ sót thủ tục dẫn đến sử dụng lao động không phép, hoặc làm thừa thủ tục tốn thời gian.

Căn cứ pháp lý

Nghị định 219/2025/NĐ-CP (hiệu lực 07/8/2025) quy định: giấy phép lao động cấp mới có thời hạn tối đa 2 năm (Điều 21); chỉ được gia hạn một lần với thời hạn tối đa 2 năm (Điều 29); trình tự gia hạn tại Điều 28 — trong đó cơ quan có thẩm quyền xem xét lại việc chấp thuận nhu cầu sử dụng. Khi giấy phép hết hiệu lực hoặc nội dung thay đổi thực chất, doanh nghiệp phải làm thủ tục cấp mới, và giải trình nhu cầu là một nội dung bắt buộc trong hồ sơ cấp mới (Điều 18).

Các trường hợp phải xin lại (giải trình nhu cầu mới)

1. Thay đổi người sử dụng lao động

Người lao động chuyển sang làm việc cho công ty khác (kể cả công ty trong cùng tập đoàn nhưng là pháp nhân độc lập): giấy phép cũ gắn với người sử dụng lao động cũ nên hết giá trị sử dụng cho đơn vị mới. Đơn vị mới phải làm thủ tục xin cấp mới giấy phép, kèm giải trình nhu cầu sử dụng của chính mình.

2. Thay đổi vị trí công việc

Người lao động chuyển từ vị trí này sang vị trí khác có tính chất khác biệt (ví dụ từ chuyên gia kỹ thuật sang giám đốc điều hành khối sản xuất): nội dung giấy phép cũ không còn phản ánh đúng thực tế. Phải xin cấp mới và giải trình lại nhu cầu cho vị trí mới, kèm giấy tờ chứng minh vị trí mới.

3. Thay đổi hình thức làm việc

Chuyển đổi giữa các hình thức làm việc (ví dụ từ diện di chuyển nội bộ tập đoàn sang ký hợp đồng lao động trực tiếp với công ty tại Việt Nam): hồ sơ pháp lý nền tảng thay đổi nên phải làm thủ tục cấp mới tương ứng.

4. Giấy phép đã được gia hạn một lần

Theo Điều 29, mỗi giấy phép chỉ được gia hạn một lần. Sau khi hết thời hạn gia hạn mà doanh nghiệp vẫn muốn tiếp tục sử dụng người lao động, bắt buộc phải làm thủ tục cấp mới giấy phép (không có “gia hạn lần hai”), và giải trình nhu cầu sử dụng được thực hiện lại từ đầu.

5. Giấy phép hết hiệu lực mà chưa kịp gia hạn

Nếu để giấy phép hết hạn mà không nộp hồ sơ gia hạn trong cửa sổ 10–45 ngày trước khi hết hạn, doanh nghiệp không thể “gia hạn” nữa mà phải xin cấp mới. Đây là tình huống hoàn toàn có thể phòng tránh bằng việc theo dõi thời hạn.

Các trường hợp KHÔNG phải giải trình lại nhu cầu

Đổi tên công ty, đổi địa chỉ trụ sở (địa điểm làm việc thực tế không đổi): làm thủ tục cấp lại giấy phép lao động do thay đổi thông tin, không phải giải trình nhu cầu mới.
Giấy phép bị mất, hỏng: làm thủ tục cấp lại; nội dung giấy phép giữ nguyên.
Gia hạn giấy phép (lần đầu): cơ quan có thẩm quyền xem xét lại nhu cầu trong quá trình giải quyết hồ sơ gia hạn — đây là “xem xét lại” chứ không phải một thủ tục chấp thuận nhu cầu độc lập mới.

Quy trình thực hiện khi phải xin lại

Trình tự tương tự như xin cấp mới: chuẩn bị hồ sơ theo Điều 18 Nghị định 219/2025/NĐ-CP (trong đó có văn bản đề nghị với nội dung giải trình nhu cầu mới), nộp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công nơi người lao động làm việc, cơ quan có thẩm quyền giải quyết trong 10 ngày làm việc. Lưu ý: trong thời gian chờ cấp phép mới, người lao động chưa được làm việc cho đến khi có giấy phép mới (trừ khi thuộc diện được miễn và đã có xác nhận miễn). Doanh nghiệp cần tính toán thời gian để không bị gián đoạn: nộp hồ sơ cấp mới trước khi giấy phép cũ hết hiệu lực.

Rủi ro nếu không xin lại khi phải xin

Sử dụng lao động nước ngoài khi giấy phép không còn phù hợp (làm việc không đúng nội dung ghi trên giấy phép, giấy phép hết hiệu lực) bị xử phạt theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP (hiệu lực 10/9/2026): người lao động bị phạt 15–25 triệu đồng và có thể bị trục xuất; người sử dụng lao động bị phạt 30–75 triệu đồng tùy số lượng người vi phạm. Ngoài phạt tiền, doanh nghiệp còn đối mặt với rủi ro bị kiểm tra, ảnh hưởng đến các thủ tục bảo lãnh thị thực, thẻ tạm trú của người lao động.

Câu hỏi thường gặp

Chuyển công tác giữa hai chi nhánh cùng công ty có phải xin lại không?

Nếu hai chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của cùng một pháp nhân và vị trí công việc, hình thức làm việc không đổi, giấy phép hiện tại vẫn có giá trị. Nhưng nếu chuyển sang tỉnh/thành phố khác, doanh nghiệp cần kiểm tra lại với cơ quan đã cấp phép vì liên quan đến địa bàn quản lý; trường hợp cần thiết thì làm thủ tục điều chỉnh/cấp lại.

Thăng chức trong cùng công ty (ví dụ từ chuyên gia lên giám đốc) có phải xin lại?

Có, nếu sự thay đổi làm thay đổi vị trí công việc đã đăng ký (từ nhóm chuyên gia sang nhóm nhà quản lý/giám đốc điều hành). Phải xin cấp mới giấy phép với vị trí mới và giấy tờ chứng minh tương ứng.

Làm sao để không quên thời hạn gia hạn?

Doanh nghiệp nên lập sổ theo dõi thời hạn giấy phép của toàn bộ lao động nước ngoài, đặt nhắc việc trước 60 ngày. Hồ sơ gia hạn chỉ được nộp trong cửa sổ 10–45 ngày trước khi hết hạn — nộp sớm hơn không được nhận, nộp muộn hơn thì phải xin cấp mới.

FLAT Law Firm rà soát tình trạng giấy phép lao động của toàn bộ lao động nước ngoài trong doanh nghiệp, xác định trường hợp cần gia hạn, cấp lại hay cấp mới và thực hiện thủ tục trọn gói. Liên hệ để được kiểm tra miễn phí bước đầu.

Bài viết đã được FLAW AI Legal Council kiểm tra chất lượng. Nội dung mang tính tham khảo, không thay thế tư vấn pháp lý cho từng trường hợp cụ thể.