Checklist xử lý xung đột lợi ích trong giao dịch với người có liên quan
Giám đốc công ty ký hợp đồng thuê văn phòng với chính công ty của vợ mình. Chủ tịch HĐQT bán tài sản công ty cho doanh nghiệp do con trai làm giám đốc. Những giao dịch này không bị cấm tuyệt đối — nhưng nếu ký mà không qua thủ tục chấp thuận và loại trừ biểu quyết theo luật, chúng có thể bị tuyên vô hiệu, và người ký phải bồi thường. Checklist 10 bước dưới đây giúp doanh nghiệp xử lý đúng mọi giao dịch với người có liên quan.
Bước 1: Nhận diện — đây có phải giao dịch với người có liên quan?
Trước hết, xác định giao dịch có rơi vào khoản 1 Điều 167 Luật Doanh nghiệp không (đối với công ty cổ phần):
- a) Cổ đông hoặc người đại diện theo ủy quyền của cổ đông là tổ chức sở hữu trên 10% tổng số cổ phần phổ thông, và người có liên quan của họ;
- b) Thành viên HĐQT, Giám đốc/Tổng giám đốc, và người có liên quan của họ;
- c) Doanh nghiệp mà thành viên HĐQT, Kiểm soát viên, Giám đốc/Tổng giám đốc và người quản lý khác phải kê khai theo khoản 2 Điều 164.
"Người có liên quan" (khoản 23 Điều 4) là một lưới rộng: công ty mẹ, công ty con, người quản lý, vợ/chồng, cha mẹ, con, anh chị em ruột, và doanh nghiệp mà những người này chi phối. Thực tiễn hay bỏ sót nhất: giao dịch với doanh nghiệp của anh em, vợ chồng thành viên HĐQT — vẫn là người có liên quan.
Bước 2: Định giá giao dịch và so với ngưỡng 35%
Xác định giá trị giao dịch, so với tổng giá trị tài sản ghi trong báo cáo tài chính gần nhất:
- Nhỏ hơn 35% (hoặc tỷ lệ/giá trị khác nhỏ hơn theo Điều lệ) → thẩm quyền của HĐQT;
- Từ 35% trở lên → thẩm quyền của ĐHĐCĐ;
- Trường hợp đặc biệt: giao dịch vay, cho vay, bán tài sản có giá trị lớn hơn 10% tổng tài sản giữa công ty và cổ đông sở hữu từ 51% cổ phần có quyền biểu quyết trở lên (hoặc người có liên quan của họ) → luôn thuộc ĐHĐCĐ, dù dưới 35%.
Lưu ý: Điều lệ chỉ được quy định ngưỡng thấp hơn 35% cho HĐQT, không được nới lên cao hơn. Kiểm tra Điều lệ trước — nhiều công ty đặt ngưỡng nội bộ 10–20% để kiểm soát chặt hơn.
Bước 3: Kiểm tra nghĩa vụ kê khai lợi ích (Điều 164)
Thành viên HĐQT, Kiểm soát viên, Giám đốc/Tổng giám đốc và người quản lý khác phải kê khai các lợi ích liên quan của mình và người có liên quan. Trước khi trình giao dịch, đối chiếu bản kê khai để không bỏ sót mối liên hệ. Kê khai trung thực là tuyến phòng thủ đầu tiên — che giấu lợi ích liên quan là tình tiết nặng khi xảy ra tranh chấp.
Bước 4: Chuẩn bị hồ sơ trình chấp thuận
Người đại diện công ty ký hợp đồng/giao dịch phải thông báo cho thành viên HĐQT và Kiểm soát viên về các đối tượng có liên quan, kèm dự thảo hợp đồng hoặc nội dung chủ yếu của giao dịch. Hồ sơ nên gồm:
- Tờ trình nêu rõ bên liên quan và mối quan hệ;
- Dự thảo hợp đồng với điều khoản thương mại chính;
- Cơ sở định giá (báo giá độc lập, thẩm định giá nếu giá trị lớn);
- Đánh giá tính công bằng của điều khoản so với thị trường.
Bước 5: Loại trừ người có xung đột lợi ích khỏi biểu quyết
Thành viên HĐQT có lợi ích liên quan không có quyền biểu quyết (khoản 2 Điều 167). Thực hành tốt:
- Người có xung đột lợi ích rời phòng họp trong lúc thảo luận và biểu quyết;
- Ghi rõ vào biên bản: ai rút lui, lý do, số phiếu biểu quyết còn lại;
- Kiểm tra đủ số lượng thành viên còn lại để cuộc họp hợp lệ theo Điều lệ.
Một biên bản ghi "100% thành viên có mặt biểu quyết tán thành" trong khi một thành viên là bên liên quan — đó là bằng chứng vi phạm thủ tục.
Bước 6: HĐQT quyết định trong 15 ngày
HĐQT phải quyết định việc chấp thuận trong 15 ngày kể từ ngày nhận được thông báo, trừ khi Điều lệ quy định thời hạn khác. Quá hạn không quyết định mà vẫn ký hợp đồng là vi phạm thủ tục — đừng để hồ sơ "ngâm" rồi ký cho kịp tiến độ kinh doanh.
Bước 7: Chuyển lên ĐHĐCĐ khi vượt thẩm quyền
Nếu giao dịch từ 35% trở lên, hoặc thuộc trường hợp đặc biệt (>10% với cổ đông ≥51%), phải trình ĐHĐCĐ chấp thuận. Cổ đông là bên liên quan (hoặc người có liên quan của họ) không nên tham gia biểu quyết đối với giao dịch đó — nguyên tắc loại trừ xung đột lợi ích áp dụng ở mọi cấp.
Bước 8: Lưu trữ hồ sơ đầy đủ
Lưu toàn bộ: tờ trình, thông báo, dự thảo hợp đồng, biên bản họp (ghi rõ loại trừ biểu quyết), nghị quyết chấp thuận, cơ sở định giá. Hồ sơ này là bằng chứng duy nhất chứng minh thủ tục đã tuân thủ khi bị cổ đông thiểu số, kiểm toán hoặc Tòa án chất vấn về sau.
Bước 9: Áp dụng cho công ty TNHH
- TNHH một thành viên do tổ chức làm chủ sở hữu (Điều 86): giao dịch với chủ sở hữu, người quản lý và người có liên quan của họ phải được HĐTV/Chủ tịch công ty, Giám đốc/TGĐ và Kiểm soát viên chấp thuận; quyết định trong 10 ngày theo nguyên tắc đa số (mỗi người một phiếu), người có liên quan không biểu quyết; chỉ chấp thuận khi các bên là chủ thể độc lập và giá theo giá thị trường.
- TNHH hai thành viên trở lên: luật không có điều riêng tương đương Điều 167. Xử lý qua Điều lệ và nghĩa vụ trung thành, cẩn trọng của người quản lý — khuyến nghị đưa cơ chế nhận diện, ngưỡng và loại trừ biểu quyết tương tự vào quy chế nội bộ ngay từ đầu.
Bước 10: Biết hậu quả nếu bỏ qua thủ tục
Hợp đồng, giao dịch được ký mà không qua chấp thuận đúng thẩm quyền có thể bị Tòa án tuyên vô hiệu; người ký và người có liên quan phải liên đới bồi thường thiệt hại và hoàn trả cho công ty các khoản lợi thu được. Thành viên HĐQT/Giám đốc vi phạm nghĩa vụ tránh xung đột lợi ích còn có thể bị bãi miễn theo Điều lệ.
Tóm tắt checklist
- [ ] Nhận diện đúng đối tượng (khoản 1 Điều 167 / Điều 86)
- [ ] Định giá và so ngưỡng 35% (lưu ý trường hợp đặc biệt >10% với cổ đông ≥51%)
- [ ] Kiểm tra Điều lệ về ngưỡng nội bộ và thời hạn
- [ ] Đối chiếu kê khai lợi ích (Điều 164)
- [ ] Chuẩn bị tờ trình + dự thảo hợp đồng + cơ sở định giá
- [ ] Loại trừ người xung đột lợi ích khỏi biểu quyết, ghi biên bản
- [ ] HĐQT quyết định trong 15 ngày (TNHH MTV: 10 ngày)
- [ ] Trình ĐHĐCĐ khi vượt thẩm quyền
- [ ] Lưu trữ đầy đủ hồ sơ
- [ ] TNHH 2TV trở lên: đưa cơ chế vào quy chế nội bộ
Khi nào nên làm việc với luật sư
Giao dịch với người có liên quan là điểm nóng của tranh chấp cổ đông, đặc biệt trong công ty gia đình và công ty có cổ đông nước ngoài. Luật sư giúp nhận diện đúng đối tượng, thiết kế thủ tục chấp thuận phù hợp Điều lệ, soạn thảo hồ sơ loại trừ biểu quyết và đánh giá tính công bằng của điều khoản — để giao dịch đứng vững trước mọi chất vấn.
FLAT LAW FIRM tư vấn quản trị doanh nghiệp và xử lý xung đột lợi ích cho nhiều công ty có vốn đầu tư nước ngoài. Liên hệ hotline 0988424851 để được tư vấn cho trường hợp cụ thể của bạn.
<div class="jpv-language-links" markdown="1"> Phiên bản ngôn ngữ: Tiếng Việt · English · 中文 </div>
Tài liệu tham khảo
- Luật Doanh nghiệp 2020; Luật 76/2025/QH15 sửa đổi, bổ sung (thông qua 17/6/2025) — Điều 4 (định nghĩa người có liên quan), Điều 86 (TNHH MTV), Điều 164 (kê khai lợi ích), Điều 167 (chấp thuận giao dịch với người có liên quan).
