Tình huống: một nhà đầu tư Hàn Quốc lập ngân sách thành lập công ty tại Bắc Ninh với đúng hai dòng chi: lệ phí nhà nước và phí luật sư trọn gói. Ba tháng sau, tổng chi thực tế vượt dự toán gần 40%. Phần chênh lệch đến từ những khoản anh chưa từng nghe tên: phí dịch thuật công chứng, hợp pháp hóa lãnh sự, chữ ký số, hóa đơn điện tử, biển hiệu, đặt cọc văn phòng. Bài viết này liệt kê các nhóm chi phí mà nhà đầu tư nước ngoài hay bỏ quên nhất.
Các khoản thu nhà nước: nhỏ nhưng phải tính đúng
Các khoản thu ngân sách khi đăng ký doanh nghiệp được quy định tại Biểu phí, lệ phí ban hành kèm Thông tư 47/2019/TT-BTC của Bộ Tài chính. Điểm nhà đầu tư hay bỏ sót là chính sách giảm phí đang áp dụng: theo Điều 1 Thông tư 64/2025/TT-BTC, từ ngày 01/7/2025 đến hết ngày 31/12/2026, lệ phí đăng ký doanh nghiệp nộp hồ sơ giấy chỉ còn 25.000 đồng/lần (giảm 50% so với mức 50.000 đồng); nộp hồ sơ qua mạng được miễn lệ phí theo Điều 5 Thông tư 47/2019/TT-BTC. Phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp là 100.000 đồng/lần, nộp cùng thời điểm nộp hồ sơ (khoản 3 Điều 73 Nghị định 168/2025/NĐ-CP). Từ ngày 01/01/2027, mức thu trở lại theo Thông tư 47/2019/TT-BTC trừ khi có văn bản mới.
Một thay đổi lớn khác: lệ phí môn bài đã chấm dứt thu, nộp từ ngày 01/01/2026 theo Nghị quyết 198/2025/QH15 của Quốc hội. Nhiều bảng dự toán cũ vẫn đưa dòng “lệ phí môn bài năm đầu” vào chi phí — đó là khoản không còn tồn tại, cần loại khỏi ngân sách.
Nhóm chi phí hay bị quên nhất
Qua thực tiễn tư vấn, tám nhóm chi phí sau thường vắng mặt trong dự toán ban đầu của nhà đầu tư nước ngoài. Thứ nhất, dịch thuật công chứng và hợp pháp hóa lãnh sự (hoặc chứng nhận Apostille từ ngày 11/9/2026) cho toàn bộ giấy tờ nước ngoài — chi phí tính theo trang, theo tài liệu, tăng rất nhanh khi hồ sơ dày. Thứ hai, chữ ký số để khai thuế điện tử và ký hóa đơn điện tử. Thứ ba, gói hóa đơn điện tử mua theo số lượng. Thứ tư, khắc con dấu — lưu ý Luật Doanh nghiệp 59/2020/QH14 không còn bắt buộc doanh nghiệp phải có con dấu như trước, nên đây là chi phí tùy chọn. Thứ năm, làm biển hiệu và treo tại trụ sở theo quy định. Thứ sáu, mở tài khoản vốn đầu tư trực tiếp (DICA) và các loại phí ngân hàng năm đầu. Thứ bảy, thị thực, giấy phép lao động và thẻ tạm trú cho người nước ngoài sang điều hành. Thứ tám, tiền đặt cọc thuê văn phòng, nhà xưởng — thực tiễn thị trường thường yêu cầu đặt cọc tương đương vài tháng tiền thuê.
Luật và thực tiễn: đừng nhầm “lệ phí” với “tổng chi phí”
Cần phân biệt rạch ròi hai tầng chi phí. Tầng thứ nhất là các khoản thu nhà nước — có biểu phí cố định nêu trên, tổng giá trị thường chỉ vài trăm nghìn đồng. Tầng thứ hai là chi phí dịch vụ thị trường (dịch thuật, tư vấn, chữ ký số, thuê văn phòng) — không có khung giá chung, phụ thuộc nhà cung cấp và độ phức tạp hồ sơ. Sai lầm phổ biến là nhà đầu tư chỉ tính tầng thứ nhất rồi kết luận “chi phí thành lập rẻ”, trong khi tầng thứ hai mới là phần chiếm tỷ trọng lớn. Luật không quy định giá dịch vụ, nên cách duy nhất là yêu cầu báo giá chi tiết từng hạng mục trước khi ký hợp đồng dịch vụ.
Hành động: checklist ngân sách trước khi triển khai
Trước khi nộp hồ sơ, nhà đầu tư nên lập bảng ngân sách gồm đủ mười dòng: lệ phí đăng ký doanh nghiệp, phí công bố, dịch thuật công chứng, hợp pháp hóa lãnh sự/Apostille, chữ ký số, hóa đơn điện tử, con dấu (nếu dùng), biển hiệu, phí ngân hàng/DICA, và chi phí người nước ngoài (visa, giấy phép lao động). Cộng thêm khoản dự phòng 15–20% cho phát sinh — kinh nghiệm cho thấy hồ sơ FDI hầu như luôn phát sinh bổ sung giấy tờ so với dự kiến ban đầu.
Câu hỏi thường gặp
Lệ phí đăng ký doanh nghiệp năm 2026 là bao nhiêu?
Nộp hồ sơ giấy: 25.000 đồng/lần đến hết ngày 31/12/2026 (Thông tư 64/2025/TT-BTC); nộp qua mạng được miễn (Điều 5 Thông tư 47/2019/TT-BTC). Phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp: 100.000 đồng/lần.
Công ty FDI mới thành lập có phải nộp lệ phí môn bài không?
Không. Việc thu, nộp lệ phí môn bài đã chấm dứt từ ngày 01/01/2026 theo Nghị quyết 198/2025/QH15. Các khoản nợ môn bài của năm 2025 trở về trước (nếu có) vẫn phải nộp đủ.
Thành lập công ty có bắt buộc khắc con dấu không?
Không bắt buộc. Luật Doanh nghiệp 59/2020/QH14 không còn quy định doanh nghiệp phải có con dấu như luật cũ; doanh nghiệp tự quyết định việc sử dụng con dấu. Chỉ tính chi phí này nếu doanh nghiệp chọn dùng dấu.
Chi phí dịch thuật công chứng tính như thế nào?
Tính theo trang và theo tài liệu, theo biểu phí của tổ chức hành nghề công chứng và đơn vị dịch thuật. Hồ sơ càng dày, càng nhiều giấy tờ nước ngoài thì chi phí càng cao — nên gom toàn bộ tài liệu cần dịch để thực hiện một lần thay vì dịch rải rác nhiều đợt.
Bài viết đã được FLAW AI Legal Council kiểm tra chất lượng