Không có chữ ký số, doanh nghiệp không thể đăng nhập, ký và truyền tờ khai trên hệ thống hải quan điện tử VNACCS/VCIS. Từ ngày 10/4/2025, khung pháp lý về chữ ký số đã thay đổi căn bản: Nghị định 130/2018/NĐ-CP hết hiệu lực, thay bằng Nghị định 23/2025/NĐ-CP — trong đó thời hạn chứng thư chữ ký số công cộng rút xuống tối đa 03 năm (không còn 05 năm). Bài viết tổng hợp quy định hiện hành và các bước đăng ký chữ ký số với cơ quan hải quan.
Văn bản hiện hành điều chỉnh chữ ký số
Nghị định 23/2025/NĐ-CP quy định chi tiết Luật Giao dịch điện tử 2023 về chữ ký điện tử và dịch vụ tin cậy, hiệu lực từ ngày 10/4/2025 — là văn bản hiện hành điều chỉnh chữ ký số, chứng thư chữ ký số và tổ chức cung cấp dịch vụ tin cậy. Mọi bài viết, hướng dẫn cũ trên mạng vẫn trích Nghị định 130/2018/NĐ-CP đều đã lỗi thời — doanh nghiệp không nên học theo.
Luật mẹ: Luật Giao dịch điện tử 2023 (20/2023/QH15, thông qua ngày 22/6/2023, hiệu lực 01/7/2024, thay thế Luật 51/2005/QH11):
- Điều 22 — chữ ký điện tử, chữ ký số: điều kiện gồm xác nhận được chủ thể ký; dữ liệu tạo chữ ký gắn duy nhất với thông điệp dữ liệu; thuộc sự kiểm soát của chủ thể ký tại thời điểm ký; mọi thay đổi sau khi ký đều phát hiện được; được bảo đảm bởi chứng thư chữ ký số;
- Điều 23 — chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương chữ ký của cá nhân đó trong văn bản giấy;
- Điều 28 — dịch vụ tin cậy (gồm dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng).
Thời hạn chứng thư chữ ký số công cộng: tối đa 03 năm
Đây là điểm thay đổi quan trọng nhất cần nhớ: theo Điều 7 Nghị định 23/2025/NĐ-CP, chứng thư chữ ký số công cộng có thời hạn tối đa 03 năm — không còn 05 năm như quy định cũ tại Nghị định 130/2018/NĐ-CP. Doanh nghiệp phải chủ động gia hạn hoặc cấp lại chứng thư trước khi hết hạn để không gián đoạn hoạt động khai báo.
Điều khoản chuyển tiếp (2 lớp):
- Điều 53 Luật Giao dịch điện tử 2023: chứng thư chữ ký số được cấp trước ngày 01/7/2024 được tiếp tục sử dụng đến hết thời hạn của chứng thư;
- Điều 47 Nghị định 23/2025/NĐ-CP: việc cấp chứng thư số theo giấy phép đã cấp trước ngày Luật Giao dịch điện tử 2023 có hiệu lực và đến ngày đó vẫn còn hiệu lực được thực hiện 01 lần; thời hạn hiệu lực của chứng thư số được cấp tối đa là 05 năm và không vượt quá thời hạn còn lại của giấy phép.
Vai trò của chữ ký số trong khai báo hải quan
Chữ ký số là phương tiện để người khai hải quan đăng nhập, ký và truyền tờ khai điện tử trên hệ thống VNACCS/VCIS. Số serial của chứng thư số trong USB Token phải trùng khớp với số serial đã đăng ký trên Cổng thông tin của cơ quan hải quan và trên hệ thống VNACCS — sai lệch serial là một trong những nguyên nhân phổ biến khiến không ký/truyền được tờ khai.
Hình thức ký: USB token, SIM ký số hoặc ký số từ xa (SmartCA). Từ 01/02/2026, Thông tư 121/2025/TT-BTC bổ sung phương thức đăng ký kết nối hệ thống hải quan bằng tài khoản định danh điện tử VNeID.
Lưu ý phân biệt: “chữ ký số công cộng” (doanh nghiệp sử dụng — của tổ chức cung cấp dịch vụ tin cậy) khác với “chữ ký số chuyên dùng công vụ” (dành cho cơ quan nhà nước).
Các bước đăng ký chữ ký số với cơ quan hải quan
Các bước thực tiễn trên Cổng thông tin hải quan (customs.gov.vn), mô tả ở mức nguyên tắc (giao diện có thể thay đổi):
- Bước 1: mua chứng thư số từ tổ chức cung cấp dịch vụ tin cậy (CA) được cấp phép, cài đặt driver USB Token;
- Bước 2: truy cập mục Dịch vụ công → “Đăng ký doanh nghiệp sử dụng chữ ký số”: nhập mã số thuế và số CCCD/hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật, xem và xác nhận thông tin chứng thư số, nhập ngày hiệu lực/hết hiệu lực đăng ký, ký số bằng mã PIN để gửi đăng ký;
- Bước 3: đăng ký tài khoản quản trị và đăng ký mới người sử dụng (mã nghiệp vụ OE1001) để được cấp User ID, Terminal ID, Terminal Access Key;
- Bước 4: cấu hình trên phần mềm khai báo và ký tờ khai bằng Token trước khi truyền.
Chữ ký số đã dùng để đăng ký với cơ quan thuế có thể dùng để đăng ký với cơ quan hải quan (cùng mã số thuế).
Hồ sơ đăng ký chữ ký số công cộng
Doanh nghiệp liên hệ tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng được cấp phép — danh sách do Bộ Khoa học và Công nghệ (trước đây là Bộ Thông tin và Truyền thông) công bố — và cung cấp giấy tờ pháp lý của doanh nghiệp theo yêu cầu của nhà cung cấp. Không nên liệt kê tên nhà cung cấp cụ thể kèm đánh giá trong tài liệu pháp lý, vì danh mục được cấp phép có thể thay đổi; chỉ nêu nguyên tắc chọn đơn vị được cấp phép.
Lưu ý vận hành
Khi gia hạn, cấp lại, thay đổi thông tin chứng thư số hoặc đổi nhà cung cấp CA, doanh nghiệp phải cập nhật lại thông tin chứng thư số trên Cổng thông tin hải quan và hệ thống VNACCS — nếu không, tờ khai có thể không ký/truyền được dù chứng thư mới vẫn còn hiệu lực.
Câu hỏi thường gặp
Chứng thư chữ ký số công cộng có thời hạn bao lâu?
Tối đa 03 năm theo Điều 7 Nghị định 23/2025/NĐ-CP (hiệu lực 10/4/2025) — không còn 05 năm như quy định cũ.
Nghị định 130/2018/NĐ-CP còn hiệu lực không?
Không. Đã hết hiệu lực từ 10/4/2025, thay bằng Nghị định 23/2025/NĐ-CP (Nghị định 48/2024/NĐ-CP sửa NĐ 130/2018/NĐ-CP cũng hết hiệu lực cùng thời điểm).
Chữ ký số đăng ký với cơ quan thuế có dùng cho hải quan được không?
Được — cùng mã số thuế, doanh nghiệp dùng chữ ký số đó để đăng ký với cơ quan hải quan.
Đổi nhà cung cấp CA có phải đăng ký lại với hải quan không?
Có. Khi gia hạn, cấp lại, thay đổi thông tin chứng thư hoặc đổi CA, phải cập nhật lại thông tin trên Cổng thông tin hải quan và hệ thống VNACCS.
Văn bản pháp luật tham khảo
- Luật Giao dịch điện tử 2023 (20/2023/QH15), Điều 22, 23, 28, 53;
- Nghị định 23/2025/NĐ-CP (hiệu lực 10/4/2025), Điều 7, Điều 47;
- Thông tư 121/2025/TT-BTC (hiệu lực 01/02/2026).
Thông tin trong bài viết chỉ mang tính tham khảo, không phải tư vấn pháp lý. Các bước trên cổng là thủ tục hành chính thực tiễn, doanh nghiệp nên đối chiếu quy định hiện hành.
Nếu doanh nghiệp của quý vị cần hỗ trợ pháp lý về chữ ký số, dịch vụ tin cậy hoặc khai báo hải quan điện tử, liên hệ FLAT Law Firm để được tư vấn.
Thông tin mang tính tham khảo, không phải tư vấn pháp lý. Nội dung do AI Legal Council kiểm tra chất lượng, chưa được luật sư người thật duyệt.
