Khi doanh nghiệp tại Việt Nam muốn tuyển dụng nhân sự người nước ngoài, câu hỏi đầu tiên không phải là “tuyển ai” mà là “ứng viên có đủ điều kiện được cấp giấy phép lao động (GPLĐ) hay không”.
Khung pháp luật áp dụng
- Khoản 1 Điều 151 Bộ luật Lao động 2019 — các điều kiện chung đối với người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam.
- Nghị định 219/2025/NĐ-CP — quy định chi tiết về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam; hiệu lực từ ngày 07/8/2025, thay thế các quy định về lao động nước ngoài của Nghị định 152/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 70/2023/NĐ-CP).
Quy định pháp luật có thể thay đổi — doanh nghiệp nên kiểm tra văn bản còn hiệu lực tại thời điểm nộp hồ sơ.
4 điều kiện cấp giấy phép lao động
1. Đủ 18 tuổi trở lên, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ
Người lao động phải từ đủ 18 tuổi trở lên tại thời điểm đề nghị cấp giấy phép, đồng thời có đầy đủ năng lực hành vi dân sự. Điều kiện này áp dụng đồng nhất cho mọi vị trí công việc.
2. Có trình độ chuyên môn, kỹ thuật, tay nghề hoặc kinh nghiệm — và đủ sức khỏe
- Về năng lực: có trình độ chuyên môn, kỹ thuật, tay nghề hoặc kinh nghiệm làm việc tương ứng với vị trí dự tuyển.
- Về sức khỏe: đủ sức khỏe theo quy định của Bộ trưởng Bộ Y tế.
Đây là điều kiện thường phát sinh vướng mắc nhất: giấy tờ chứng minh trình độ phải tương ứng đúng nhóm vị trí được tuyển dụng — nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật — và giấy khám sức khỏe phải còn giá trị sử dụng.
3. Không có tiền án, tiền sự chưa được xóa
Người lao động phải đáp ứng điều kiện về lý lịch tư pháp: không đang chấp hành hình phạt, chưa được xóa án tích, hoặc đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự — theo cả pháp luật Việt Nam và pháp luật nước ngoài. Phiếu lý lịch tư pháp trong hồ sơ chính là tài liệu chứng minh điều kiện này.
4. Nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài được xem xét cùng hồ sơ cấp phép
Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, thủ tục giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị cấp giấy phép lao động đã được gộp thành một hồ sơ duy nhất: văn bản của người sử dụng lao động vừa báo cáo giải trình nhu cầu, vừa đề nghị cấp giấy phép theo Mẫu số 03 (khoản 1 Điều 18). Cơ quan có thẩm quyền xem xét chấp thuận nhu cầu và cấp giấy phép trong 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động
- Văn bản giải trình nhu cầu + đề nghị cấp giấy phép theo Mẫu số 03 (khoản 1 Điều 18 Nghị định 219/2025/NĐ-CP) — thay cho 2 bước riêng trước đây.
- Giấy khám sức khỏe — không quá 12 tháng kể từ ngày cấp.
- Hộ chiếu còn thời hạn.
- Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận tương đương — cấp không quá 06 tháng.
- 02 ảnh màu 4×6, nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính.
- Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc của người lao động nước ngoài (theo từng trường hợp).
- Giấy tờ chứng minh vị trí công việc theo Điều 19 (nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật — ngưỡng kinh nghiệm cụ thể tại Điều 3).
Lưu ý: giấy tờ do cơ quan, tổ chức nước ngoài cấp thường cần hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng — doanh nghiệp nên chuẩn bị sớm vì khâu này tốn thời gian.
Lưu ý và rủi ro thực hành
- Chuẩn bị Mẫu số 03 đầy đủ. Văn bản giải trình nhu cầu nay gộp chung với đề nghị cấp phép trong một mẫu duy nhất — kê khai thiếu hoặc sai nhóm vị trí vẫn là lý do phổ biến khiến hồ sơ bị trả về.
- Giấy khám sức khỏe hết hạn. Giấy chỉ có giá trị 12 tháng; nộp chậm phải khám lại, làm chậm tiến trình tuyển dụng.
- Ảnh không đúng chuẩn. 02 ảnh 4×6 nền trắng chụp trong 06 tháng gần nhất — chi tiết nhỏ nhưng là lý do phổ biến khiến hồ sơ bị trả về bổ sung.
- Sai nhóm vị trí trong giấy tờ chứng minh trình độ. Hồ sơ ghi “chuyên gia” nhưng giấy tờ chứng minh lại thuộc nhóm “lao động kỹ thuật” (hoặc ngược lại) sẽ không được chấp nhận.
- Trường hợp miễn giấy phép lao động. Điều 154 Bộ luật Lao động 2019 và Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định các trường hợp không thuộc diện cấp giấy phép lao động. Doanh nghiệp nên kiểm tra trước khi chuẩn bị hồ sơ cấp mới — tránh làm thừa thủ tục.
Câu hỏi thường gặp
Người lao động nước ngoài dưới 18 tuổi có được cấp giấy phép lao động không? Không. Đủ 18 tuổi trở lên là điều kiện bắt buộc theo khoản 1 Điều 151 Bộ luật Lao động 2019.
Giấy khám sức khỏe có giá trị bao lâu? 12 tháng kể từ ngày ký kết luận sức khỏe. Hết hạn phải khám lại.
Còn phải xin chấp thuận nhu cầu riêng trước khi xin cấp phép không? Không. Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, giải trình nhu cầu đã gộp vào hồ sơ đề nghị cấp phép (Mẫu số 03) — cơ quan có thẩm quyền xem xét cả hai trong cùng một thủ tục, thời hạn 10 ngày làm việc.
Có trường hợp nào không cần giấy phép lao động không? Có. Điều 154 Bộ luật Lao động 2019 và Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định các trường hợp không thuộc diện cấp giấy phép lao động. Doanh nghiệp nên rà soát trước khi làm thủ tục cấp mới.
Nguồn trích dẫn
- Bộ luật Lao động 2019 — khoản 1 Điều 151 (điều kiện cấp giấy phép lao động); Điều 154 (trường hợp miễn giấy phép lao động).
- Nghị định 219/2025/NĐ-CP — Điều 3 (vị trí công việc), Điều 18 (hồ sơ cấp phép), Điều 7 (trường hợp không thuộc diện cấp phép); hiệu lực từ 07/8/2025, thay thế các quy định về lao động nước ngoài của Nghị định 152/2020/NĐ-CP.
—
Cần hỗ trợ thủ tục giấy phép lao động? Đội ngũ FLAT Law Firm tư vấn điều kiện, rà soát hồ sơ và đồng hành cùng doanh nghiệp trong quá trình xin cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài. Liên hệ với chúng tôi tại liên hệ với chúng tôi.
