[Tình huống] Giấy phép lao động hết hạn xử lý thế nào: chuyên gia nước ngoài vẫn làm việc

Giấy phép lao động hết hạn xử lý thế nào là câu hỏi mà không ít doanh nghiệp FDI đặt ra khi bộ phận nhân sự lỡ quên mốc gia hạn. Tình huống dưới đây là giả định nhằm mục đích minh họa: một chuyên gia nước ngoài tiếp tục làm việc sau khi giấy phép lao động đã hết hiệu lực, và doanh nghiệp phải đối mặt với những chế tài gì, khắc phục ra sao cho đúng luật.

1. Tình huống đặt ra (giả định)

Tình huống dưới đây là giả định nhằm mục đích minh họa, không phải vụ việc có thật. Công ty TNHH M (doanh nghiệp 100% vốn Hàn Quốc, đặt nhà máy tại Đồng Nai) ký hợp đồng lao động thời hạn 02 năm với ông K (quốc tịch Hàn Quốc), bố trí ông K vào vị trí chuyên gia kỹ thuật sản xuất. – F1. Hợp đồng lao động 02 năm, vị trí công việc: chuyên gia kỹ thuật sản xuất. – F2. Giấy phép lao động của ông K ghi rõ thời hạn đến hết ngày 15/8/2026. – F3. Phòng nhân sự quên nộp hồ sơ gia hạn; đến ngày 20/8/2026 mới phát hiện giấy phép đã hết hạn mà chưa được gia hạn. – F4. Từ ngày 16/8/2026 đến nay, ông K vẫn đến nhà máy làm việc bình thường và nhận đủ lương. – F5. Ngày 10/9/2026, đoàn thanh tra của Sở Nội vụ kiểm tra và lập biên bản về việc sử dụng lao động nước ngoài. – F6. Ông K đang lưu trú tại Việt Nam bằng thẻ tạm trú còn hiệu lực đến ngày 30/11/2026.

2. Câu hỏi pháp lý

Q1. Từ ngày 16/8/2026, việc ông K tiếp tục làm việc có còn hợp pháp? Công ty và ông K đối mặt với chế tài gì?
Q2. Công ty có thể xin "gia hạn" giấy phép lao động đã hết hạn hay không? Nếu không, thủ tục đúng là gì và mất bao lâu?
Q3. Trong thời gian chờ giấy phép mới, công ty nên bố trí công việc cho ông K như thế nào để giảm thiểu rủi ro pháp lý?

3. Phân tích

3.1. Khung pháp lý áp dụng

Về hiệu lực của giấy phép lao động. Điều 155 Bộ luật Lao động 2019 quy định thời hạn của giấy phép lao động tối đa là 02 năm, trường hợp gia hạn thì chỉ được gia hạn một lần với thời hạn tối đa là 02 năm. Điều 156 Bộ luật Lao động 2019 liệt kê các trường hợp giấy phép lao động hết hiệu lực, trong đó trường hợp đầu tiên là giấy phép lao động hết thời hạn. Áp vào F2: từ ngày 16/8/2026, giấy phép lao động của ông K đã hết hiệu lực.

Về điều kiện làm việc của người lao động nước ngoài. Điểm d khoản 1 Điều 151 Bộ luật Lao động 2019 yêu cầu người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam phải có giấy phép lao động do cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam cấp, trừ trường hợp không thuộc diện cấp giấy phép lao động theo Điều 154. Áp vào F4: từ 16/8/2026, ông K làm việc tại Việt Nam mà không còn giấy phép lao động có hiệu lực. Đây là trọng tâm của toàn bộ tình huống.

Về điều kiện gia hạn. Điều 28 Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đề nghị gia hạn trước ít nhất 10 ngày nhưng không quá 45 ngày trước ngày giấy phép hết hạn; trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền xem xét chấp thuận nhu cầu và thực hiện gia hạn. Nói cách khác, gia hạn chỉ khả thi khi giấy phép vẫn còn hiệu lực tại thời điểm nộp hồ sơ. Áp vào F3: khi công ty phát hiện vào 20/8/2026, giấy phép đã hết hiệu lực từ 16/8/2026 — không còn đáp ứng điều kiện "còn thời hạn" — cánh cửa gia hạn đã đóng.

Về chế tài xử phạt. Điều 13 Nghị định 283/2026/NĐ-CP quy định chi tiết:

Khoản 3: phạt tiền từ 15.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng đối với người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam mà không có giấy phép lao động, hoặc sử dụng giấy phép lao động đã hết hiệu lực. Áp vào ông K.
Khoản 5: phạt tiền đối với người sử dụng lao động sử dụng lao động nước ngoài mà không có giấy phép lao động, hoặc có giấy phép lao động đã hết hạn: từ 30.000.000 đồng đến 45.000.000 đồng đối với vi phạm từ 01 người đến 10 người; từ 45.000.000 đồng đến 60.000.000 đồng với 11–20 người; từ 60.000.000 đồng đến 75.000.000 đồng với 21 người trở lên. Áp vào công ty (trường hợp này chỉ có 01 người).
Điều 7 Nghị định 283/2026/NĐ-CP: các mức phạt nêu trên là mức phạt đối với cá nhân; mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân. Công ty TNHH M là tổ chức, nên khung phạt thực tế là từ 60.000.000 đồng đến 90.000.000 đồng.
Khoản 6 Điều 13: hình thức xử phạt bổ sung — trục xuất người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam khi vi phạm quy định tại khoản 3 và khoản 4 Điều này. Đây là rủi ro nghiêm trọng nhất đối với ông K, dù việc có áp dụng hay không thuộc quyết định của cơ quan có thẩm quyền trong từng vụ việc.

Lưu ý chuyển tiếp. Nghị định 283/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 10/9/2026. Hành vi trong tình huống (ông K làm việc khi giấy phép đã hết hạn từ 16/8/2026) vẫn đang tiếp diễn tại thời điểm nghị định mới có hiệu lực — theo nguyên tắc chuyển tiếp tại khoản 2 Điều 67 Nghị định 283/2026/NĐ-CP, cơ quan có thẩm quyền áp dụng khung xử phạt của nghị định mới cho hành vi đang diễn ra này.

Về hợp đồng lao động. Khoản 2 Điều 151 Bộ luật Lao động 2019 quy định thời hạn của hợp đồng lao động đối với người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam không được vượt quá thời hạn của giấy phép lao động. Áp vào F1: hợp đồng 02 năm của ông K song hành với thời hạn giấy phép đến 15/8/2026. Từ 16/8/2026, không chỉ giấy phép hết hiệu lực mà thời hạn hợp đồng cũng đã hết — công ty không thể viện dẫn hợp đồng cũ để biện minh cho việc tiếp tục sử dụng ông K.

Về tình tiết giảm nhẹ. Điều 9 Luật Xử lý vi phạm hành chính 2012 (sửa đổi 2020) coi việc người vi phạm đã tự nguyện khắc phục hậu quả, tự nguyện khai báo, thành thật hối lỗi và tích cực giúp đỡ cơ quan chức năng là tình tiết giảm nhẹ. Đây là cơ sở để công ty chủ động khắc phục ngay từ thời điểm phát hiện (F3), thay vì chờ đến khi bị lập biên bản (F5) mới xử lý.

3.2. Phương án A: Tạm dừng bố trí công việc, nộp hồ sơ cấp mới giấy phép lao động ngay

Nội dung phương án. Ngay khi phát hiện (hoặc ngay thời điểm này nếu chưa làm):

Dừng ngay việc bố trí ông K làm việc tại Việt Nam: không chấm công, không giao việc tại nhà máy, không ký thêm văn bản điều hành dưới tên ông K. Mỗi ngày làm việc tiếp theo sau 15/8/2026 đều có thể bị tính là hành vi vi phạm kéo dài.
Nộp hồ sơ đề nghị cấp mới giấy phép lao động theo Điều 22 Nghị định 219/2025/NĐ-CP: trong thời hạn 60 ngày nhưng không ít hơn 10 ngày trước ngày ông K dự kiến quay lại làm việc; cơ quan có thẩm quyền xem xét chấp thuận nhu cầu và cấp giấy phép trong 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Chuẩn bị hồ sơ chứng minh ông K là chuyên gia theo khoản 3 Điều 3 Nghị định 219/2025/NĐ-CP: có bằng đại học trở lên (hoặc tương đương) và có ít nhất 02 năm kinh nghiệm làm việc phù hợp với vị trí công việc dự kiến — quy định mới đã rút ngắn từ 03 năm xuống 02 năm so với trước đây. Điểm thuận lợi: hồ sơ cấp mới có thể tận dụng các giấy tờ đã dùng cho lần cấp trước (bằng cấp, văn bản xác nhận kinh nghiệm) nếu còn phù hợp, giúp chuẩn bị nhanh hơn; cần đối chiếu danh mục hồ sơ cụ thể tại Điều 22 Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
Kiểm tra văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài: quy trình mới theo Điều 22 Nghị định 219/2025/NĐ-CP đã gộp việc xem xét chấp thuận nhu cầu và cấp giấy phép thành một quy trình thống nhất (10 ngày làm việc) — nếu văn bản chấp thuận cũ còn hiệu lực thì dùng tiếp, nếu không thì nội dung giải trình nhu cầu được thực hiện đồng thời trong hồ sơ đề nghị cấp phép.
Sau khi được cấp giấy phép mới: ký hợp đồng lao động mới bằng văn bản trước ngày ông K quay lại làm việc — khoản 2 Điều 151 Bộ luật Lao động 2019 không cho phép thời hạn hợp đồng vượt quá thời hạn giấy phép. Gửi hợp đồng đã ký tới cơ quan đã cấp phép theo yêu cầu.
Làm việc với đoàn thanh tra: cung cấp đầy đủ hồ sơ, trình bày trung thực nguyên nhân (sơ suất quản trị, không cố ý), chứng minh đã chủ động khắc phục (hồ sơ cấp mới đã nộp, đã dừng bố trí công việc) để được xem xét tình tiết giảm nhẹ theo Điều 9 Luật Xử lý vi phạm hành chính.

Ưu điểm. Đúng quy trình pháp luật; chấm dứt ngay hành vi vi phạm, không để phát sinh thêm ngày vi phạm mới; tạo căn cứ đề nghị giảm nhẹ mức phạt; giấy phép mới có thể được cấp trong khoảng 10 ngày làm việc sau khi nộp đủ hồ sơ hợp lệ. Đây là cách giấy phép lao động hết hạn xử lý đúng luật và nhanh nhất trong tình huống đã qua mốc gia hạn.

Rủi ro, hạn chế. Công ty vẫn bị xử phạt về hành vi đã xảy ra từ 16/8 đến 10/9 (không có cách nào xóa vi phạm trong quá khứ); ông K vẫn đối mặt nguy cơ bị trục xuất theo khoản 6 Điều 13 Nghị định 283/2026/NĐ-CP; công việc của vị trí chuyên gia bị gián đoạn trong thời gian chờ cấp phép.

3.3. Phương án B: Chuyển ông K làm việc từ nước ngoài trong thời gian chờ cấp phép mới

Nội dung phương án. Trong thời gian chờ giấy phép mới, công ty bố trí ông K về Hàn Quốc (hoặc một nước thứ ba) làm việc từ xa: điều phối kỹ thuật qua hệ thống trực tuyến, rà soát tài liệu, đào tạo nhân sự qua video. Ông K chỉ quay lại Việt Nam làm việc sau khi giấy phép mới được cấp và hợp đồng lao động mới được ký.

Cơ sở pháp lý. Hành vi bị xử phạt theo Điều 13 Nghị định 283/2026/NĐ-CP là "làm việc tại Việt Nam" mà không có giấy phép lao động. Nếu người lao động thực sự làm việc từ ngoài lãnh thổ Việt Nam, hành vi "làm việc tại Việt Nam" không phát sinh thêm. Lưu ý quan trọng: nếu ông K vẫn ở lại Việt Nam mà chỉ "làm việc từ xa" cho công ty, về bản chất vẫn là làm việc tại Việt Nam — phương án này chỉ có ý nghĩa khi ông K thực sự xuất cảnh.

Ưu điểm. Duy trì được phần nào công việc của vị trí chuyên gia; không phát sinh thêm hành vi vi phạm mới trong thời gian chờ đợi; thể hiện thiện chí tuân thủ trước cơ quan thanh tra.

Rủi ro, hạn chế. Chi phí đi lại, ăn ở; không phù hợp với vị trí đòi hỏi có mặt trực tiếp tại nhà máy; không xóa được vi phạm đã xảy ra trước đó; cần rà soát lại nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân và tình trạng cư trú khi người lao động xuất nhập cảnh nhiều lần. Phương án này nên được triển khai kết hợp với phương án A (vẫn phải nộp hồ sơ cấp mới), chứ không thay thế.

3.4. Phương án bị loại: xin "gia hạn" giấy phép đã hết hạn

Nhiều doanh nghiệp khi rơi vào tình huống này có phản xạ đầu tiên là nộp hồ sơ xin gia hạn, vì thủ tục gia hạn đơn giản hơn cấp mới. Tuy nhiên phương án này không khả thi về mặt pháp lý:

Điều 28 Nghị định 219/2025/NĐ-CP yêu cầu hồ sơ gia hạn phải được nộp trước ít nhất 10 ngày khi giấy phép còn hiệu lực. Giấy phép đã hết hạn từ 16/8/2026 không đáp ứng điều kiện này — hồ sơ sẽ bị từ chối.
Thủ tục "cấp lại" tại Điều 18 Nghị định 219/2025/NĐ-CP chỉ áp dụng khi giấy phép còn thời hạn nhưng bị mất, bị hỏng hoặc thay đổi nội dung (họ tên, quốc tịch, số hộ chiếu, địa điểm làm việc…). Hết hiệu lực không thuộc diện cấp lại.
Nộp hồ sơ gia hạn trong trường hợp này chỉ làm mất thời gian, trong khi mỗi ngày trôi qua mà chưa có giấy phép mới thì rủi ro pháp lý vẫn nguyên vẹn.

Kết luận của mục này: với giấy phép đã hết hạn, cấp mới là con đường duy nhất.

3.5. So sánh các phương án

Tiêu chí	Phương án A (dừng việc + cấp mới ngay)	Phương án B (làm việc từ nước ngoài + cấp mới)	Phương án bị loại (xin gia hạn)
Cơ sở pháp lý	Điều 22 NĐ 219/2025/NĐ-CP; khoản 2 Điều 151 BLLĐ 2019	Không phát sinh hành vi "làm việc tại Việt Nam" mới	Trái Điều 28 NĐ 219/2025/NĐ-CP (hồ sơ gia hạn phải nộp khi giấy phép còn hiệu lực)
Thời gian có phép mới	Khoảng 10 ngày làm việc nếu hồ sơ đủ	Như phương án A	Không bao giờ được chấp thuận
Chi phí (luật định)	Lệ phí cấp phép theo quy định địa phương	Thêm chi phí đi lại, ăn ở	Mất thời gian, không kết quả
Rủi ro còn lại	Vẫn bị phạt hành vi đã xảy ra; nguy cơ trục xuất NLĐ	Như phương án A, cộng thêm vấn đề thuế/cư trú khi xuất nhập cảnh	Vi phạm kéo dài, có thể bị coi là cố ý né tránh

4. Kết luận và khuyến nghị

Truy về các facts đã cho: giấy phép của ông K đã hết hiệu lực từ 16/8/2026 (F2, Điều 156 Bộ luật Lao động 2019); từ thời điểm đó, việc ông K tiếp tục làm việc tại nhà máy là hành vi làm việc không có giấy phép lao động (F4, điểm d khoản 1 Điều 151); công ty với tư cách tổ chức sử dụng 01 lao động nước ngoài có giấy phép đã hết hạn đối mặt khung phạt 60–90 triệu đồng (khoản 5 Điều 13, Điều 7 Nghị định 283/2026/NĐ-CP); bản thân ông K đối mặt phạt 15–25 triệu đồng và nguy cơ bị trục xuất (khoản 3, khoản 6 Điều 13). Cánh cửa gia hạn đã đóng từ thời điểm giấy phép hết hiệu lực (F3, Điều 28 Nghị định 219/2025/NĐ-CP).

Phương án phù hợp với tình huống này là phương án A — tạm dừng ngay việc bố trí ông K làm việc tại Việt Nam và nộp hồ sơ cấp mới giấy phép lao động; kết hợp phương án B nếu cần duy trì công việc (ông K thực sự làm việc từ ngoài Việt Nam trong thời gian chờ). Tóm lại, giấy phép lao động hết hạn xử lý bằng con đường cấp mới, không phải gia hạn, và phải dừng ngay việc bố trí lao động làm việc tại Việt Nam cho đến khi có phép mới.

Các bước tiếp theo cụ thể:

Trong 24 giờ: dừng bố trí công việc, lập biên bản nội bộ ghi nhận thời điểm dừng; rà soát toàn bộ lao động nước ngoài khác của công ty xem có trường hợp nào sắp hết hạn giấy phép.
Trong 03 ngày làm việc: hoàn thiện hồ sơ cấp mới theo Điều 22 Nghị định 219/2025/NĐ-CP (hồ sơ chứng minh chuyên gia: bằng đại học trở lên và ít nhất 02 năm kinh nghiệm phù hợp theo khoản 3 Điều 3); chuẩn bị nội dung giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài vì quy trình mới gộp chấp thuận nhu cầu và cấp phép thành một bước.
Nộp hồ sơ trong thời hạn 60 ngày nhưng không ít hơn 10 ngày trước ngày dự kiến ông K quay lại làm việc; theo dõi tiến độ giải quyết (10 ngày làm việc).
Ký hợp đồng lao động mới trước ngày ông K tiếp tục làm việc; gửi hợp đồng tới cơ quan cấp phép theo yêu cầu.
Chuẩn bị hồ sơ làm việc với đoàn thanh tra: tường trình nguyên nhân, bằng chứng đã chủ động khắc phục, đề nghị xem xét tình tiết giảm nhẹ.
Rà soát thẻ tạm trú của ông K với cơ quan quản lý xuất nhập cảnh, vì giấy phép lao động là một trong các căn cứ của tình trạng cư trú lao động.

Lưu ý: kết luận trên chỉ đúng với các giả thiết đã cho. Thay đổi một fact — ví dụ ông K thuộc diện không phải cấp giấy phép lao động theo Điều 154, hoặc giấy phép vẫn còn vài ngày hiệu lực — có thể làm thay đổi hoàn toàn kết quả. Trường hợp thực tế cần được luật sư đánh giá riêng trên hồ sơ cụ thể.

5. Câu hỏi mở rộng

Nếu giấy phép của ông K còn 10 ngày nữa mới hết hạn thì sao? Khi đó công ty vẫn trong khung "trước ít nhất 10 ngày nhưng không quá 45 ngày trước khi hết hạn" — nộp ngay hồ sơ gia hạn theo Điều 28 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, đơn giản và nhanh hơn nhiều so với cấp mới. Đây chính là bài học quản trị: đặt lịch nhắc trước 45 ngày.

Nếu ông K là nhà quản lý hoặc giám đốc điều hành thay vì chuyên gia thì sao? Khung xử phạt và thủ tục cấp mới về cơ bản không đổi; chỉ khác ở hồ sơ chứng minh: thay vì bằng cấp và kinh nghiệm chuyên gia, cần điều lệ công ty, quyết định bổ nhiệm và các giấy tờ chứng minh vị trí quản lý theo quy định tại Nghị định 219/2025/NĐ-CP.

Nếu công ty có 15 chuyên gia nước ngoài cùng hết hạn giấy phép thì sao? Khung phạt đối với tổ chức nhảy lên bậc 11–20 người: 90–120 triệu đồng (45–60 triệu mức cá nhân nhân đôi theo Điều 7 Nghị định 283/2026/NĐ-CP). Rủi ro hệ thống như vậy cho thấy doanh nghiệp cần quy trình theo dõi thời hạn giấy phép tập trung, thay vì phụ thuộc vào trí nhớ của một nhân sự.

Nếu ông K thuộc diện không phải cấp giấy phép lao động (ví dụ vào Việt Nam làm việc dưới 30 ngày) thì sao? Khi đó toàn bộ phân tích trên không áp dụng; nhưng công ty vẫn phải thực hiện thủ tục báo cáo với cơ quan quản lý lao động theo quy định. Xem thêm bài phân tích chuyên sâu về thủ tục giấy phép lao động từ A đến Z của chúng tôi.

Tình huống của bạn khác chi tiết này?

Mỗi vụ việc có những chi tiết riêng: thời điểm hết hạn, số lượng lao động, tình trạng hồ sơ, diễn biến thanh tra. Để được đánh giá riêng trên hồ sơ thực tế của doanh nghiệp, vui lòng liên hệ FLAT Law Firm qua hotline 0988424851.

Phiên bản ngôn ngữ

Tài liệu tham khảo

Bộ luật Lao động 2019 (số 45/2019/QH14), có hiệu lực từ ngày 01/01/2021.
Nghị định 219/2025/NĐ-CP ngày 07/8/2025 của Chính phủ quy định về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam, có hiệu lực từ ngày 07/8/2025 (thay thế Nghị định 152/2020/NĐ-CP).
Nghị định 283/2026/NĐ-CP của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội và việc làm, có hiệu lực từ ngày 10/9/2026 (thay thế Nghị định 12/2022/NĐ-CP).
Luật Xử lý vi phạm hành chính 2012 (sửa đổi, bổ sung 2020).