Một công ty FDI rà soát lại hồ sơ nhân sự và phát hiện ba chuyên gia nước ngoài đã làm việc hai năm mà chưa từng được đăng ký bảo hiểm xã hội bắt buộc: phòng nhân sự cũ cho rằng người nước ngoài ký hợp đồng dưới một năm hoặc thuộc diện điều chuyển nội bộ thì không phải đóng, nhưng không ai kiểm chứng lại khi các hợp đồng được gia hạn sang năm thứ hai. Khi cơ quan bảo hiểm xã hội thanh tra, câu chuyện không còn là ‘có phải đóng hay không’ mà là truy thu bao nhiêu, tính lãi chậm đóng thế nào và ai trong nội bộ phải giải trình. Đây là dạng tranh chấp bảo hiểm xã hội phổ biến nhất với lao động nước ngoài: tranh chấp về đối tượng thuộc diện bắt buộc.
Khung pháp lý: chế độ bắt buộc hiện hành là Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và Nghị định 158/2025
Chế độ bảo hiểm xã hội bắt buộc đối với người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam hiện được điều chỉnh bởi Luật Bảo hiểm xã hội 41/2024/QH15, có hiệu lực từ ngày 01/7/2025, cùng Nghị định 158/2025/NĐ-CP hướng dẫn về bảo hiểm xã hội bắt buộc đối với lao động là công dân nước ngoài. Nghị định 158/2025/NĐ-CP đã thay thế Nghị định 143/2018/NĐ-CP kể từ ngày 01/7/2025; mọi rà soát tuân thủ tại thời điểm hiện nay phải đối chiếu hai văn bản mới này, không tiếp tục trích Nghị định 143/2018 như văn bản hiện hành — một lỗi mà nhiều cẩm nang nhân sự nội bộ vẫn còn giữ nguyên.
Theo khung hiện hành, người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam theo hợp đồng lao động với người sử dụng lao động Việt Nam và có giấy phép lao động hoặc giấy tờ tương đương thuộc diện tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, hưởng các chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp, hưu trí và tử tuất theo điều kiện của luật. Các trường hợp nằm ngoài diện bắt buộc được luật và nghị định xác định theo tính chất quan hệ lao động và hình thức cử sang, chẳng hạn người không làm việc theo hợp đồng lao động với doanh nghiệp Việt Nam. Nghĩa vụ đóng được chia giữa người sử dụng lao động và người lao động theo tỷ lệ luật định áp lên quỹ tiền lương làm căn cứ đóng, và doanh nghiệp là phía có trách nhiệm đăng ký, kê khai và đóng thay theo quy trình với cơ quan bảo hiểm xã hội.
Phân tích áp dụng: vì sao tranh chấp thường nổ ra ở khâu đối tượng và căn cứ đóng
Tranh chấp thứ nhất là về đối tượng: cùng một chuyên gia, doanh nghiệp coi là nhân sự được công ty mẹ cử sang theo thư bổ nhiệm, còn cơ quan bảo hiểm xã hội nhìn vào hợp đồng lao động đã ký với pháp nhân Việt Nam và kết luận thuộc diện bắt buộc. Yếu tố quyết định là bản chất quan hệ lao động thực tế và giấy tờ cử sang, không phải cách doanh nghiệp đặt tên trong hồ sơ. Tranh chấp thứ hai là về căn cứ đóng: mức lương làm căn cứ đóng bảo hiểm thấp hơn nhiều so với thu nhập thực tế do cấu trúc lương nhiều lớp của chuyên gia (lương tại Việt Nam, phụ cấp nhà ở, học phí cho con) khiến khoản truy thu khi thanh tra phát hiện trở nên lớn.
Hệ quả của việc không đóng hoặc đóng thiếu gồm truy thu toàn bộ số phải đóng cho giai đoạn vi phạm, tiền lãi chậm đóng và xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội và lao động theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP, văn bản thay thế Nghị định 12/2022/NĐ-CP từ ngày 10/09/2026. Ở phía người lao động, thiếu thời gian đóng bảo hiểm làm gián đoạn quyền hưởng chế độ ốm đau, hưu trí, và khi họ rời Việt Nam, thủ tục bảo hiểm xã hội một lần cũng bị phức tạp hóa. Cách quản trị đúng là kiểm toán nội bộ diện đóng mỗi khi ký mới hoặc gia hạn hợp đồng với lao động nước ngoài, ghi rõ trong hợp đồng phần lương làm căn cứ đóng bảo hiểm, và chủ động làm việc với cơ quan bảo hiểm xã hội để tự điều chỉnh trước khi bị thanh tra — vì tự khắc phục luôn rẻ hơn truy thu kèm lãi và phạt.
Checklist tuân thủ bảo hiểm xã hội cho lao động nước ngoài
- Rà soát toàn bộ lao động nước ngoài theo ba lớp giấy tờ: hợp đồng lao động với pháp nhân Việt Nam, thư cử sang của công ty mẹ, tình trạng giấy phép lao động.
- Đối chiếu từng trường hợp với diện bắt buộc trong Luật Bảo hiểm xã hội 41/2024/QH15 và Nghị định 158/2025/NĐ-CP, lập biên bản kết luận nội bộ cho từng người.
- Kiểm tra căn cứ đóng: phần lương và phụ cấp nào được đưa vào quỹ tiền lương đóng bảo hiểm, có khớp với bảng lương và tờ khai thuế thu nhập cá nhân không.
- Lập lịch nhắc tự động tại mốc gia hạn hợp đồng và gia hạn giấy phép lao động để đánh giá lại diện bắt buộc, vì đây là thời điểm nghĩa vụ thường thay đổi.
- Khi phát hiện thiếu đóng, chủ động kê khai bổ sung và làm việc với cơ quan bảo hiểm xã hội địa phương thay vì chờ đoàn thanh tra kết luận.
Câu hỏi thường gặp
Người nước ngoài làm việc ở Việt Nam có phải đóng BHXH không?
Có, nếu họ làm việc theo hợp đồng lao động với người sử dụng lao động tại Việt Nam và có giấy phép lao động hoặc giấy tờ pháp lý tương đương, theo Luật Bảo hiểm xã hội 41/2024/QH15 và Nghị định 158/2025/NĐ-CP. Nghĩa vụ này áp dụng bất kể quốc tịch hay mức lương, và doanh nghiệp là phía phải đăng ký, kê khai và tổ chức đóng. Quan niệm cũ cho rằng lao động nước ngoài nói chung không thuộc diện bắt buộc đã không còn đúng trong khung pháp luật hiện hành.
Đối tượng nào được miễn đóng BHXH?
Những người nằm ngoài diện bắt buộc là những người không hình thành quan hệ lao động theo hợp đồng với doanh nghiệp Việt Nam, chẳng hạn chuyên gia chỉ được công ty mẹ cử sang thực hiện công việc mà không ký hợp đồng lao động với pháp nhân tại Việt Nam, hoặc các trường hợp luật và Nghị định 158/2025/NĐ-CP xác định không thuộc diện tham gia bắt buộc. Mỗi trường hợp phải được đối chiếu theo giấy tờ cụ thể; doanh nghiệp không được tự suy rộng khái niệm điều chuyển nội bộ để miễn đóng cho người đã ký hợp đồng lao động tại Việt Nam.
Mức đóng BHXH cho người nước ngoài là bao nhiêu?
Mức đóng gồm phần của người sử dụng lao động và phần của người lao động, tính theo tỷ lệ luật định trên quỹ tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội theo Luật Bảo hiểm xã hội 41/2024/QH15 và Nghị định 158/2025/NĐ-CP, tương ứng với các quỹ ốm đau và thai sản, tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp, hưu trí và tử tuất. Vì tỷ lệ từng quỹ và cách tính căn cứ đóng là chi tiết kỹ thuật thay đổi theo văn bản hướng dẫn, doanh nghiệp nên lấy xác nhận bằng văn bản của cơ quan bảo hiểm xã hội nơi đóng cho từng thời kỳ thay vì áp dụng bảng tỷ lệ cũ lưu hành nội bộ.
Không đóng BHXH cho lao động nước ngoài thì bị phạt bao nhiêu?
Doanh nghiệp phải đối mặt đồng thời ba lớp hệ quả: truy thu toàn bộ số tiền phải đóng cho giai đoạn vi phạm, tiền lãi chậm đóng theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội, và tiền phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội và lao động theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP thay thế Nghị định 12/2022/NĐ-CP từ ngày 10/09/2026. Mức phạt cụ thể phụ thuộc số lao động bị ảnh hưởng và thời gian trốn đóng, nhưng trong thực tiễn khoản truy thu cộng lãi thường lớn hơn nhiều so với tiền phạt, nên chi phí thật của vi phạm nằm ở nghĩa vụ bị khôi phục chứ không chỉ ở quyết định xử phạt.
Bài viết đã được FLAW AI Legal Council kiểm tra chất lượng