Checklist rà soát lao động cho doanh nghiệp là công cụ mà mọi giám đốc nhân sự và luật sư nội bộ nên chạy định kỳ hằng năm: một cuộc “khám sức khỏe” toàn diện từ hợp đồng, nội quy, tiền lương đến an toàn lao động, nhằm phát hiện vi phạm trước khi thanh tra lao động hoặc tranh chấp phát hiện thay. Bài viết cung cấp checklist theo 8 nhóm nghĩa vụ cốt lõi của pháp luật lao động Việt Nam hiện hành.
Nhóm 1: hợp đồng lao động
Kiểm tra: 100% người lao động có hợp đồng bằng văn bản (trừ hợp đồng dưới 1 tháng có thể giao kết bằng lời nói nhưng nên lập văn bản); loại hợp đồng đúng (xác định/không xác định thời hạn — lưu ý chỉ được ký tối đa 2 lần hợp đồng xác định thời hạn); nội dung đầy đủ theo Điều 21 BLLĐ 2019; không còn hợp đồng thử việc trá hình, không giao kết hợp đồng với người chưa đủ tuổi trái quy định. Hợp đồng với người lao động nước ngoài phải gắn với giấy phép lao động còn hiệu lực.
Nhóm 2: nội quy lao động và kỷ luật
Doanh nghiệp từ 10 lao động trở lên đã ban hành và đăng ký nội quy lao động chưa; nội dung có đủ các mục bắt buộc; các quyết định xử lý kỷ luật trong năm có đúng trình tự (họp xử lý, quyền bào chữa, thời hiệu) và đúng thẩm quyền. Rà soát các vụ việc đã xử lý: có trường hợp nào áp dụng điều khoản không có trong nội quy đã đăng ký — nguy cơ bị tuyên hủy quyết định kỷ luật khi tranh chấp.
Nhóm 3: thời giờ làm việc, nghỉ ngơi, làm thêm giờ
Đối chiếu bảng chấm công với quy định: giờ làm thêm không quá 40 giờ/tháng, 200 giờ/năm (300 giờ với trường hợp đặc thù); tiền lương làm thêm tính đúng 150%/200%/300%; người lao động có được nghỉ hằng tuần, nghỉ lễ, nghỉ phép năm đầy đủ. Lưu ý quan trọng: pháp luật hiện hành không cho phép dùng nghỉ bù để thay thế nghĩa vụ trả lương làm thêm giờ — mọi thỏa thuận “nghỉ bù thay tiền” đều trái luật (xem tuân thủ làm thêm giờ).
Nhóm 4: tiền lương, thưởng, bảo hiểm
Lương tối thiểu vùng áp đúng; thang, bảng lương đã xây dựng và thông báo; trả lương đúng kỳ hạn; trích, nộp BHXH, BHYT, BHTN đầy đủ, đúng mức (kiểm tra chéo với tuân thủ bảo hiểm xã hội, tiền lương); không nợ đọng bảo hiểm. Đây là nhóm bị thanh tra, kiểm tra nhiều nhất và cũng là nhóm phát sinh tranh chấp cá nhân nhiều nhất.
Nhóm 5: an toàn, vệ sinh lao động
Kiểm tra: huấn luyện ATLĐ các nhóm đối tượng; khám sức khỏe định kỳ, bệnh nghề nghiệp; trang bị phương tiện bảo vệ cá nhân; đánh giá rủi ro và phương án ứng cứu sự cố. Với nhà xưởng, nội dung này gắn chặt với tuân thủ PCCC — hai hệ thống kiểm tra thường đi cùng nhau trong các đợt thanh tra liên ngành.
Nhóm 6–8: tổ chức đại diện, lao động nữ — trẻ em, chấm dứt HĐLĐ
Đã thực hiện đối thoại định kỳ, thương lượng tập thể với tổ chức đại diện người lao động; tuân thủ quy định bảo vệ lao động nữ, lao động chưa thành niên; các trường hợp chấm dứt hợp đồng trong năm đúng căn cứ, đúng trình tự báo trước, thanh toán đầy đủ trợ cấp thôi việc/mất việc làm.
Câu hỏi thường gặp
Nên rà soát lao động bao lâu một lần?
Ít nhất mỗi năm một lần, và rà soát đột xuất khi có thay đổi lớn (tái cấu trúc, sáp nhập, thay đổi chính sách lương) hoặc trước khi đón đoàn thanh tra.
Phát hiện vi phạm tồn đọng thì xử lý thế nào?
Ưu tiên khắc phục các vi phạm đang tiếp diễn (nợ bảo hiểm, thiếu nội quy), truy trả quyền lợi cho người lao động, hoàn thiện hồ sơ; với vi phạm đã qua, đánh giá rủi ro bị xử phạt và chuẩn bị phương án giải trình.
Doanh nghiệp dưới 10 lao động có phải làm tất cả?
Được miễn một số thủ tục (không bắt buộc ban hành nội quy bằng văn bản) nhưng các nghĩa vụ cốt lõi về hợp đồng, lương, bảo hiểm, thời giờ làm việc vẫn áp dụng đầy đủ.
FLAT LAW FIRM thực hiện rà soát tuân thủ lao động toàn diện cho doanh nghiệp: kiểm tra 8 nhóm nghĩa vụ, lập báo cáo vi phạm — khuyến nghị khắc phục và đồng hành triển khai. Anh/chị cần một cuộc “khám sức khỏe” pháp lý lao động, vui lòng liên hệ với FLAT LAW FIRM.