Rủi ro pháp lý trong hợp đồng thương mại

Nhìn hợp đồng qua lăng kính rủi ro: bản đồ thay vì danh sách

Thay vì đọc hợp đồng từ đầu đến cuối và sửa những chỗ “thấy có vấn đề”, cách tiếp cận của luật sư là dựng bản đồ rủi ro trước: liệt kê những gì có thể sai ở từng khâu — từ tư cách các bên, hình thức văn bản, từng nhóm điều khoản, đến cơ chế xử lý khi có sự cố — rồi đối chiếu hợp đồng vào bản đồ đó. Lợi ích là không bỏ sót rủi ro “tàng hình”: điều khoản không có mặt trong hợp đồng đôi khi nguy hiểm hơn điều khoản viết chưa hay.

Bản đồ rủi ro của một hợp đồng thương mại tại Việt Nam thường gồm sáu nhóm: (1) rủi ro về chủ thể và thẩm quyền ký kết; (2) rủi ro về hình thức hợp đồng; (3) rủi ro từ điều khoản mơ hồ về giá, thanh toán, nghiệm thu; (4) rủi ro từ cơ chế phạt vi phạm và bồi thường thiệt hại; (5) rủi ro từ điều khoản bất khả kháng và miễn trách nhiệm; (6) rủi ro từ điều khoản giải quyết tranh chấp. Mỗi nhóm dưới đây phân tích dấu hiệu nhận biết, căn cứ pháp lý và cách xử lý.

Rủi ro chủ thể và thẩm quyền ký kết

Đây là nhóm rủi ro “gốc”: nếu người ký không có thẩm quyền, toàn bộ hợp đồng có thể không ràng buộc được doanh nghiệp — mọi điều khoản dù soạn kỹ đến đâu cũng trở nên vô nghĩa.

• Tư cách pháp lý của bên ký kết: đối tác còn tồn tại hợp pháp không, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp còn hiệu lực không, người ký có phải người đại diện theo pháp luật tại thời điểm ký không.
• Thẩm quyền của người ký: người đại diện theo pháp luật (Điều 12–13 Luật Doanh nghiệp 2020) ký trong phạm vi quyền hạn đương nhiên; mọi cá nhân khác chỉ được ký khi có văn bản ủy quyền (Điều 135, 138 Bộ luật Dân sự 2015) ghi rõ phạm vi, thời hạn. Điểm hay bị bỏ sót: ủy quyền cho “ký hợp đồng” không đương nhiên bao gồm ký phụ lục, biên bản thanh lý hay thỏa thuận sửa đổi về sau.
• Hậu quả khi ký vượt thẩm quyền: theo Điều 143 Bộ luật Dân sự 2015, giao dịch vượt quá phạm vi không làm phát sinh quyền, nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với phần vượt quá — trừ khi doanh nghiệp đồng ý, biết mà không phản đối trong thời hạn hợp lý, hoặc có lỗi khiến bên kia không biết. Nhiều doanh nghiệp “chữa cháy” bằng nghị quyết công nhận giao dịch sau khi ký, nhưng đây là giải pháp tình thế.

Cách phòng ngừa: trước khi ký, yêu cầu đối tác cung cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Điều lệ và văn bản ủy quyền (nếu người ký không phải người đại diện theo pháp luật). Chi tiết xem bài Thẩm quyền ký hợp đồng trong doanh nghiệp.

Rủi ro hình thức: khi hợp đồng “có mà như không”

Pháp luật Việt Nam nhìn chung tôn trọng tự do về hình thức — nhưng có những trường hợp hình thức là điều kiện hiệu lực, và vi phạm hình thức khiến hợp đồng vô hiệu:

• Hợp đồng bắt buộc công chứng, chứng thực: ví dụ hợp đồng mua bán, tặng cho nhà ở, chuyển nhượng quyền sử dụng đất. Nếu thuộc diện này mà các bên chỉ ký tay với nhau, hợp đồng có nguy cơ bị tuyên vô hiệu.
• Hình thức của việc sửa đổi: theo khoản 3 Điều 421 Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng sửa đổi phải tuân theo hình thức của hợp đồng ban đầu. Hợp đồng gốc đã công chứng thì phụ lục sửa đổi cũng phải công chứng (Điều 53 Luật Công chứng 2024 (Luật số 46/2024/QH15, có hiệu lực từ ngày 01/7/2025, thay thế Luật Công chứng 2014)). Rất nhiều tranh chấp phát sinh từ phụ lục “viết tay” đính kèm hợp đồng công chứng.
• Chữ ký và con dấu: từ 01/01/2021, Luật Doanh nghiệp 2020 (Điều 43) đã bãi bỏ thủ tục thông báo mẫu dấu — doanh nghiệp tự quyết định về con dấu, và chữ ký số có giá trị như con dấu. Tuy nhiên, nếu hợp đồng quy định “có hiệu lực khi được ký và đóng dấu” thì việc thiếu dấu vẫn có thể gây tranh cãi. Cách an toàn là quy định rõ: hiệu lực tính từ thời điểm ký của người có thẩm quyền, không phụ thuộc vào việc đóng dấu.

Rủi ro từ điều khoản mơ hồ: giá, thanh toán, nghiệm thu

Nhóm rủi ro này không làm hợp đồng vô hiệu, nhưng là “mỏ” tranh chấp lớn nhất trên thực tế — vì mỗi bên hiểu một cách khác nhau và đều cho rằng mình đúng:

• Giá: “giá trọn gói” nhưng không liệt kê phạm vi công việc; giá điều chỉnh theo “giá thị trường” nhưng không định nghĩa cách xác định; chưa rõ giá đã gồm thuế GTGT, phí vận chuyển, bảo hiểm hay chưa.
• Thanh toán: thời hạn tính từ thời điểm nào (ngày xuất hóa đơn, ngày nghiệm thu, ngày nhận hàng)? Chứng từ làm căn cứ thanh toán gồm những gì? Có được khấu trừ, cấn trừ công nợ không? Sự “linh hoạt” cho chậm trả vài tuần, nếu không ghi nhận bằng văn bản, sẽ thành căn cứ để bên vi phạm cho rằng bên kia đã đồng ý thay đổi thời hạn.
• Nghiệm thu: tiêu chí là gì, ai nghiệm thu, thời hạn bao lâu, và điều gì xảy ra nếu một bên không phối hợp nghiệm thu.

Nguyên tắc xử lý: mọi yếu tố đo đếm được (số lượng, chất lượng, thời gian, tiêu chuẩn) phải được định nghĩa trong hợp đồng hoặc phụ lục kỹ thuật. Điều khoản nào không viết chi tiết được thì phải chỉ rõ cơ chế xác định sau này.

Phạt vi phạm và bồi thường thiệt hại: hiểu đúng để không mất quyền

Đây là nhóm điều khoản quyết định doanh nghiệp “đòi được bao nhiêu” khi đối tác vi phạm:

• Phạt vi phạm phải có thỏa thuận mới được áp dụng. Theo Điều 418 Bộ luật Dân sự 2015 và Điều 300 Luật Thương mại 2005, phạt vi phạm là sự thỏa thuận giữa các bên — không thỏa thuận thì không có quyền phạt, dù đối tác vi phạm rõ ràng.
• Trần phạt 8% trong hợp đồng thương mại. Điều 301 Luật Thương mại 2005 giới hạn mức phạt không quá 8% giá trị phần nghĩa vụ hợp đồng bị vi phạm (trừ trường hợp Điều 266). Thỏa thuận phạt vượt trần có nguy cơ bị cắt giảm khi giải quyết tranh chấp.
• Phạt và bồi thường có đi cùng nhau không? — phải phân biệt loại hợp đồng. Với hợp đồng dân sự thuần túy, theo khoản 3 Điều 418 Bộ luật Dân sự 2015, muốn vừa phạt vừa bồi thường thì các bên phải thỏa thuận rõ: nếu hợp đồng chỉ thỏa thuận phạt mà im lặng về bồi thường, bên vi phạm chỉ phải chịu phạt. Ngược lại, với hợp đồng thương mại, theo Điều 307 Luật Thương mại 2005, bên bị vi phạm có quyền áp dụng cả hai chế tài — phạt vi phạm và bồi thường thiệt hại — cùng lúc, trừ khi các bên có thỏa thuận khác hoặc luật có quy định khác. Nghĩa là trong hợp đồng thương mại, dù chỉ thỏa thuận phạt mà im lặng về bồi thường, bên vi phạm vẫn có thể phải vừa chịu phạt vừa bồi thường thiệt hại.
• Bồi thường thiệt hại cần chứng minh. Theo Điều 419 Bộ luật Dân sự 2015 và Điều 302–304 Luật Thương mại 2005, bên yêu cầu phải chứng minh thiệt hại thực tế, mức độ thiệt hại và mối quan hệ nhân quả. Hợp đồng nên quy định trước cách tính thiệt hại để giảm gánh nặng chứng minh về sau.

Bất khả kháng và miễn trách nhiệm: đừng để điều khoản “chết”

Điều khoản bất khả kháng thường được copy từ mẫu, liệt kê chung chung rồi bị lãng quên — đến khi sự cố xảy ra, mỗi bên diễn giải một khác. Theo khoản 1 Điều 156 Bộ luật Dân sự 2015, sự kiện bất khả kháng phải đồng thời thỏa mãn ba yếu tố: khách quan, không thể lường trước được và không thể khắc phục được mặc dù đã áp dụng mọi biện pháp cần thiết. Thiếu một, không phải bất khả kháng.

Những điểm cần làm rõ trong hợp đồng:

• Liệt kê cụ thể: ngoài các sự kiện điển hình (thiên tai, chiến tranh, dịch bệnh), nên quy định các sự kiện đặc thù của ngành (ví dụ: cấm xuất khẩu, đứt gãy chuỗi cung ứng do chính sách).
• Nghĩa vụ thông báo và giảm thiểu: bên gặp sự kiện bất khả kháng phải thông báo trong thời hạn bao lâu, bằng hình thức nào, và phải áp dụng biện pháp giảm thiểu thiệt hại.
• Hậu quả: tạm hoãn thực hiện, kéo dài thời hạn, hay chấm dứt hợp đồng — và trong trường hợp nào thì được chấm dứt. Theo khoản 2 Điều 351 Bộ luật Dân sự 2015, bên không thực hiện được do bất khả kháng thì không phải chịu trách nhiệm dân sự (trừ thỏa thuận khác) — nhưng “không chịu trách nhiệm” không đồng nghĩa hợp đồng tự động chấm dứt.

Doanh nghiệp nên đối chiếu điều khoản này với Điều 294 Luật Thương mại 2005 về các trường hợp miễn trách nhiệm trong thương mại để tránh mâu thuẫn.

Điều khoản giải quyết tranh chấp: chọn sai là mất thêm thời gian

Nhiều hợp đồng dành hàng chục trang cho quyền và nghĩa vụ, rồi kết thúc bằng một câu “mọi tranh chấp được giải quyết tại Tòa án có thẩm quyền” — một rủi ro thực sự, vì khi tranh chấp xảy ra, câu hỏi đầu tiên là “giải quyết ở đâu, theo thủ tục nào”:

• Lộ trình phân tầng: thương lượng, hòa giải (nếu phù hợp), rồi mới đến trọng tài hoặc tòa án — với thời hạn rõ ràng cho mỗi bước để một bên không thể kéo dài vô thời hạn.
• Trọng tài hay tòa án: thỏa thuận trọng tài phải chỉ định trung tâm cụ thể (ví dụ VIAC), số lượng trọng tài viên, ngôn ngữ, địa điểm và luật áp dụng. Thỏa thuận mơ hồ (“tranh chấp được giải quyết bằng trọng tài”) có nguy cơ bị coi là không xác định được tổ chức trọng tài. Lưu ý: Luật số 81/2025/QH15 là Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Tòa án nhân dân (hiệu lực 01/7/2025) — không phải văn bản về trọng tài.
• Đừng nhầm với Nghị quyết 81/2025/UBTVQH15: đây là văn bản hoàn toàn khác — Nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội về thành lập Tòa án nhân dân cấp tỉnh, Tòa án nhân dân khu vực và phạm vi thẩm quyền theo lãnh thổ (cũng hiệu lực từ 01/7/2025). Trùng số hiệu 81/2025 dễ gây nhầm lẫn khi tra cứu, nhưng cơ quan ban hành và nội dung khác nhau.
• Thời hiệu: tranh chấp thương mại có thời hiệu khởi kiện 02 năm (Điều 319 Luật Thương mại 2005), và 02 năm theo thủ tục trọng tài (Điều 33 Luật Trọng tài thương mại 2010).

Quy trình rà soát rủi ro trước khi ký: checklist thực hành

Một quy trình gọn, áp dụng được ngay cho mỗi hợp đồng thương mại trước khi trình ký. Nguyên tắc phân bổ nguồn lực: không phải mọi rủi ro đều đáng đàm phán đến cùng — sau khi rà soát, xếp mỗi rủi ro theo xác suất và tác động (tài chính, vận hành, uy tín) thành ba mức: cao (xử lý trước khi ký), trung bình (đàm phán nếu có dư địa), thấp (chấp nhận và ghi nhận bằng văn bản).

• Bước 1 — Kiểm tra chủ thể: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật, văn bản ủy quyền, Điều lệ về thẩm quyền.
• Bước 2 — Kiểm tra hình thức: hợp đồng có thuộc diện bắt buộc công chứng không; chữ ký, con dấu, số lượng bản.
• Bước 3 — Đọc điều khoản theo nhóm rủi ro: đối tượng hợp đồng; giá và cơ chế điều chỉnh giá; thanh toán; nghiệm thu/bàn giao; phạt vi phạm (có thỏa thuận không, có vượt trần 8% không); phạt và bồi thường có đi cùng nhau không; bất khả kháng; chấm dứt hợp đồng; giải quyết tranh chấp.
• Bước 4 — Đối chiếu chéo: các điều khoản có mâu thuẫn nhau không; phụ lục, tài liệu kỹ thuật đính kèm có đầy đủ và nhất quán không.
• Bước 5 — Chấm điểm và quyết định: xếp hạng rủi ro theo ma trận ưu tiên, đàm phán lại các điểm mức cao, ghi nhận các điểm chấp nhận rủi ro bằng văn bản.

Với hợp đồng giá trị lớn hoặc phức tạp, bước 3 và 4 nên có luật sư tham gia — đây là hai bước đòi hỏi kinh nghiệm nhận diện rủi ro “tàng hình”.

Câu hỏi thường gặp

Liên kết hữu ích