Trong các tranh chấp lao động mà FLAT LAW FIRM tiếp nhận, rắc rối hiếm khi bắt đầu ở thời điểm nghỉ việc hay kỷ luật. Nó thường nằm ở bản hợp đồng được ký từ nhiều năm trước: thiếu điều khoản, ghi sai loại hợp đồng, hoặc dùng một mẫu chung cho mọi vị trí. Hợp đồng lao động là văn bản xác lập toàn bộ quyền và nghĩa vụ của hai bên, đồng thời là chứng cứ đầu tiên mà cơ quan hòa giải hay tòa án xem xét khi có tranh chấp.
Bài viết hệ thống những nội dung cốt lõi về hợp đồng lao động theo Bộ luật Lao động 2019 (số 45/2019/QH14, hiệu lực từ 01/01/2021) và Nghị định 145/2020/NĐ-CP, dưới góc nhìn thực tiễn của doanh nghiệp sử dụng lao động.
Hợp đồng lao động không chỉ là tờ giấy ký cho có
Nhiều doanh nghiệp vẫn coi hợp đồng lao động như thủ tục hành chính: tải mẫu trên mạng, điền tên, ký, cất tủ. Cách làm này tiềm ẩn ba rủi ro chính. Thứ nhất, mẫu chung không phản ánh đúng tính chất công việc, dẫn đến tranh cãi về phạm vi công việc hay cơ cấu lương khi phát sinh mâu thuẫn. Thứ hai, điều khoản về thử việc, bảo mật, đào tạo ghi sơ sài sẽ khó viện dẫn khi cần chấm dứt hợp đồng hoặc xử lý vi phạm. Thứ ba, hợp đồng sai quy định về hình thức, nội dung có thể bị tuyên vô hiệu từng phần, khiến doanh nghiệp mất đi cơ sở pháp lý mà mình vẫn tưởng chắc chắn.
Chi phí rà soát và chuẩn hóa hợp đồng lao động luôn thấp hơn rất nhiều so với chi phí của một vụ tranh chấp kéo dài. Một bản hợp đồng soạn kỹ lưỡng chính là lớp bảo vệ đầu tiên của doanh nghiệp.
Hai loại hợp đồng lao động theo Bộ luật Lao động 2019
Bộ luật Lao động 2019 chỉ còn ghi nhận hai loại hợp đồng tại Điều 20: xác định thời hạn và không xác định thời hạn. Loại hợp đồng theo mùa vụ hoặc theo công việc dưới 12 tháng đã bị bãi bỏ — điểm mà không ít doanh nghiệp chưa cập nhật, tiếp tục dùng mẫu cũ và vô tình tạo ra quan hệ lao động không đúng bản chất pháp lý.
Hợp đồng xác định thời hạn có thời hạn không quá 36 tháng. Khi hết hạn mà người lao động vẫn tiếp tục làm việc, hai bên phải ký hợp đồng mới; nếu tiếp tục là hợp đồng xác định thời hạn thì chỉ được ký thêm một lần, sau đó phải ký hợp đồng không xác định thời hạn. Quy tắc này nhằm hạn chế việc ký nối tiếp nhiều hợp đồng ngắn hạn để né tránh nghĩa vụ dài hạn.
Hình thức giao kết: khi nào bắt buộc bằng văn bản
Theo Điều 14, hợp đồng lao động phải được giao kết bằng văn bản, lập thành hai bản, mỗi bên giữ một bản. Giao kết bằng lời nói chỉ được chấp nhận với hợp đồng có thời hạn dưới 01 tháng — và ngay cả khi đó, các bên vẫn nên lập văn bản để tránh tranh cãi.
Điểm mới đáng chú ý: hợp đồng giao kết qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu có giá trị như hợp đồng bằng văn bản. Với doanh nghiệp nhiều chi nhánh hoặc tuyển dụng từ xa, hợp đồng điện tử rút ngắn đáng kể thời gian hoàn tất thủ tục. Tuy nhiên, hệ thống lưu trữ phải bảo đảm tính toàn vẹn của thông điệp dữ liệu và khả năng truy xuất khi cơ quan nhà nước yêu cầu hoặc khi phát sinh tranh chấp.
Nội dung bắt buộc phải có trong hợp đồng
Điều 21 liệt kê các nội dung chủ yếu: thông tin hai bên ký kết; họ tên, ngày sinh, nơi cư trú, số định danh của người lao động; công việc và địa điểm làm việc; thời hạn hợp đồng; mức lương, hình thức và thời hạn trả lương, phụ cấp; chế độ nâng bậc, nâng lương; thời giờ làm việc, nghỉ ngơi; bảo hộ lao động; bảo hiểm xã hội, y tế, thất nghiệp; đào tạo, bồi dưỡng.
Tranh chấp hay nảy sinh nhất từ ba nhóm: mô tả công việc chung chung (“làm theo sự phân công”), địa điểm làm việc ghi không rõ khi doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, và cơ cấu lương không tách bạch lương cơ bản với phụ cấp, thưởng. Khi lương đóng bảo hiểm và lương thực nhận chênh lệch lớn mà hợp đồng không giải thích rõ, doanh nghiệp dễ gặp rắc rối trong các đợt thanh tra lao động, bảo hiểm xã hội.
Thử việc ghi trong hợp đồng: những điểm dễ sai
Pháp luật cho phép thỏa thuận thử việc trong hợp đồng lao động hoặc bằng hợp đồng thử việc riêng. Sai lầm phổ biến là cho thử việc nhưng không lập văn bản nào, đến khi muốn chấm dứt vì “không đạt yêu cầu” thì không có căn cứ chứng minh tiêu chí đánh giá đã thỏa thuận từ đầu.
Nguyên tắc cốt lõi: chỉ được thử việc một lần cho một công việc. Thời gian tối đa: không quá 180 ngày với người quản lý doanh nghiệp; 60 ngày với công việc cần trình độ từ cao đẳng trở lên; 30 ngày với trình độ trung cấp, công nhân kỹ thuật, nhân viên nghiệp vụ; 06 ngày làm việc với công việc khác. Lương thử việc ít nhất bằng 85% mức lương của công việc đó. Chi tiết xem bài thử việc và điều kiện thử việc.
Phụ lục hợp đồng và việc sửa đổi, bổ sung
Khi cần điều chỉnh lương, chức danh hay địa điểm làm việc, hai bên sửa đổi hợp đồng bằng phụ lục — phụ lục là bộ phận của hợp đồng và có hiệu lực như hợp đồng. Nhưng có một giới hạn quan trọng: phụ lục không được sửa đổi thời hạn của hợp đồng lao động.
Nhiều doanh nghiệp dùng phụ lục để “gia hạn” hợp đồng mà không biết cách làm này không đúng quy định, dễ dẫn đến tranh cãi về loại hợp đồng đang thực sự tồn tại. Muốn kéo dài thời gian làm việc, hai bên phải ký hợp đồng mới khi hợp đồng cũ hết hạn, tuân thủ quy tắc về số lần ký hợp đồng xác định thời hạn.
Hợp đồng lao động điện tử: giá trị và lưu ý
Hợp đồng điện tử có giá trị tương đương hợp đồng giấy nếu đáp ứng điều kiện của pháp luật về giao dịch điện tử: xác định được các bên, nội dung toàn vẹn sau khi ký, và phương thức xác thực chữ ký phù hợp. Doanh nghiệp cần bảo đảm chữ ký điện tử nhận diện được người ký và sự chấp thuận của họ đối với nội dung hợp đồng.
Với người lao động phổ thông ít tiếp cận công nghệ, doanh nghiệp nên hỗ trợ để họ thực sự hiểu nội dung trước khi ký, tránh tình trạng sau này người lao động cho rằng mình bị ép ký mà không biết nội dung mình đã chấp thuận.
Ký hợp đồng với người lao động nước ngoài
Với người nước ngoài làm việc tại các vị trí nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật thuộc diện phải có giấy phép lao động theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 07/08/2025, thay thế quy định về lao động nước ngoài tại Nghị định 152/2020/NĐ-CP), hợp đồng lao động chỉ phát huy đầy đủ hiệu lực khi người đó đã được cấp giấy phép.
Doanh nghiệp cần khớp tiến độ cấp giấy phép với thời điểm giao kết hợp đồng: để người nước ngoài làm việc khi chưa có giấy phép có thể bị xử phạt vi phạm hành chính. Với doanh nghiệp FDI mới thành lập, hồ sơ lao động nước ngoài nên được chuẩn bị song song với thủ tục đầu tư ngay từ đầu.
Phân biệt hợp đồng lao động với hợp đồng dịch vụ
Không ít doanh nghiệp ký hợp đồng dịch vụ, cộng tác viên nhưng nội dung thực chất là quan hệ lao động: làm việc theo giờ giấc cố định, chịu sự quản lý, điều hành và trả lương định kỳ. Điều 13 quy định rõ: thỏa thuận mang tên gọi khác nhưng có nội dung thể hiện việc làm có trả công, tiền lương và sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên thì được coi là hợp đồng lao động.
Hệ quả khi bị phát hiện qua thanh tra rất nặng nề: truy đóng bảo hiểm xã hội, y tế, thất nghiệp cho toàn bộ thời gian, phạt vi phạm hành chính, và người lao động có thể yêu cầu công nhận các quyền lợi như trợ cấp thôi việc. Nếu thực chất là sử dụng lao động dưới quyền quản lý của mình, hãy ký hợp đồng lao động ngay từ đầu.
Hợp đồng lao động vô hiệu và cách xử lý
Hợp đồng vô hiệu toàn bộ khi toàn bộ nội dung trái pháp luật, người ký không đúng thẩm quyền, hoặc công việc thỏa thuận là công việc bị pháp luật cấm. Vô hiệu từng phần khi chỉ một phần nội dung trái luật mà phần đó không ảnh hưởng đến các phần còn lại. Thẩm quyền tuyên bố vô hiệu thuộc về tòa án.
Trong thực tiễn xét xử, tòa án thường áp dụng điều khoản có lợi hơn cho người lao động khi một điều khoản bị vô hiệu do trái luật — ví dụ điều khoản lương thấp hơn mức tối thiểu vùng sẽ được thay bằng mức tối thiểu vùng. Doanh nghiệp nên rà soát định kỳ mẫu hợp đồng, nhất là sau mỗi lần pháp luật về lao động, lương tối thiểu hay bảo hiểm thay đổi.
Checklist rà soát hợp đồng trước khi ký
Trước khi ban hành mẫu hợp đồng thống nhất, bộ phận nhân sự và pháp chế nên kiểm tra: loại hợp đồng có phù hợp nhu cầu sử dụng và tuân thủ quy tắc số lần ký hợp đồng xác định thời hạn; mô tả công việc, địa điểm làm việc có đủ cụ thể; cơ cấu lương đã tách bạch lương cơ bản, phụ cấp, thưởng và tương thích với mức đóng bảo hiểm xã hội.
Tiếp theo: điều khoản thử việc, thời giờ làm việc đã đúng giới hạn luật định; người ký phía doanh nghiệp có đúng thẩm quyền; hợp đồng lập thành hai bản với cơ chế lưu trữ rõ ràng; nội dung không trái với nội quy lao động và thỏa ước tập thể đang hiệu lực; với lao động nước ngoài, tiến độ giấy phép lao động khớp với thời điểm hợp đồng có hiệu lực.
Câu hỏi thường gặp về hợp đồng lao động
Có bắt buộc ký hợp đồng lao động với nhân viên bán thời gian không?
Có. Người làm bán thời gian vẫn là người lao động nên phải giao kết hợp đồng lao động, trong đó ghi rõ thời giờ làm việc không trọn ngày/tuần, cách tính lương và các chế độ tính tương ứng.
Ký hợp đồng xác định thời hạn mấy lần thì phải chuyển sang không xác định thời hạn?
Khi hợp đồng xác định thời hạn hết hạn mà người lao động vẫn tiếp tục làm việc, hai bên ký hợp đồng mới; nếu tiếp tục là hợp đồng xác định thời hạn thì chỉ được ký thêm một lần. Sau đó, nếu vẫn tiếp tục làm việc thì phải ký hợp đồng không xác định thời hạn.
Hợp đồng song ngữ Việt – Anh có giá trị không?
Có. Nhưng nên quy định rõ khi có khác biệt về cách hiểu thì bản tiếng Việt được ưu tiên, vì cơ quan nhà nước và tòa án Việt Nam làm việc trên cơ sở bản tiếng Việt. Bản dịch cần được kiểm tra cẩn thận để tránh lệch nghĩa.
Doanh nghiệp có được giữ bản chính giấy tờ tùy thân của người lao động không?
Không. Pháp luật cấm giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động và cấm yêu cầu bảo đảm bằng tiền hoặc tài sản cho việc thực hiện hợp đồng. Vi phạm có thể bị xử phạt, và người lao động có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng mà không cần báo trước.
Hợp đồng với người chưa đủ 18 tuổi ký thế nào?
Việc sử dụng lao động chưa thành niên phải tuân thủ quy định riêng về loại công việc, thời giờ làm việc và điều kiện lao động. Hợp đồng với người từ đủ 15 đến chưa đủ 18 tuổi cần có sự đồng ý bằng văn bản của người đại diện theo pháp luật của họ. Doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến luật sư trước khi tuyển dụng nhóm đối tượng này.
FLAT LAW FIRM tư vấn, soạn thảo và rà soát hợp đồng lao động cho doanh nghiệp trong nước và FDI: chuẩn hóa mẫu hợp đồng theo từng nhóm vị trí, xử lý tình huống đặc thù với lao động nước ngoài, và đại diện giải quyết tranh chấp lao động. Anh/chị cần rà soát hệ thống hợp đồng hiện tại, vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn.
