Lưu ý cập nhật: Nghị định 85/2019/NĐ-CP đã hết hiệu lực từ 15/10/2026, được thay thế bởi Nghị định 336/2026/NĐ-CP ngày 22/8/2026 của Chính phủ (hiệu lực từ 15/10/2026) quy định thực hiện thủ tục hành chính đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu, quá cảnh; phương tiện vận tải xuất cảnh, nhập cảnh, quá cảnh theo cơ chế một cửa quốc gia, cơ chế một cửa ASEAN. Bài viết đã được cập nhật theo văn bản mới.
Chuẩn bị thiếu một chứng từ có thể khiến lô hàng nhập khẩu bị ách tại cửa khẩu nhiều ngày. Ngược lại, chuẩn bị thừa những chứng từ pháp luật không còn yêu cầu chỉ làm tốn thời gian và chi phí. Bài viết liệt kê đầy đủ bộ hồ sơ hải quan nhập khẩu theo quy định hiện hành — Điều 24 Luật Hải quan 54/2014/QH13 và Điều 16 Thông tư 38/2015/TT-BTC (bản sửa đổi bởi khoản 4 Điều 1 Thông tư 121/2025/TT-BTC, hiệu lực 01/02/2026) — kèm checklist phân biệt chứng từ bắt buộc và chứng từ theo từng trường hợp.
Hồ sơ hải quan nhập khẩu gồm những gì?
Điều 24 Luật Hải quan quy định hồ sơ hải quan gồm: (a) tờ khai hải quan hoặc chứng từ thay thế tờ khai; (b) các chứng từ có liên quan mà tuỳ từng trường hợp, người khai hải quan phải nộp hoặc xuất trình — gồm hợp đồng mua bán hàng hoá, hoá đơn thương mại, chứng từ vận tải, chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hoá, giấy phép xuất khẩu/nhập khẩu, văn bản thông báo kết quả kiểm tra hoặc miễn kiểm tra chuyên ngành, và các chứng từ liên quan khác. Cụm từ “tuỳ từng trường hợp” rất quan trọng: không phải lô hàng nào cũng cần đủ mọi chứng từ.
Chứng từ có thể ở dạng giấy hoặc điện tử, đều có giá trị pháp lý; chứng từ điện tử phải bảo đảm tính toàn vẹn và khuôn dạng theo pháp luật về giao dịch điện tử (Điều 24.2). Giấy phép, kết quả kiểm tra chuyên ngành đã gửi điện tử qua Cơ chế một cửa quốc gia thì người khai không phải nộp bản giấy (Điều 24.3; Nghị định 336/2026/NĐ-CP).
Điểm then chốt: NĐ 336/2026 không thay đổi thành phần hồ sơ
Nghị định 336/2026/NĐ-CP chỉ thay đổi kênh thực hiện thủ tục (Cổng thông tin một cửa quốc gia, chứng từ điện tử) — không làm thay đổi thẩm quyền, điều kiện, thành phần hồ sơ, trình tự, thủ tục, thời hạn giải quyết và trách nhiệm quản lý nhà nước theo quy định của pháp luật chuyên ngành (Điều 13.5). Nói cách khác, cơ chế một cửa quốc gia là kênh điện tử để gửi chứng từ, còn thành phần hồ sơ hải quan nhập khẩu vẫn hoàn toàn theo Điều 24 Luật Hải quan và Điều 16 Thông tư 38/2015/TT-BTC.
Hệ quả thực tế cho doanh nghiệp: danh mục 9 nhóm chứng từ dưới đây không đổi; chỉ đổi cách nộp (điện tử qua Cổng một cửa quốc gia) và cách cơ quan nhà nước trả kết quả.
Checklist chi tiết: 9 nhóm chứng từ (Điều 16 Thông tư 38/2015/TT-BTC bản mới)
Theo Điều 16 khoản 2 Thông tư 38/2015/TT-BTC (bản Thông tư 121/2025/TT-BTC, hiệu lực 01/02/2026), hồ sơ hải quan đối với hàng hoá nhập khẩu gồm:
| STT | Chứng từ | Bắt buộc / theo trường hợp |
| — | — | — |
| 1 | Tờ khai hải quan | Bắt buộc — khai điện tử là nguyên tắc |
| 2 | Hoá đơn thương mại hoặc chứng từ có giá trị tương đương | Chỉ khi người mua phải thanh toán cho người bán; không phải nộp đối với hàng nhập khẩu để thực hiện hợp đồng gia công cho thương nhân nước ngoài (và các trường hợp khác theo quy định) |
| 3 | Chứng từ vận tải (vận đơn đường biển, đường hàng không, đường sắt hoặc chứng từ tương đương) | Bắt buộc |
| 4 | Tờ khai trị giá hải quan | Theo quy định về trị giá hải quan |
| 5 | Giấy phép nhập khẩu | Nếu hàng hoá thuộc diện phải có giấy phép |
| 6 | Giấy thông báo miễn kiểm tra / kết quả kiểm tra chuyên ngành | Nếu hàng hoá thuộc diện kiểm tra chuyên ngành |
| 7 | Chứng từ chứng nhận xuất xứ (C/O) | Chỉ khi muốn hưởng thuế suất ưu đãi đặc biệt theo các FTA (EVFTA, CPTPP, RCEP, ACFTA…); hàng chịu thuế MFN thông thường không cần C/O |
| 8 | Hợp đồng uỷ thác | Trường hợp uỷ thác nhập khẩu |
| 9 | Chứng từ của FDI thực hiện quyền nhập khẩu: Giấy chứng nhận đầu tư về hoạt động mua bán hàng hoá có đăng ký quyền nhập khẩu (hoặc chứng từ tương đương) | Doanh nghiệp FDI thực hiện quyền nhập khẩu — nộp 01 lần đầu tại cùng một cơ quan hải quan; khai tại ô “Số giấy phép” (điểm m khoản 2 Điều 16, bổ sung bởi Thông tư 121/2025/TT-BTC; Công văn 6737/CHQ-GSQL ngày 27/01/2026 của Cục Hải quan) |
Chứng từ điện tử quốc tế và ASEAN: có giá trị như chứng từ giấy
Điểm mới đáng chú ý của NĐ 336/2026/NĐ-CP là khung pháp lý đầy đủ cho chứng từ điện tử xuyên biên giới:
- Giá trị pháp lý ngang chứng từ giấy: thông tin, chứng từ điện tử trao đổi theo thỏa thuận/điều ước quốc tế có giá trị pháp lý như chứng từ giấy khi (1) đáp ứng đầy đủ điều kiện của thỏa thuận/điều ước, (2) được công nhận có giá trị như chứng từ giấy tại thỏa thuận/điều ước, và (3) đáp ứng điều kiện chứng từ điện tử tại khoản 3 Điều 14 Nghị định (Điều 45).
- Dùng để thông quan: thông tin và chứng từ điện tử trao đổi qua cơ chế một cửa ASEAN được cơ quan hải quan sử dụng để thông quan hàng hóa xuất nhập khẩu, quá cảnh và trao đổi, chia sẻ với các bộ quản lý ngành/lĩnh vực (Điều 46.3).
- Phạm vi áp dụng: các bộ liên quan phối hợp trao đổi thông tin chứng từ xuất xứ hàng hóa điện tử, giấy kiểm dịch điện tử, chứng từ vận tải và các chứng từ thương mại liên quan khác với các nước thành viên ASEAN và các quốc gia/vùng lãnh thổ khác qua Cổng (Điều 47.2).
Ý nghĩa thực tiễn với hồ sơ nhập khẩu: C/O điện tử (e-C/O) và giấy kiểm dịch điện tử trao đổi qua cơ chế một cửa ASEAN hoặc theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên có thể được dùng trực tiếp trong hồ sơ hải quan, người khai không phải nộp bản giấy. Điều này củng cố quy định hiện có của Thông tư 121/2025/TT-BTC: không phải nộp chứng từ nếu chứng từ đã được cơ quan có thẩm quyền của nước xuất khẩu gửi dưới dạng điện tử thông qua Cổng một cửa ASEAN hoặc cổng trao đổi theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên [CẦN XÁC MINH: phạm vi và danh sách các điều ước/quốc gia đã triển khai trao đổi chứng từ điện tử thực tế tại thời điểm viết].
Những chứng từ đã bị loại khỏi danh mục
So với quy định trước đây, bộ hồ sơ nhập khẩu hiện hành đã loại bỏ: hợp đồng nhập khẩu, chứng thư giám định, văn bản xác định trước mã số/trị giá hải quan, và cụm “các chứng từ khác” chung chung. Doanh nghiệp cần kiểm tra lại mọi checklist cũ đang lưu hành nội bộ — nhiều checklist trên mạng vẫn liệt kê các chứng từ đã bị loại này.
Phiếu đóng gói (packing list) có bắt buộc không?
Không. Phiếu đóng gói (packing list) không nằm trong danh mục bắt buộc của Điều 16 — đây là chứng từ hỗ trợ việc kiểm tra thực tế và khai trị giá theo thực tiễn của forwarder, không nên “luật hoá” thành yêu cầu bắt buộc trong quy trình nội bộ.
Nộp hồ sơ khi nào, bằng hình thức nào?
Về thời điểm nộp chứng từ (Điều 25.3 Luật Hải quan; Điều 18 Thông tư 38/2015/TT-BTC): khi khai hải quan điện tử, người khai chỉ phải nộp chứng từ giấy khi cơ quan hải quan tiến hành kiểm tra hồ sơ hoặc kiểm tra thực tế; không phải nộp chứng từ đã có trên hệ thống một cửa quốc gia. Điểm mới của Thông tư 121/2025/TT-BTC (hiệu lực 01/02/2026): không phải nộp chứng từ nếu chứng từ đã được cấp trên Cổng thông tin một cửa quốc gia, Cổng dịch vụ công trực tuyến, hoặc do cơ quan có thẩm quyền của nước xuất khẩu gửi dưới dạng điện tử thông qua Cổng một cửa ASEAN hoặc cổng trao đổi theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
Theo NĐ 336/2026/NĐ-CP, chứng từ thuộc hồ sơ hành chính theo cơ chế một cửa quốc gia là chứng từ điện tử, chứng từ giấy (Điều 14.1); chứng từ điện tử phải đáp ứng điều kiện về định dạng mẫu, giá trị pháp lý theo pháp luật giao dịch điện tử, yêu cầu của pháp luật chuyên ngành và có chữ ký số khi thủ tục yêu cầu (Điều 14.3). Chứng từ giấy vẫn được nộp khi pháp luật chuyên ngành yêu cầu bản giấy, hoặc khi Cổng/hệ thống xử lý chuyên ngành gặp sự cố (Điều 14.4).
Điểm mới về truy cập hệ thống: người sử dụng đăng ký tài khoản và chữ ký số trên Cổng thông tin một cửa quốc gia hoặc sử dụng tài khoản định danh điện tử được cấp qua ứng dụng định danh quốc gia VNeID để đăng ký, truy cập hệ thống (Điều 11.1). [CẦN XÁC MINH: Bộ Tài chính đã có công bố Danh mục thủ tục và thời điểm áp dụng theo cơ chế một cửa quốc gia (Điều 10.1.a) tại thời điểm viết hay chưa.]
Lưu ý về chuyển tiếp kỹ thuật: Nghị định không quy định riêng số phận hồ sơ đã nộp trước 15/10/2026. Điều 49.1 chỉ quy định ân hạn kỹ thuật tối đa 01 năm (đến 15/10/2027) cho hệ thống xử lý chuyên ngành của các bộ chưa đáp ứng chuẩn phản hồi kết quả; việc áp dụng thủ tục nào, thời điểm nào theo công bố của Bộ trưởng Bộ Tài chính (Điều 49.2).
Phân biệt: hồ sơ nộp cho hải quan và hồ sơ lưu trữ tại doanh nghiệp
Hai danh mục này thường bị trộn lẫn. Điều 16a Thông tư 38/2015/TT-BTC (sửa đổi bởi khoản 6 Điều 1 Thông tư 39/2018/TT-BTC và khoản 5 Điều 1 Thông tư 121/2025/TT-BTC, hiệu lực 01/02/2026) quy định danh mục hồ sơ người khai hải quan phải lưu trữ tại doanh nghiệp, gồm: tờ khai hải quan; giấy phép xuất khẩu/nhập khẩu và phiếu theo dõi trừ lùi; giấy đăng ký kiểm tra chuyên ngành; giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành; hợp đồng mua bán (gồm hợp đồng gia công, phụ lục); chứng từ đủ điều kiện xuất nhập khẩu theo pháp luật đầu tư; hoá đơn thương mại; vận đơn… Danh mục lưu trữ (Điều 16a) khác danh mục hồ sơ nộp cho cơ quan hải quan (Điều 16) — không được trộn lẫn khi xây dựng quy trình nội bộ.
Lỗi thường gặp khi chuẩn bị chứng từ
- “C/O bắt buộc cho mọi lô hàng” — sai. C/O chỉ bắt buộc khi doanh nghiệp muốn hưởng thuế suất ưu đãi đặc biệt theo FTA; hàng chịu thuế MFN thông thường không cần.
- “Khai điện tử là phải nộp toàn bộ chứng từ giấy ngay” — sai. Chỉ nộp khi cơ quan hải quan kiểm tra hồ sơ/thực tế; miễn nộp nếu chứng từ đã có trên một cửa quốc gia/ASEAN.
- Hàng kiểm tra chuyên ngành không có giấy thông báo kết quả/miễn kiểm tra — hàng sẽ không được thông quan (Điều 37.4 Luật Hải quan). Đây là “cửa tử” của nhiều lô thực phẩm, mỹ phẩm, thiết bị điện, đồ chơi trẻ em.
- Sai lệch trị giá trên hoá đơn — là căn cứ để ấn định thuế và xử phạt theo Điều 10 Nghị định 169/2026/NĐ-CP (tuỳ giai đoạn phát hiện: trong thông quan, trong 60 ngày không phạt, quá 60 ngày phạt 10%, bị phát hiện phạt 20%). [CẦN XÁC MINH: nội dung Điều 10 NĐ 169/2026/NĐ-CP tại thời điểm viết — trích nguyên văn từ bản thảo trước.]
- Doanh nghiệp FDI thực hiện quyền nhập khẩu (quy định áp dụng từ 01/02/2026): nhiều doanh nghiệp chưa cập nhật điểm m khoản 2 Điều 16, dẫn đến vướng mắc khi làm thủ tục.
Doanh nghiệp cần xây dựng checklist chứng từ chuẩn cho từng loại hình nhập khẩu (kinh doanh, gia công, sản xuất xuất khẩu, doanh nghiệp chế xuất) có thể liên hệ đội ngũ luật sư của FLAT Law Firm qua trang liên hệ để được hỗ trợ.
Câu hỏi thường gặp
Hồ sơ hải quan nhập khẩu tối thiểu gồm những gì?
Tờ khai hải quan, chứng từ vận tải và hoá đơn thương mại (khi người mua phải thanh toán cho người bán) là ba chứng từ cốt lõi. Các chứng từ còn lại áp dụng “tuỳ từng trường hợp” theo Điều 24 Luật Hải quan.
NĐ 336/2026/NĐ-CP có làm thay đổi danh mục hồ sơ không?
Không. Điều 13.5 NĐ 336/2026/NĐ-CP quy định việc thực hiện thủ tục theo cơ chế một cửa quốc gia, cơ chế một cửa ASEAN không làm thay đổi thẩm quyền, điều kiện, thành phần hồ sơ, trình tự, thủ tục, thời hạn giải quyết theo pháp luật chuyên ngành. Nghị định chỉ đổi kênh thực hiện (điện tử qua Cổng), danh mục 9 nhóm chứng từ theo Điều 16 Thông tư 38/2015/TT-BTC vẫn giữ nguyên.
Hàng nhập khẩu có bắt buộc phải có C/O không?
Không. C/O chỉ cần khi doanh nghiệp muốn hưởng thuế suất ưu đãi đặc biệt theo các hiệp định thương mại tự do (EVFTA, CPTPP, RCEP, ACFTA…).
C/O điện tử (e-C/O) có giá trị như bản giấy không?
Có, khi đáp ứng điều kiện: (1) trao đổi theo thỏa thuận/điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, (2) được công nhận có giá trị như chứng từ giấy tại thỏa thuận/điều ước đó, và (3) đáp ứng điều kiện chứng từ điện tử tại khoản 3 Điều 14 NĐ 336/2026/NĐ-CP (Điều 45). Cơ quan hải quan sử dụng chứng từ điện tử trao đổi qua cơ chế một cửa ASEAN để thông quan (Điều 46.3).
Khai điện tử có phải nộp chứng từ giấy ngay không?
Không. Chỉ nộp chứng từ giấy khi cơ quan hải quan tiến hành kiểm tra hồ sơ hoặc kiểm tra thực tế; không phải nộp chứng từ đã có trên hệ thống một cửa quốc gia hoặc Cổng một cửa ASEAN.
Packing list có phải chứng từ bắt buộc?
Không. Packing list không nằm trong danh mục bắt buộc của Điều 16 Thông tư 38/2015/TT-BTC — đây là chứng từ hỗ trợ theo thực tiễn nghiệp vụ.
Thông tin trên chỉ mang tính tham khảo, không phải tư vấn pháp lý.
Thông tin mang tính tham khảo, không phải tư vấn pháp lý. Nội dung do AI Legal Council kiểm tra chất lượng, chưa được luật sư người thật duyệt.