Doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên bắt buộc phải đăng ký nội quy lao động — không chỉ ban hành nội bộ là đủ. Nhiều doanh nghiệp bị xử phạt vì ban hành nội quy nhưng quên đăng ký, hoặc đăng ký quá thời hạn 10 ngày. Bài viết hướng dẫn chi tiết hồ sơ, nơi nộp và thời hạn theo Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 145/2020/NĐ-CP (cập nhật cơ quan tiếp nhận sau sáp nhập: Sở Nội vụ).
Ai phải đăng ký nội quy lao động?
Theo khoản 1 Điều 119 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải đăng ký nội quy lao động tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi đăng ký kinh doanh.
Sau sắp xếp bộ máy từ 01/7/2025 (Nghị định 129/2025/NĐ-CP), “cơ quan chuyên môn về lao động” hiện là cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc UBND cấp tỉnh — tức Sở Nội vụ (theo Cổng Dịch vụ công quốc gia, mã thủ tục 2.001955). Trường hợp sử dụng dưới 10 người lao động: không bắt buộc ban hành nội quy bằng văn bản, nhưng phải thỏa thuận nội dung về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động (khoản 1 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP).
Hồ sơ đăng ký gồm những gì? (Điều 120 BLLĐ)
Người sử dụng lao động chuẩn bị 01 bộ hồ sơ gồm:
1. Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động (pháp luật không quy định mẫu cố định);
2. Nội quy lao động đã ban hành;
3. Văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở);
4. Các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (nếu có).
Lưu ý quan trọng: trước khi ban hành, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở nơi có tổ chức (khoản 1 Điều 41 Nghị định 145/2020/NĐ-CP). Sau khi ban hành, nội quy phải được gửi đến từng tổ chức đại diện người lao động, thông báo đến toàn bộ người lao động và niêm yết nội dung chính tại những nơi cần thiết ở nơi làm việc.
Thời hạn nộp và thời hạn giải quyết
Thời hạn nộp: trong 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đăng ký (khoản 2 Điều 119). Không có “hạn nộp chung” cố định hằng năm — thời hạn tính từ ngày ban hành của từng doanh nghiệp.
Cách thức nộp: trực tiếp, trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công, hoặc qua bưu chính. Phí, lệ phí: 0 đồng.
Thời hạn giải quyết: trong 07 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ, nếu nội dung nội quy có quy định trái pháp luật, cơ quan tiếp nhận sẽ thông báo, hướng dẫn sửa đổi, bổ sung và đăng ký lại (khoản 3 Điều 119).
Doanh nghiệp có chi nhánh đa địa bàn (khoản 4 Điều 119): gửi nội quy lao động đã được đăng ký đến cơ quan chuyên môn về lao động (nội vụ) thuộc UBND cấp tỉnh nơi đặt chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh.
Nội quy lao động phải có những nội dung gì?
Theo khoản 2 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, nội quy lao động gồm các nội dung chủ yếu: thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi; trật tự tại nơi làm việc; an toàn, vệ sinh lao động; phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc và trình tự, thủ tục xử lý; bảo vệ tài sản, bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ; trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác; các hành vi vi phạm kỷ luật và hình thức xử lý tương ứng; trách nhiệm vật chất.
Câu hỏi thường gặp
Quên đăng ký nội quy lao động có bị phạt không?
Có. Không đăng ký nội quy lao động khi thuộc diện bắt buộc là vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động (xử phạt theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP).
Nội quy bị yêu cầu sửa đổi thì xử lý thế nào?
Trong 07 ngày làm việc, cơ quan tiếp nhận thông báo nội dung trái pháp luật; doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung và thực hiện đăng ký lại theo hướng dẫn.
Thay đổi nội quy đã đăng ký có phải đăng ký lại không?
Có — khi sửa đổi, bổ sung nội quy lao động, doanh nghiệp thực hiện lại thủ tục đăng ký đối với nội dung sửa đổi trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy sửa đổi.
Căn cứ pháp lý
Bộ luật Lao động 45/2019/QH14 (hợp nhất VBHN 18/VBHN-VPQH 2026) — Điều 118, 119, 120; Nghị định 145/2020/NĐ-CP — Điều 41, 69; Nghị định 129/2025/NĐ-CP (phân định thẩm quyền). Nội dung đối chiếu tại ngày 15/10/2026.
Xem thêm: Nội quy lao động của doanh nghiệp tại Việt Nam; Checklist xây dựng nội quy lao động đúng luật; Thỏa ước lao động tập thể và nội quy lao động: phân biệt và áp dụng
Cần soạn thảo và đăng ký nội quy lao động đúng luật? Liên hệ FLAT Law Firm.
Bài viết mang tính tham khảo chung, không thay thế tư vấn pháp lý cho từng trường hợp cụ thể. Nội dung do AI soạn thảo, đang chờ Hội đồng QA (FLAW AI Legal Council) rà soát; chưa được luật sư người thật xem xét.