招到优秀的专家只是走完了一半路。另一半——也是最容易栽跟头的一半——是按时办妥工作许可材料，让专家能合法在越南开始工作。2025年8月7日起，第219/2025号政令正式生效，取代了整个旧框架（第152/2020号和第70/2023号政令），其中最重要的变化是：说明使用外国劳动者需求的报告已并入同一套工作许可申请材料——企业不再像以前那样分两步走（按旧第152/2020号政令须提前至少30天单独报需求）。
本清单面向正在准备迎接外国专家、管理人员或技术工人的人事、法务和管理层。每一项都附法律依据和实务提示。缺一份文件，材料就可能被退回，企业至少多花一轮补正的时间——而专家预计的到岗日期可不等人。
目录
- 1. 本清单适用对象与使用时机
- 2. 第0步：确认劳动者是否需要办证
- 3. 工作许可申请10项材料清单
- 4. 领事认证与翻译：一次做对
- 5. 向哪里提交、要多久
- 6. 最常见的4个退件原因
- 7. 获批之后：续期、重办与通知义务
- 8. 常见问题
- 9. 什么时候请律师预审材料
- 参考资料
1. 本清单适用对象与使用时机
三类主要对象：(i)即将与外国专家签订劳动合同的外资或内资企业；(ii)外国母公司向越南商业存在（代表处、分公司、子公司）派遣人员的企业；(iii)外国承包商为在越投标项目带来专家的企业。
使用时机是确定人选后、敲定到岗日期前。现实原因是：申请须在外国劳动者预计开始工作之日前60天内、但不少于10天提交（第219/2025号政令第22条第1款）。很多企业签完专家合同才开始准备材料，结果发现国外体检证明要办领事认证得花几周——合同里的到岗日期就成了不可能任务。
标记方法：☐未做 · ☑已完成 · ⚠需律师审核。
2. 第0步：确认劳动者是否需要办证
准备材料前，先确认该劳动者不属于第219/2025号政令第7条规定的免办工作许可情形。企业最常遇到的是：一年内在越工作不足90天的外国劳动者；出资额30亿越南盾以上的有限责任公司所有人或出资成员；出资额30亿越南盾以上的股份公司董事会成员。
属于免办情形的，无需申请工作许可，但用人单位仍须向主管机关办理通知手续——跳过这一步仍可能被处罚。不属于免办的，继续按下面根据第219/2025号政令第18条材料构成制定的10项清单准备。
3. 工作许可申请10项材料清单
说明：第1–7项对应第219/2025号政令第18条的7组文件；第8–10项是根据提交实践补充的操作项（不属于第18条的7组）。
第1项：需求说明与许可申请文件（03号表格）☐
- 做什么：用人单位按第219/2025号政令附发的03号表格，编制说明使用外国劳动者需求的报告兼工作许可申请，由法定代表人签字盖章。
- 为什么：这是第219/2025号政令最大的变化：需求说明报告程序（以前单独办理）现已并入工作许可申请材料（第18条第1款）。一份文件同时承载两项内容。
- 怎么做：完整填报工作岗位、职务、工作形式、预计工作期限、工作地点。填报信息须与证明材料一致——主管机关会交叉核对。
- 注意：⚠03号表格由企业自行对真实性负责。申报岗位与证明文件对不上（如申报"专家"却只能提供技术工人的证明）是常见的被要求补正理由。
第2项：体检证明 ☐
- 做什么：准备有资质的医疗机构出具的体检证明。
- 为什么：证明劳动者身体适合工作的必备文件，列于第219/2025号政令第18条。
- 怎么做：如越南与该国或地区有相互承认的条约或协议，可使用外国有资质医疗机构出具的体检证明，自签发之日起12个月内使用。如体检结果已在诊疗活动管理信息系统或国家医疗数据库联网共享，则无需提交纸质件。
- 注意：看准签发日期——超过12个月的体检证明已失效，须重检。专家还在国外的，应先与企业确认相互承认条件，避免在不被认可的机构体检。
第3项：有效护照 ☐
- 做什么：提交外国劳动者有效护照的复印件。
- 为什么：涉及外国人的所有行政档案必备的身份文件。
- 怎么做：现场提交时出示原件核对，或提交经认证的复印件。确保护照有效期覆盖在越预计全部工作时间——护照快到期意味着拿到许可后，劳动者还得换护照并更新居留文件。
- 注意：如专家在等待审批期间换了新护照，须及时告知受理机关，使许可上的信息与现行护照一致。
第4项：无犯罪记录证明或同等文件 ☐
- 做什么：准备外国或越南主管机关出具的无犯罪记录证明（或证明劳动者未在服刑、无未消除的犯罪记录、未被追究刑事责任的同等文件）。
- 为什么：主管机关据此评估劳动者的品行——办证条件之一。
- 怎么做：文件须在提交申请之日前6个月内签发。已在越居留的劳动者可在越南申请。特别地，如已按第219/2025号政令第6条第3款办理无犯罪记录与工作许可的联办手续，申请材料中无需提交该文件。
- 注意：⚠如需在国外办理（含领事认证），这是整套材料中最耗时的。确定人选就立即启动，不要等其他文件齐了才做。
第5项：2张4×6彩色照片 ☐
- 做什么：准备2张4cm x 6cm彩色照片，白底、正面、露头、不戴眼镜。
- 为什么：贴在工作许可上并存档管理。
- 怎么做：新拍、合规。旧照片、尺寸不对或戴墨镜都可能被要求重拍。
- 注意：听着简单，但不少材料因蓝底或3×4尺寸被退回。提交前核对规格。
第6项：证明工作形式的文件 ☐
- 做什么：根据外国劳动者的工作形式准备相应文件。
- 为什么：政令区分多种工作形式（劳动合同、内部调动、履行经济合同、提供服务等），每种在第18条有各自的证明文件。
- 怎么做：例如，被派往越南商业存在工作的，需外国用人单位的派遣函及在入境越南前已连续聘用至少12个月的确认（第219/2025号政令第2条第1款b项）。拟直接签劳动合同的，以劳动合同草案（非已签署合同）为依据——正式合同在工作许可签发后、劳动者到岗前签署。
- 注意：一开始就要定准工作形式——它决定第6项和第7项整组文件。定错形式是提交后最难补救的错误。
第7项：证明符合岗位要求的文件（第19条）☐
- 做什么：准备证明劳动者符合申报岗位（管理人员、执行董事、专家或技术工人）标准的文件。
- 为什么：这是专业能力的证明——主管机关据此确定许可上载明的岗位。
- 怎么做：对照第219/2025号政令第19条各岗位的具体标准（学历、工作经验、执业资格如有）。外国出具的文件须领事认证并公证译文（见下文第4节）。
- 注意：⚠许可上载明的岗位限定了劳动者在越合法工作的范围。为求易批而申报低于实际的岗位，可能在主管部门检查外国用工时惹麻烦。
第8项：用人单位的文件 ☐
- 做什么：准备使用外国劳动者的企业的营业执照（或同等经营许可）。
- 为什么：证明用人单位的法人资格和经营范围——主管机关据此评估使用外国劳动者需求的真实性。这不属于第18条的7组文件，是受理机关实践中常要求的补充文件。
- 怎么做：提交有效的经认证复印件，载明现行名称、总部地址和法定代表人。企业刚变更登记的，用最新版本。
- 注意：劳动者申报的工作地点须与企业登记的经营地点相符。
第9项：工作许可规费 ☐
- 做什么：按受理地省级人民议会的规定缴纳规费。
- 为什么：履行完财务义务材料才会被受理。
- 怎么做：各省市收费标准不同，须查询提交地现行收费表。保留缴费收据以备核对。规费不属于第18条的7组文件，政令未规定统一数额。
- 注意：少缴或缴错标准是行政性但常见的材料被搁置原因。
第10项：提交前交叉核对全套材料 ☐
- 做什么：交叉核对所有文件：劳动者姓名在所有文件上一致；03号表格上的岗位与证明文件相符；各文件有效期（体检12个月、无犯罪记录6个月）至提交日仍有效；译文公证齐全。
- 为什么：被退回的材料多数不是缺文件，而是文件之间信息不一致——如护照上的译名与学历证书不同，或03号表格上的职务与任命决定不同。
- 怎么做：做一页对照表，列出每份文件及关键字段，逐项打勾确认已相符。核对人应与准备人不同。
- 注意：⚠30分钟的交叉审核可节省10天补正时间。
4. 领事认证与翻译：一次做对
外国机关、组织出具的文件——学历证书、工作经验证明、外国无犯罪记录、外国体检证明——须办理领事认证，越南参加的国际条约规定免除的除外。认证后，所有外文文件须翻译成越南文并公证译文。
正确顺序：先在出具国办领事认证，再到越南翻译公证。顺序反了就得重做。专家还在国外的，企业应提前发去需认证的文件清单和授权书范本（如需代办）——各国认证流程不同，通常需要1到3周。
5. 向哪里提交、要多久
工作许可申请提交到外国劳动者预计工作地的劳动主管机关——机构改革后现为各省市内务厅（原劳动荣军社会厅）。企业可现场提交、邮寄或按地方规定通过公共服务门户在线提交。
时限：在预计开始工作之日前60天内、但不少于10天提交申请（第219/2025号政令第22条第1款）。主管机关在收到完整有效材料后10个工作日内发证。材料不全会收到补正通知——每轮补正都重新计时，所以清单第10项不是形式。
工作许可最长2年，可续期一次、最长2年（2019年《劳动法》第155条）。获批后，外国劳动者还需办理签证和暂住证——工作许可是工作合法化，不替代居留文件。
6. 最常见的4个退件原因
错误1：跳过免办情形判断。给属于免办的劳动者（如工作不足90天的专家）准备全套许可材料，既费时又程序错误——这种情况只需办通知。
错误2：提交时文件已过期。8个月前开的无犯罪记录、13个月前做的体检——都已失效。从计划提交日倒推，排好每种文件的办理时间。
错误3：文件之间信息不一致。护照、学历证书和03号表格上的姓名译法不同；职务不统一。名字长、中间名多的专家尤其常见。
错误4：提交时间离到岗日期太近。卡着第10天提交，一轮补正就误了日期。稳妥的做法是在60天窗口的第30到45天之间提交。
7. 获批之后：续期、重办与通知义务
到期还需用人的，办续期：续期申请须在到期前至少10天、至多45天提交（第219/2025号政令第28条）。错过窗口就不能续期，只能从头办新证。
工作许可在2019年《劳动法》第156条规定的情形下失效，包括期限届满、劳动合同终止、内容与实际不符等。失效时，用人单位负责收回并交还发证机关。
一个常被遗忘的义务：与外国劳动者解除劳动合同时，企业须按规定办理解除许可效力的手续和通知，同时注意劳动者离职后的居留义务。
8. 常见问题
外国专家的工作许可要办多久？ 用人单位须在外国劳动者预计开始工作之日前60天内、但不少于10天提交申请（第219/2025号政令第22条第1款）。主管机关在收到完整有效材料后10个工作日内决定。建议在窗口前期提交，预留补正时间。
国外出具的体检证明能用吗？ 可以，如果越南与出具国或地区有相互承认的条约或协议，且体检证明自签发之日起12个月内使用（第219/2025号政令第18条）。
超过6个月的无犯罪记录证明还有效吗？ 无效。无犯罪记录证明或同等文件须在提交申请之日前6个月内签发。如已按第219/2025号政令第6条第3款办理无犯罪记录与工作许可的联办手续，则无需提交该文件。
专家只在越南工作2个月需要工作许可吗？ 不需要，如果一年内累计工作时间不足90天（第219/2025号政令第7条第13款a项）且属于免办工作许可的情形。但用人单位仍须至少提前3个工作日通知主管机关。
错过工作许可续期怎么办？ 续期申请须在许可到期前至少10天、至多45天提交。逾期则不能续期，须重新办理新证。持过期许可工作可能使用人单位面临行政处罚。
专家的学历证书需要领事认证吗？ 外国机关出具的文件（学历证书、工作经验证明、外国无犯罪记录等）须办理领事认证，越南参加的国际条约规定免除的除外，然后翻译成越南文并公证译文。
9. 什么时候请律师预审材料
标准案件——专家直接签劳动合同、文件齐全——人事按本清单完全可以自己办。但三种情形建议提交前请律师预审：(i)工作形式复杂（集团内部调动、专家在多省做多个项目）；(ii)岗位处在分类边界（如"专家"与"技术工人"之间），因为分类决定整组证明文件；(iii)企业曾因使用外国劳动者被行政处罚、正被重点关注。
FLAT律师事务所协助外资企业在提交前预审全套工作许可材料：对照第219/2025号政令第19条核对岗位匹配度、检查外国文件的有效性与领事认证路线、制定与专家预计到岗日期衔接的提交时间表。致电热线0988424851，可对企业现有材料做快速评估。
参考资料
- 第45/2019/QH14号《劳动法》，2021年1月1日生效。
- 2025年8月7日第219/2025号政令（关于在越外国劳动者），2025年8月7日生效。
- 第219/2025号政令附发03号表格：说明使用外国劳动者需求的报告兼工作许可申请。
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2026-09-29 复核记录（V1/V2/V3 — 独立复核 2026年9月29日）
- V1 法律复核：PASS，修正1处重要错误。对照第219/2025号政令原文（vnlawfirm.vn、thuvienphapluat.vn英文版）。发现错误：三版均写"2026年1月1日生效"——错误；该政令第35条第1款：2025年8月7日生效。已在正文开头、frontmatter `legal_basis.effective`、参考资料三处修正（VI/EN/ZH同步）。其余引用均核实无误：第18条（7款、03号表格并入需求说明）、第19条（岗位标准）、第22条第1款（提前60天内、不少于10天；10个工作日办结）、第28条（续期提前10–45天）、第29条（续期一次、最长2年）、第7条第13款a项（一年不足90天；提前3个工作日通知——第9条第4款）、第6条第3款（无犯罪记录联办）、第18条第6款a项/第2条第1款b项（内部调动：派遣函+入境前连续12个月聘用）、《劳动法》第155/156条。
- V2 语言复核：PASS。简体自然大陆法律商务文风，非机器翻译；数字、引文、FAQ（6/6）与VI/EN完全一致。
- V3 技术复核：PASS。YAML可解析；单一H1；rank_math标题/描述在限值内；无内部标记；热线0988424851正确；`jpv-language-links`含class。
- 结论：PASS（生效日期修正后）。署名：FLAT律师事务所。
