Tình huống: một nhà đầu tư Đức đang ở Berlin chuẩn bị hồ sơ xin cấp Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (IRC). Đơn vị tư vấn yêu cầu gửi hộ chiếu “đã hợp pháp hóa lãnh sự”. Anh mang hộ chiếu đến cơ quan lãnh sự và được trả lời: hộ chiếu không thuộc diện làm hợp pháp hóa lãnh sự. Vậy quy định thực sự về hộ chiếu của nhà đầu tư trong hồ sơ đầu tư là gì?
Căn cứ pháp lý: hộ chiếu là tài liệu tư cách pháp lý
Theo điểm b khoản 1 Điều 32 Nghị định 96/2026/NĐ-CP, hồ sơ đề nghị thực hiện dự án đầu tư phải có tài liệu về tư cách pháp lý của nhà đầu tư — đối với nhà đầu tư là cá nhân nước ngoài, đó chính là hộ chiếu. Điểm mấu chốt nhiều người nhầm: hộ chiếu KHÔNG phải hợp pháp hóa lãnh sự. Điều 6 Thông tư 01/2020/TT-BTP của Bộ Tư pháp quy định rõ: các giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp cho cá nhân như hộ chiếu, thẻ căn cước, thẻ thường trú, thẻ cư trú, giấy phép lái xe… thì không phải hợp pháp hóa lãnh sự khi chứng thực bản sao từ bản chính. Cùng điều này cũng quy định: trường hợp yêu cầu chứng thực chữ ký người dịch trên bản dịch các giấy tờ này cũng không phải hợp pháp hóa lãnh sự. Nói cách khác, với hộ chiếu, thủ tục cần làm là chứng thực bản sao từ bản chính (tại tổ chức hành nghề công chứng hoặc UBND có thẩm quyền), không phải chuỗi hợp pháp hóa lãnh sự.
Dịch thuật: khi nào cần, khi nào không
Khoản 2 Điều 5 Nghị định 96/2026/NĐ-CP yêu cầu tài liệu bằng tiếng nước ngoài phải có bản dịch tiếng Việt kèm theo. Tuy nhiên, hộ chiếu hiện nay hầu hết được thể hiện song ngữ (tiếng bản địa kèm tiếng Anh), nên thực tiễn nhiều cơ quan đăng ký đầu tư chấp nhận bản sao chứng thực mà không đòi bản dịch. Với hộ chiếu chỉ thể hiện đơn ngữ (không có tiếng Anh), nhà đầu tư nên dịch sang tiếng Việt và chứng thực chữ ký người dịch theo Luật Công chứng 2024/QH15 (có hiệu lực từ 01/7/2025, thay thế Luật Công chứng 2014 đã hết hiệu lực). Dù có dịch hay không, nguyên tắc bất di bất dịch: họ tên, số hộ chiếu, ngày cấp, ngày hết hạn trên bản dịch phải khớp tuyệt đối với mọi tài liệu khác trong hồ sơ (quyết định đầu tư, đề xuất dự án, xác nhận số dư).
Thời hạn: hộ chiếu phải còn hiệu lực — và nên còn hạn dài
Pháp luật không quy định cụ thể hộ chiếu của nhà đầu tư phải còn thời hạn tối thiểu bao nhiêu tháng tại thời điểm nộp hồ sơ (nội dung này chưa xác minh được quy định cứng, không nên tự suy diễn con số). Điều chắc chắn: hộ chiếu phải còn hiệu lực khi nộp hồ sơ và trong suốt quá trình giải quyết. Thực tiễn tư vấn cho thấy nhà đầu tư nên đảm bảo hộ chiếu còn hạn đủ dài — bởi nếu hộ chiếu hết hạn và phải đổi giữa chừng, thông tin nhà đầu tư trên IRC (số hộ chiếu, ngày cấp) sẽ không còn khớp, phát sinh thủ tục điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư. Đổi hộ chiếu trước khi nộp hồ sơ luôn rẻ hơn điều chỉnh IRC sau này.
Thực tiễn áp dụng: xác nhận trước với cơ quan tiếp nhận
Điểm b khoản 1 Điều 6 Nghị định 96/2026/NĐ-CP cấm cơ quan tiếp nhận yêu cầu nhà đầu tư nộp thêm giấy tờ ngoài danh mục do Luật Đầu tư và Nghị định quy định — đây là “lá chắn” pháp lý khi bị đòi hỏi thêm. Nhưng trên thực tế, cách hiểu “bản sao hợp lệ” và yêu cầu về bản dịch vẫn khác nhau giữa các địa phương. Nhà đầu tư ở nước ngoài thường nộp bản sao hộ chiếu được chứng nhận tại nước sở tại; nhà đầu tư đang ở Việt Nam thường nộp bản sao có chứng thực trong nước. Cách an toàn nhất: gửi email xác nhận trước với cơ quan đăng ký đầu tư nơi nộp hồ sơ về hình thức hộ chiếu họ chấp nhận, tránh bị trả hồ sơ vì một chi tiết hình thức.
Câu hỏi thường gặp
Hộ chiếu của nhà đầu tư có cần hợp pháp hóa lãnh sự không?
Không. Theo Điều 6 Thông tư 01/2020/TT-BTP, hộ chiếu do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp không phải hợp pháp hóa lãnh sự khi chứng thực bản sao từ bản chính; chứng thực chữ ký người dịch trên bản dịch hộ chiếu cũng không cần hợp pháp hóa lãnh sự.
Hộ chiếu song ngữ (tiếng Anh) có cần dịch sang tiếng Việt không?
Pháp luật không miễn trừ bằng văn bản cụ thể (chưa xác minh), nhưng thực tiễn nhiều cơ quan chấp nhận hộ chiếu song ngữ mà không đòi bản dịch. Để chắc chắn, nhà đầu tư có thể dịch công chứng/chứng thực một lần — chi phí thấp nhưng loại trừ rủi ro bị yêu cầu bổ sung.
Hộ chiếu còn 3 tháng nữa hết hạn, có nộp hồ sơ được không?
Không có quy định cứng về thời hạn tối thiểu còn lại (chưa xác minh). Thực tiễn khuyến nghị gia hạn hộ chiếu trước khi nộp, vì đổi hộ chiếu sau khi có IRC sẽ kéo theo thủ tục điều chỉnh thông tin nhà đầu tư.
Nhà đầu tư Việt Nam cùng góp vốn thì dùng giấy tờ gì?
Dùng Thẻ căn cước/Căn cước công dân (bản sao có chứng thực). Hộ chiếu là giấy tờ tư cách pháp lý dành cho nhà đầu tư nước ngoài là cá nhân.
Bài viết liên quan
- Tai nạn do công nhân vi phạm quy trình: công ty có được miễn trách?
- Đăng ký lưu hành thuốc thú y tại Việt Nam: hồ sơ, cơ quan thẩm định và thời hạn
- Chi phí giấy phép con năm đầu (PCCC, môi trường, ATTP…)
- Hợp đồng vay tài sản trong dân sự tại Việt Nam: lãi suất, hiệu lực và rủi ro
- Thuê mua tài chính tại Việt Nam: hợp đồng cho thuê tài chính và quyền của các bên
Nội dung phân tích được đối chiếu trực tiếp với quy định pháp luật Việt Nam hiện hành và thực tiễn giải quyết hồ sơ đầu tư nước ngoài (FDI) tại FLAT LAW FIRM.
