Lao động Đông Âu tại VN: giấy phép lao động, NĐ 219/2025

Thuê lao động Đông Âu (Ukraine, Ba Lan, Romania, Hungary…) làm việc tại Việt Nam phải tuân thủ quy định về lao động nước ngoài theo Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 219/2025/NĐ-CP (thay thế Nghị định 152/2020) — nguyên tắc: phải được chấp thuận nhu cầu sử dụng và cấp giấy phép lao động (GPLĐ) trước khi người lao động bắt đầu làm việc, trừ các trường hợp miễn GPLĐ.

Điều kiện sử dụng lao động nước ngoài

Điều 151 BLLĐ 2019 quy định người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam phải: đủ 18 tuổi trở lên, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ; có trình độ chuyên môn, kỹ thuật, tay nghề hoặc kinh nghiệm; có đủ sức khỏe; không phải người đang chấp hành hình phạt hoặc chưa được xóa án tích. Người sử dụng lao động chỉ được tuyển người nước ngoài vào vị trí mà người Việt Nam chưa đáp ứng được — đây là điều kiện tiên quyết thể hiện qua văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài của cơ quan có thẩm quyền. Thực tế với lao động Đông Âu, các vị trí phổ biến là chuyên gia kỹ thuật, quản lý dự án FDI, kỹ sư xây dựng và chuyên gia IT.

Thủ tục theo Nghị định 219/2025

Nghị định 219/2025/NĐ-CP thay thế toàn bộ Nghị định 152/2020 về lao động nước ngoài. Quy trình hai bước: (1) trước ít nhất 15 ngày dự kiến sử dụng, người sử dụng lao động báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và được chấp thuận bằng văn bản; (2) nộp hồ sơ đề nghị cấp GPLĐ — gồm văn bản chấp thuận, giấy chứng nhận sức khỏe, phiếu lý lịch tư pháp (hợp pháp hóa lãnh sự), văn bản chứng minh trình độ/kinh nghiệm, hộ chiếu. GPLĐ có thời hạn tối đa 2 năm và được gia hạn một lần với thời hạn tối đa 2 năm. Một số trường hợp được miễn GPLĐ nhưng vẫn phải báo cáo: thành viên góp vốn/chủ sở hữu, chuyên gia ODA, tình nguyện viên, và một số trường hợp theo điều ước quốc tế — doanh nghiệp không được tự ý cho là “miễn” mà không làm thủ tục xác nhận.

Rủi ro khi không tuân thủ

Sử dụng lao động nước ngoài không có GPLĐ hoặc không đúng với nội dung GPLĐ bị xử phạt vi phạm hành chính theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP (thay thế Nghị định 12/2022/NĐ-CP từ 10/09/2026): khoản 5 Điều 13 phạt người sử dụng lao động theo số lao động vi phạm — 30–45 triệu đồng (01–10 người), 45–60 triệu đồng (11–20 người), 60–75 triệu đồng (từ 21 người); khoản 3 Điều 13 phạt người lao động 15–25 triệu đồng và có thể bị trục xuất; dùng lao động không đúng nội dung GPLĐ bị phạt 5–10 triệu đồng mỗi người lao động (khoản 2 Điều 13, tổng mức phạt không quá 75 triệu đồng). Ngoài ra, hợp đồng lao động với người nước ngoài không có GPLĐ hợp lệ có nguy cơ bị tuyên vô hiệu, kéo theo tranh chấp về lương, BHXH và bồi thường. Với lao động Đông Âu sang theo diện chuyên gia dự án ngắn hạn, doanh nghiệp cần tính toán kỹ thời hạn GPLĐ và kế hoạch gia hạn — tránh để “hở” giấy phép giữa hai nhiệm kỳ công tác.

Checklist

Xác định vị trí công việc và chứng minh người Việt Nam chưa đáp ứng được.
Nộp giải trình nhu cầu sử dụng LĐ nước ngoài trước ít nhất 15 ngày.
Chuẩn bị hồ sơ GPLĐ: lý lịch tư pháp hợp pháp hóa, sức khỏe, chứng minh trình độ/kinh nghiệm.
Kiểm tra có thuộc diện miễn GPLĐ không — nếu có, làm thủ tục xác nhận miễn, không tự ý bỏ qua.
Theo dõi thời hạn GPLĐ (tối đa 2 năm) và nộp gia hạn đúng hạn.

Câu hỏi thường gặp

Nghị định 219/2025 thay thế văn bản nào?

Nghị định 219/2025/NĐ-CP thay thế toàn bộ Nghị định 152/2020/NĐ-CP về lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam và người Việt Nam làm việc cho tổ chức nước ngoài tại Việt Nam.

Giấy phép lao động có thời hạn bao lâu?

Tối đa 2 năm và được gia hạn một lần với thời hạn tối đa 2 năm. Hết thời hạn gia hạn phải làm thủ tục cấp mới nếu tiếp tục sử dụng.

Trường hợp nào được miễn giấy phép lao động?

Một số trường hợp như thành viên góp vốn, chủ sở hữu, chuyên gia ODA, tình nguyện viên… nhưng vẫn phải thực hiện thủ tục báo cáo/xác nhận với cơ quan có thẩm quyền, không được tự ý không làm gì.

Không có GPLĐ mà vẫn cho người nước ngoài làm việc thì sao?

Bị xử phạt vi phạm hành chính theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP: người sử dụng lao động bị phạt 30–75 triệu đồng tùy số lao động vi phạm (khoản 5 Điều 13), người lao động bị phạt 15–25 triệu đồng và có thể bị trục xuất (khoản 3 Điều 13); hợp đồng lao động có nguy cơ vô hiệu.

Phải xin chấp thuận nhu cầu trước bao lâu?

Trước ít nhất 15 ngày so với ngày dự kiến bắt đầu sử dụng lao động nước ngoài — đây là bước bắt buộc trước khi nộp hồ sơ cấp GPLĐ.

Doanh nghiệp có kế hoạch đưa chuyên gia Đông Âu sang Việt Nam nên khởi động thủ tục GPLĐ sớm — liên hệ FLAT Law Firm để được tư vấn trọn gói từ giải trình nhu cầu đến gia hạn giấy phép.

Nội dung trên chỉ mang tính thông tin chung, không phải tư vấn pháp lý cho vụ việc cụ thể. Quy định có thể được sửa đổi; vui lòng đối chiếu văn bản gốc của BLLĐ 2019 và Nghị định 219/2025 trước khi áp dụng. Bài viết đang chờ kiểm duyệt chất lượng nội bộ.

Bài viết đã được FLAW AI Legal Council kiểm tra chất lượng