Tình huống: Một công ty công nghệ vốn Nhật Bản vừa nhận đồng thời Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (IRC) và Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ERC) cho văn phòng tại quận Cầu Giấy, Hà Nội, với kế hoạch tuyển 40 kỹ sư trong quý đầu. Giám đốc người Nhật hỏi luật sư: “Chúng tôi đã có giấy phép — giờ phải làm gì, theo thứ tự nào, và nộp cho cơ quan nào tại Hà Nội?” Bài viết trả lời đúng câu hỏi đó.
Căn cứ pháp lý áp dụng tại thời điểm viết
Khung pháp lý chi phối giai đoạn sau cấp phép gồm: Luật Đầu tư số 143/2025/QH15 (Quốc hội thông qua ngày 11/12/2025, hiệu lực từ 01/3/2026, thay thế Luật Đầu tư 61/2020/QH14 đã hết hiệu lực cùng ngày) và Nghị định 96/2026/NĐ-CP (ban hành 31/3/2026) hướng dẫn thi hành; Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 (được sửa đổi bởi Luật số 76/2025/QH15, hiệu lực 01/7/2025). Các thủ tục thuế, hóa đơn, lao động, ngân hàng chịu sự điều chỉnh của các văn bản chuyên ngành liệt kê ở từng mục dưới đây, tất cả còn hiệu lực tại ngày 19/10/2026.
Lưu ý về bộ máy: sau đợt sắp xếp tổ chức đầu năm 2025, chức năng đăng ký kinh doanh/đăng ký đầu tư của Sở Kế hoạch và Đầu tư cũ (sáp nhập từ 01/3/2025) đã chuyển về Sở Tài chính; trong bài, “cơ quan đăng ký đầu tư tại Hà Nội” được hiểu là đầu mối này. Tương tự, ngành Thuế từ 01/3/2025 vận hành theo mô hình mới (Quyết định 381/QĐ-BTC ngày 26/2/2025): Tổng cục Thuế thành Cục Thuế, 63 Cục Thuế tỉnh/thành phố sắp xếp thành 20 Chi cục Thuế khu vực — doanh nghiệp tại Hà Nội làm việc với Chi cục Thuế khu vực quản lý địa bàn và Đội Thuế cấp huyện nơi đặt trụ sở.
10 thủ tục phải làm ngay — trình tự khuyến nghị
1. Công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp. Theo Điều 32 Luật Doanh nghiệp 59/2020/QH14, sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp phải thông báo công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp; thời hạn công khai là 30 ngày kể từ ngày được công khai (khoản 3 Điều 32). Chi tiết thủ tục tại Điều 73 Nghị định 168/2025/NĐ-CP (văn bản thay thế Nghị định 01/2021/NĐ-CP). Trên thực tế, đề nghị công bố và phí được thực hiện ngay tại thời điểm nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, nhưng doanh nghiệp vẫn phải kiểm tra thông tin đã hiển thị đúng.
2. Khắc dấu và ban hành quy chế quản lý dấu nội bộ. Điều 43 Luật Doanh nghiệp 59/2020 quy định doanh nghiệp tự quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu; việc quản lý, lưu giữ dấu thực hiện theo Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp ban hành. Điểm thực tiễn nhiều nhà đầu tư nước ngoài bất ngờ: từ 01/01/2021, Luật Doanh nghiệp 2020 đã bỏ thủ tục thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh — không còn bước này nữa, nhưng doanh nghiệp nên có quy chế nội bộ về người giữ dấu, thẩm quyền đóng dấu để tránh tranh chấp.
3. Mở tài khoản vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam (ICA). Doanh nghiệp có nhà đầu tư nước ngoài phải mở và sử dụng tài khoản vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam (ICA) bằng ngoại tệ hoặc đồng Việt Nam tại ngân hàng được phép để thực hiện các giao dịch thu, chi liên quan đến hoạt động đầu tư nước ngoài, theo Thông tư 38/2026/TT-NHNN (hiệu lực 18/8/2026, thay thế Thông tư 06/2019/TT-NHNN đã hết hiệu lực). Mọi khoản góp vốn, chuyển lợi nhuận, chuyển nhượng vốn đều phải đi qua tài khoản này — chuyển khoản góp vốn từ tài khoản cá nhân của nhà đầu tư vào tài khoản thanh toán thông thường của công ty là sai và sẽ gây khó khi cơ quan quản lý đối chiếu.
4. Góp đủ vốn trong 90 ngày. Khoản 2 Điều 47 (công ty TNHH hai thành viên trở lên), khoản 2 Điều 75 (TNHH một thành viên) và khoản 1 Điều 113 (công ty cổ phần) Luật Doanh nghiệp 59/2020 cùng quy định: thành viên/cổ đông phải góp đủ và đúng loại tài sản đã cam kết trong 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Thời gian vận chuyển, nhập khẩu tài sản góp vốn và làm thủ tục chuyển quyền sở hữu không tính vào 90 ngày. Quá hạn mà chưa góp đủ, công ty phải đăng ký điều chỉnh vốn — đây là lỗi phổ biến nhất của doanh nghiệp FDI mới tại Hà Nội khi vốn điều lệ ghi trên giấy cao hơn vốn thực góp.
5. Tờ khai lệ phí môn bài. Theo khoản 8 Điều 3 Nghị định 139/2016/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 22/2020/NĐ-CP), tổ chức thành lập mới được miễn lệ phí môn bài trong năm đầu thành lập. Tuy nhiên “được miễn” không đồng nghĩa “không phải khai”: doanh nghiệp vẫn nộp tờ khai lệ phí môn bài, chậm nhất là ngày 30/01 năm sau năm thành lập (khoản 1 Điều 10 Nghị định 126/2020/NĐ-CP). Từ năm thứ hai, mức thu là 3 triệu đồng/năm nếu vốn điều lệ/vốn đầu tư trên 10 tỷ đồng, 2 triệu đồng/năm nếu từ 10 tỷ đồng trở xuống.
6. Đăng ký thuế điện tử và chữ ký số. Doanh nghiệp đăng ký nộp thuế điện tử với ngân hàng thương mại (ủy nhiệm thu qua Cổng thuế điện tử) và trang bị chữ ký số công cộng để ký tờ khai, hóa đơn điện tử. Thực tế tại Hà Nội, Đội Thuế quản lý trực tiếp thường yêu cầu doanh nghiệp mới hoàn thiện “hồ sơ khai thuế ban đầu” (đăng ký phương pháp khấu hao tài sản cố định, hình thức kế toán) — nội dung chi tiết theo hướng dẫn của cơ quan thuế quản lý, doanh nghiệp nên chủ động liên hệ ngay sau khi có mã số doanh nghiệp.
7. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Từ 01/7/2022, mọi doanh nghiệp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP (hướng dẫn chi tiết tại Thông tư 78/2021/TT-BTC). Doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế quản lý trực tiếp và chỉ được xuất hóa đơn sau khi được chấp nhận. Không còn thủ tục “thông báo phát hành hóa đơn” như thời hóa đơn giấy — đây là điểm nhiều kế toán cũ hay nhầm.
8. Giấy phép lao động cho người nước ngoài. Nếu công ty đưa chuyên gia, nhà quản lý người Nhật sang làm việc, phải xin giấy phép lao động theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP (hiệu lực 07/8/2025, thay thế Nghị định 152/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2023/NĐ-CP). Điểm mới đáng chú ý tại khoản 3 Điều 3: chuyên gia chỉ cần bằng đại học trở lên và ít nhất 02 năm kinh nghiệm phù hợp (thay vì 03 năm như trước). Cơ quan cấp là Sở Nội vụ Hà Nội (sau sắp xếp bộ máy, chức năng lao động việc làm thuộc Sở Nội vụ).
9. Đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội. Khi ký hợp đồng lao động với người lao động Việt Nam, doanh nghiệp phải đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc theo Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15 (hiệu lực 01/7/2025). Thực tế: đăng ký đơn vị tham gia BHXH lần đầu tại cơ quan BHXH quận/huyện nơi đặt trụ sở, sau đó báo tăng lao động hằng tháng.
10. Thực hiện chế độ báo cáo hoạt động đầu tư. Điều 47 Luật Đầu tư 143/2025/QH15 quy định: hằng quý, hằng năm, nhà đầu tư/tổ chức kinh tế báo cáo cơ quan đăng ký đầu tư và cơ quan thống kê trên địa bàn về tình hình thực hiện dự án (vốn thực hiện, kết quả kinh doanh, lao động, nộp ngân sách, môi trường…), bằng văn bản và qua Hệ thống thông tin quốc gia về đầu tư. Doanh nghiệp tại Hà Nội nộp cho đầu mối đăng ký đầu tư đã cấp IRC và Cục Thống kê Hà Nội. Bỏ sót báo cáo nhiều kỳ liên tiếp là căn cứ để cơ quan quản lý đưa dự án vào diện giám sát đặc biệt.
Luật sư lưu ý: thứ tự ưu tiên trong 30 ngày đầu
Kinh nghiệm thực tiễn: tuần 1 — mở tài khoản ICA và bắt đầu chuyển vốn góp (vì 90 ngày trôi nhanh, và ngân hàng cần thời gian thẩm định hồ sơ mở tài khoản vốn); tuần 2 — hoàn tất công bố đăng ký doanh nghiệp, khắc dấu, đăng ký thuế điện tử + chữ ký số; tuần 3 — nộp tờ khai lệ phí môn bài, đăng ký hóa đơn điện tử; song song khởi động hồ sơ giấy phép lao động cho chuyên gia nước ngoài (thủ tục này thường mất nhiều tuần do cần hợp pháp hóa bằng cấp, kinh nghiệm). Báo cáo đầu tư quý đầu tiên và BHXH theo lịch phát sinh lao động thực tế. Sai lầm đắt giá nhất: góp vốn qua tài khoản thường thay vì tài khoản ICA — khi quyết toán hoặc chuyển lợi nhuận về nước, ngân hàng sẽ từ chối vì dòng tiền không khớp quy định ngoại hối.
Câu hỏi thường gặp
Dự án đặt trong Khu công nghiệp Thăng Long thì IRC do ai cấp?
Do Ban Quản lý các khu công nghiệp và chế xuất Hà Nội (HIZA) cấp đối với dự án trong khu công nghiệp, khu chế xuất; dự án ngoài khu công nghiệp do cơ quan đăng ký đầu tư thuộc Sở Tài chính Hà Nội (kế thừa chức năng Sở Kế hoạch và Đầu tư cũ (sáp nhập từ 01/3/2025)) cấp. Sau khi có IRC, chế độ báo cáo hằng quý, hằng năm theo Điều 47 Luật Đầu tư 143/2025 gửi về đúng cơ quan đã cấp IRC và cơ quan thống kê trên địa bàn.
Công ty có được đặt trụ sở tại căn hộ chung cư ở Hà Nội không?
Thực tế tại Hà Nội, cơ quan đăng ký kinh doanh thường từ chối địa chỉ trụ sở là căn hộ chung cư có mục đích để ở. Doanh nghiệp FDI nên thuê văn phòng, địa điểm kinh doanh có chức năng thương mại/dịch vụ rõ ràng và có hợp đồng thuê hợp lệ đứng tên công ty, vì địa chỉ này còn dùng để đăng ký thuế, hóa đơn và tiếp đoàn kiểm tra.
Nộp hồ sơ giấy phép lao động cho chuyên gia người Nhật ở đâu?
Tại Sở Nội vụ Hà Nội, theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP (hiệu lực 07/8/2025). Hồ sơ gồm văn bản đề nghị, giấy tờ chứng minh là chuyên gia (bằng đại học + xác nhận ít nhất 02 năm kinh nghiệm phù hợp theo khoản 3 Điều 3), phiếu lý lịch tư pháp, giấy khám sức khỏe. Nghị định 219 đã tích hợp bước chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài vào quy trình cấp phép, rút ngắn thời gian so với trước.
Quá 90 ngày vẫn chưa góp đủ vốn thì xử lý thế nào?
Công ty phải đăng ký điều chỉnh vốn điều lệ theo số vốn thực góp (giảm vốn) hoặc tiếp tục góp và chịu rủi ro bị xử phạt vi phạm hành chính. Quan trọng hơn, vốn điều lệ “ảo” ảnh hưởng trực tiếp đến hạn mức vay, năng lực đấu thầu và uy tín với đối tác. Với doanh nghiệp FDI, mọi khoản góp vốn phải đi qua tài khoản ICA theo Thông tư 38/2026/TT-NHNN để được ghi nhận hợp lệ.
Bài viết liên quan
- Sau khi có IRC/ERC tại Thái Nguyên: 10 thủ tục phải làm ngay (thuế, hóa đơn, lao động, ngân hàng)
- Sau khi có IRC/ERC tại Bắc Giang: 10 thủ tục phải làm ngay (thuế, hóa đơn, lao động, ngân hàng)
- Sau khi có IRC/ERC tại Đồng Nai: 10 thủ tục phải làm ngay (thuế, hóa đơn, lao động, ngân hàng)
- Sau khi có IRC/ERC tại Bình Dương: 10 thủ tục phải làm ngay (thuế, hóa đơn, lao động, ngân hàng)
- Sau khi có IRC/ERC tại Đà Nẵng: 10 thủ tục phải làm ngay (thuế, hóa đơn, lao động, ngân hàng)
Nội dung phân tích được đối chiếu trực tiếp với quy định pháp luật Việt Nam hiện hành và thực tiễn giải quyết hồ sơ đầu tư nước ngoài (FDI) tại FLAT LAW FIRM.
