Xuất khẩu hàng hoá khỏi Việt Nam cũng phải hoàn thành thủ tục hải quan — nhưng với thời hạn và hồ sơ khác hoàn toàn nhập khẩu. Nhiều doanh nghiệp lần đầu xuất khẩu áp dụng “kinh nghiệm” từ nhập khẩu (thời hạn 30 ngày) và bị lỡ chuyến tàu, hoặc bị huỷ tờ khai vì không đưa hàng vào khu vực giám sát đúng hạn. Bài viết trình bày đầy đủ hồ sơ và quy trình xuất khẩu theo pháp luật hiện hành, gồm quy định mới về xuất khẩu tại chỗ có hiệu lực từ 01/7/2025.
Thủ tục hải quan xuất khẩu là gì?
Tương tự nhập khẩu, thủ tục hải quan xuất khẩu là chuỗi bước pháp lý bắt buộc: chuẩn bị hồ sơ, khai tờ khai điện tử, đăng ký và phân luồng, kiểm tra, nộp thuế/phí, thông quan và đưa hàng vào khu vực giám sát hải quan tại cửa khẩu xuất trước khi xuất cảnh. Khung pháp lý chung: Luật Hải quan 54/2014/QH13 (bản hợp nhất VBHN 54/VBHN-VPQH 2026), Nghị định 08/2015/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 167/2025/NĐ-CP), Thông tư 38/2015/TT-BTC (sửa đổi bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC và Thông tư 121/2025/TT-BTC, hiệu lực 01/02/2026). Khai hải quan điện tử là nguyên tắc (Điều 29.2); chính sách quản lý hàng hoá và chính sách thuế áp dụng tại thời điểm đăng ký tờ khai (Điều 29.3).
Thời hạn nộp tờ khai xuất khẩu: quy tắc 4 giờ / 2 giờ
Điểm khác biệt lớn nhất với nhập khẩu nằm ở Điều 25.1.a Luật Hải quan: tờ khai xuất khẩu được nộp sau khi đã tập kết hàng hoá tại địa điểm mà người khai hải quan đã thông báo, và chậm nhất 04 giờ trước khi phương tiện vận tải xuất cảnh. Đối với hàng hoá xuất khẩu gửi bằng dịch vụ chuyển phát nhanh: chậm nhất 02 giờ trước khi phương tiện vận tải xuất cảnh. Khai trước khi tập kết hàng là khai sai thời hạn. Tờ khai có giá trị làm thủ tục trong 15 ngày kể từ ngày đăng ký (Điều 25.2).
Hồ sơ hải quan xuất khẩu theo Điều 16 Thông tư 38/2015/TT-BTC bản mới
Theo Điều 16 khoản 1 Thông tư 38/2015/TT-BTC (sửa đổi bởi khoản 5 Điều 1 Thông tư 39/2018/TT-BTC, rồi khoản 4 Điều 1 Thông tư 121/2025/TT-BTC — hiệu lực 01/02/2026), hồ sơ hải quan đối với hàng hoá xuất khẩu gồm:
- Tờ khai hải quan.
- Hoá đơn thương mại hoặc chứng từ có giá trị tương đương — chỉ trong trường hợp người mua phải thanh toán cho người bán. Điểm mới đáng chú ý: hoá đơn thương mại điện tử (theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP) đã được cấp trước thời điểm khai hải quan thì không phải nộp.
- Giấy phép xuất khẩu — nếu hàng hoá thuộc diện phải có giấy phép.
- Giấy thông báo miễn kiểm tra / kết quả kiểm tra chuyên ngành — nếu hàng hoá thuộc diện kiểm tra chuyên ngành.
- Chứng từ chứng minh tổ chức, cá nhân đủ điều kiện xuất khẩu theo quy định của pháp luật về đầu tư.
- Hợp đồng uỷ thác — trường hợp uỷ thác xuất khẩu thuộc diện phải có các chứng từ (3), (4), (5).
- Thương nhân nước ngoài không hiện diện tại Việt Nam thực hiện quyền xuất khẩu: Giấy chứng nhận đăng ký quyền xuất khẩu do Bộ Công Thương cấp.
- FDI thực hiện quyền xuất khẩu: Giấy chứng nhận đầu tư về hoạt động mua bán hàng hoá có đăng ký quyền xuất khẩu (hoặc chứng từ tương đương) — nộp 01 lần đầu tại cùng một cơ quan hải quan.
So với quy định cũ, danh mục đã bãi bỏ: hợp đồng mua bán, bảng kê chi tiết hàng hoá, văn bản xác định trước mã số/trị giá hải quan. Doanh nghiệp cần cập nhật checklist nội bộ theo danh mục mới.
Quy trình 6 bước xuất khẩu hàng hoá
Bước 1 — Tập kết hàng hoá: đưa hàng đến địa điểm đã thông báo với cơ quan hải quan. Đây là điều kiện tiên quyết trước khi nộp tờ khai.
Bước 2 — Khai hải quan điện tử: khai trên hệ thống VNACCS/VCIS, ký số, gửi tờ khai — chậm nhất 04 giờ (hoặc 02 giờ với chuyển phát nhanh) trước khi phương tiện xuất cảnh.
Bước 3 — Đăng ký và phân luồng: hệ thống tự động phân luồng 1/2/3 theo Điều 19 Thông tư 38/2015/TT-BTC.
Bước 4 — Kiểm tra: kiểm tra hồ sơ (luồng 2) hoặc kiểm tra thực tế hàng hoá (luồng 3) theo kết quả phân luồng.
Bước 5 — Nộp thuế, phí: nộp thuế xuất khẩu (nếu có) và phí hải quan 20.000 đồng/tờ khai theo Thông tư 86/2025/TT-BTC (hiệu lực 12/10/2025).
Bước 6 — Thông quan và giám sát: hàng được thông quan (Điều 37) hoặc giải phóng hàng (Điều 36), sau đó đưa vào khu vực giám sát hải quan tại cửa khẩu xuất chờ xuất cảnh.
Về thông quan hàng xuất khẩu (Điều 37): hàng hoá được thông quan sau khi hoàn thành thủ tục hải quan; hàng kiểm tra chuyên ngành/giám định chỉ được thông quan sau khi có kết luận kiểm tra hoặc thông báo miễn kiểm tra. Trường hợp chưa nộp đủ thuế, hàng vẫn được thông quan khi có bảo lãnh của tổ chức tín dụng hoặc được áp dụng thời hạn nộp thuế (Điều 37.2).
Thuế xuất khẩu và hoàn thuế
Thuế xuất khẩu áp dụng theo Luật Thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu 107/2016/QH13 (sửa đổi bởi Luật 90/2025/QH15, hiệu lực 01/7/2025). Đa số hàng hoá xuất khẩu có thuế suất 0%; một số mặt hàng như khoáng sản thô, da sống… chịu thuế xuất khẩu — doanh nghiệp tra cứu Biểu thuế xuất khẩu hiện hành trước khi ký hợp đồng. Hàng hoá xuất khẩu được sản xuất từ nguyên liệu nhập khẩu có thể được hoàn thuế nhập khẩu (cơ chế hàng sản xuất xuất khẩu).
Xuất khẩu tại chỗ — quy định mới từ 01/7/2025
Xuất khẩu tại chỗ nay đã được luật hoá (trước đây thực hiện theo hướng dẫn tạm thời): Điều 47a Luật Hải quan (bổ sung bởi Luật 90/2025/QH15, hiệu lực 01/7/2025); chi tiết tại Điều 35 Nghị định 08/2015/NĐ-CP (sửa đổi bởi khoản 19 Điều 1 Nghị định 167/2025/NĐ-CP, hiệu lực 01/7/2025) và Điều 86 Thông tư 38/2015/TT-BTC (sửa đổi bởi Thông tư 121/2025/TT-BTC, hiệu lực 01/02/2026). Các điểm then chốt:
- Trong 15 ngày kể từ ngày hàng hoá xuất khẩu thông quan hoặc giải phóng, người nhập khẩu tại chỗ phải làm thủ tục hải quan.
- Người xuất khẩu chỉ giao hàng sau khi người nhập khẩu đã đăng ký tờ khai nhập khẩu tại chỗ tương ứng — quan niệm “thông quan xuất khẩu là xong” là sai lầm phổ biến.
- Tờ khai xuất khẩu tại chỗ quá 15 ngày mà không có tờ khai nhập khẩu tại chỗ đối ứng thì bị huỷ theo Điều 22 Thông tư 38/2015/TT-BTC (trừ trường hợp tại điểm a.6 khoản 5 Điều 86 bản Thông tư 121/2025/TT-BTC).
- Cơ chế kỹ thuật mới: bên nhập khẩu làm tờ khai mới phải ghi số tờ khai xuất khẩu tại chỗ quá hạn theo cấu trúc “#&QHTC#&số tờ khai…” tại ô “Số quản lý nội bộ doanh nghiệp” (tờ khai điện tử) hoặc ô “Ghi chép khác” (tờ khai giấy).
Khi nào tờ khai xuất khẩu bị huỷ?
Theo Điều 22 Thông tư 38/2015/TT-BTC (sửa đổi bởi khoản 11 Điều 1 Thông tư 39/2018/TT-BTC và khoản 10 Điều 1 Thông tư 121/2025/TT-BTC), tờ khai xuất khẩu hết giá trị và bị huỷ khi quá 15 ngày kể từ ngày đăng ký mà hàng hoá xuất khẩu chưa được đưa vào khu vực giám sát hải quan tại cửa khẩu xuất (hoặc chưa nộp/xuất trình hồ sơ; chưa xuất trình hàng hoá thuộc diện phải kiểm tra thực tế) — khi đó doanh nghiệp phải khai lại tờ khai mới.
Chế tài vi phạm
Vi phạm hành chính trong lĩnh vực hải quan bị xử phạt theo Nghị định 169/2026/NĐ-CP (ban hành 15/5/2026, hiệu lực 01/7/2026) — Nghị định 128/2020/NĐ-CP đã hết hiệu lực. Vi phạm nghiêm trọng có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự về tội buôn lậu (Điều 188 Bộ luật Hình sự 2015, sửa đổi 2017).
Doanh nghiệp lần đầu xuất khẩu hoặc triển khai mô hình xuất khẩu tại chỗ cần hỗ trợ xây dựng quy trình, rà soát hồ sơ có thể liên hệ đội ngũ luật sư của FLAT Law Firm qua trang liên hệ để được tư vấn.
Câu hỏi thường gặp
Thời hạn nộp tờ khai xuất khẩu là bao lâu?
Sau khi tập kết hàng hoá, chậm nhất 04 giờ trước khi phương tiện vận tải xuất cảnh (chuyển phát nhanh: 02 giờ) — Điều 25.1.a Luật Hải quan. Hoàn toàn khác với nhập khẩu (30 ngày).
Mọi lô hàng xuất khẩu có cần hoá đơn thương mại không?
Không. Chỉ cần khi người mua phải thanh toán cho người bán; hàng mẫu, hàng viện trợ, hàng không thanh toán thì không. Hoá đơn điện tử đã cấp trước thời điểm khai hải quan thì không phải nộp.
Xuất khẩu tại chỗ cần lưu ý gì?
Bên nhập khẩu phải làm thủ tục trong 15 ngày kể từ ngày hàng xuất khẩu thông quan/giải phóng; bên xuất khẩu chỉ giao hàng sau khi bên nhập khẩu đã đăng ký tờ khai nhập khẩu tại chỗ. Quá 15 ngày không có tờ khai đối ứng, tờ khai xuất khẩu tại chỗ bị huỷ.
Tờ khai xuất khẩu “treo” quá 15 ngày thì sao?
Bị huỷ theo Điều 22 Thông tư 38/2015/TT-BTC (nếu quá 15 ngày kể từ đăng ký mà hàng chưa vào khu vực giám sát hải quan tại cửa khẩu xuất) — doanh nghiệp phải khai lại.
Thông tin trên chỉ mang tính tham khảo, không phải tư vấn pháp lý.
Thông tin mang tính tham khảo, không phải tư vấn pháp lý. Nội dung do AI Legal Council kiểm tra chất lượng, chưa được luật sư người thật duyệt.