Ủy quyền nộp hồ sơ IRC cho luật sư, đơn vị tư vấn: mẫu giấy ủy quyền

Đa số nhà đầu tư nước ngoài không tự mình đi nộp hồ sơ xin Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (IRC): họ ủy quyền cho luật sư hoặc đơn vị tư vấn tại Việt Nam thực hiện toàn bộ quá trình. Việc ủy quyền tưởng đơn giản nhưng lại là điểm nghẽn thường xuyên — giấy ủy quyền ghi phạm vi quá hẹp khiến người được ủy quyền không ký được văn bản giải trình, hoặc giấy lập ở nước ngoài thiếu hợp pháp hóa lãnh sự nên cơ quan tiếp nhận không chấp nhận.

Bài viết này hướng dẫn cách lập giấy ủy quyền nộp hồ sơ IRC đúng chuẩn: căn cứ pháp lý của ủy quyền dân sự, nội dung tối thiểu cần ghi, trường hợp nào nên công chứng, giấy ủy quyền lập ở nước ngoài xử lý ra sao và người được ủy quyền được ký thay những loại giấy tờ nào trong quá trình xử lý hồ sơ.

Căn cứ pháp lý của việc ủy quyền thực hiện thủ tục đầu tư

Chế định đại diện và ủy quyền được quy định tại Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13: cá nhân, pháp nhân có thể ủy quyền cho người khác xác lập, thực hiện giao dịch và thủ tục thay mặt mình trong phạm vi được ủy quyền. Trong thủ tục đầu tư, Luật Đầu tư số 143/2025/QH15 và Nghị định số 96/2026/NĐ-CP thừa nhận việc nhà đầu tư ủy quyền cho tổ chức, cá nhân khác thực hiện thủ tục đăng ký đầu tư, với điều kiện văn bản ủy quyền hợp lệ và người được ủy quyền xuất trình được giấy tờ chứng minh tư cách khi làm việc với cơ quan đăng ký đầu tư.

Về hình thức, pháp luật không áp đặt một mẫu giấy ủy quyền duy nhất cho thủ tục nộp hồ sơ IRC; văn bản ủy quyền có thể được công chứng hoặc chứng thực tùy tính chất công việc và yêu cầu thực tế của cơ quan tiếp nhận. Tuy nhiên, giấy ủy quyền do nhà đầu tư tổ chức nước ngoài lập ở nước ngoài thường phải qua hợp pháp hóa lãnh sự theo Nghị định số 111/2011/NĐ-CP và dịch sang tiếng Việt mới được sử dụng tại Việt Nam, tương tự các giấy tờ pháp lý khác của nhà đầu tư.

Lập và sử dụng giấy ủy quyền nộp hồ sơ IRC

Bước 1: Xác định đúng người ký ủy quyền

Đối với nhà đầu tư là tổ chức, người ký giấy ủy quyền phải là người đại diện có thẩm quyền của tổ chức đó theo điều lệ và giấy tờ đăng ký tại nước sở tại. Nếu người ký không phải đại diện theo pháp luật mà là người được phân quyền nội bộ, hồ sơ kèm theo có thể bị yêu cầu bổ sung tài liệu chứng minh chuỗi thẩm quyền. Đối với nhà đầu tư cá nhân, việc ký đơn giản hơn nhưng chữ ký nên được chứng thực khi giấy ủy quyền lập ở nước ngoài.

Bước 2: Ghi phạm vi ủy quyền đủ rộng cho toàn quy trình

Giấy ủy quyền cần liệt kê cụ thể các công việc: soạn và nộp hồ sơ, ký văn bản đề nghị và các biểu mẫu trong hồ sơ, làm việc với cơ quan đăng ký đầu tư, nhận thông báo, nộp hồ sơ bổ sung, ký văn bản giải trình và nhận kết quả IRC. Sai lầm phổ biến là chỉ ghi chung chung ‘thực hiện thủ tục xin cấp IRC’ — cách ghi này dễ bị hiểu hẹp khi người được ủy quyền cần ký các văn bản phát sinh giữa chừng. Đồng thời nên ghi rõ thời hạn ủy quyền bao phủ toàn bộ thời gian xử lý dự kiến cộng thêm khoảng dự phòng.

Bước 3: Công chứng, hợp pháp hóa và dịch thuật

Giấy ủy quyền lập tại Việt Nam nên được công chứng hoặc chứng thực chữ ký để tăng tính chắc chắn khi xuất trình. Giấy ủy quyền lập ở nước ngoài cần được chứng thực tại nước đó, hợp pháp hóa lãnh sự và dịch sang tiếng Việt kèm chứng thực bản dịch. Toàn bộ chuỗi này cần thời gian, vì vậy nhà đầu tư nên khởi động song song với việc soạn hồ sơ dự án thay vì đợi hồ sơ xong mới làm giấy ủy quyền.

Bước 4: Người được ủy quyền làm việc với cơ quan

Khi nộp hồ sơ và làm việc với cơ quan đăng ký đầu tư, người được ủy quyền xuất trình giấy ủy quyền cùng giấy tờ tùy thân hoặc giấy tờ chứng minh tư cách của đơn vị tư vấn. Mọi văn bản người được ủy quyền ký thay đều phải nằm trong phạm vi đã ghi; nếu phát sinh công việc ngoài phạm vi — ví dụ thương lượng nội dung dự án thay mặt nhà đầu tư — cần giấy ủy quyền bổ sung. Nhà đầu tư nên yêu cầu đơn vị được ủy quyền báo cáo định kỳ và gửi bản sao mọi văn bản đã nộp, đã nhận để giữ quyền kiểm soát hồ sơ.

Sai sót thường gặp với giấy ủy quyền

Phạm vi ủy quyền quá hẹp hoặc quá chung chung

Hai thái cực đều gây hại: ghi quá hẹp làm người được ủy quyền không xử lý được tình huống phát sinh; ghi quá chung chung như ‘làm mọi việc liên quan’ lại không đủ rõ để cơ quan xác định thẩm quyền ký từng loại văn bản. Cách ghi đúng là liệt kê nhóm công việc cụ thể theo từng giai đoạn của thủ tục, kèm câu mở cho các văn bản phát sinh trực tiếp từ các công việc đó.

Quên hợp pháp hóa lãnh sự cho giấy lập ở nước ngoài

Giấy ủy quyền ký tại trụ sở công ty mẹ và gửi thẳng sang Việt Nam mà không qua chứng thực, hợp pháp hóa lãnh sự thường không được cơ quan tiếp nhận chấp nhận như một giấy tờ hợp lệ của nhà đầu tư nước ngoài. Lỗi này chỉ lộ ra ở thời điểm nộp hồ sơ, khiến toàn bộ lịch trình bị chậm theo thời gian làm lại chuỗi xác thực ở nước ngoài.

Không kiểm soát được việc ký thay sau khi ủy quyền

Ủy quyền không có nghĩa là chuyển giao toàn quyền quyết định về nội dung dự án. Những thay đổi trọng yếu như tăng vốn, đổi địa điểm hay đổi mục tiêu dự án phải được nhà đầu tư phê duyệt trước khi người được ủy quyền ký văn bản thể hiện các thay đổi đó. Hợp đồng dịch vụ với luật sư hoặc đơn vị tư vấn nên ghi rõ cơ chế phê duyệt này cùng nghĩa vụ báo cáo, tránh tình trạng hồ sơ đã nộp có nội dung mà nhà đầu tư chưa từng thông qua.

Khi đã ủy quyền cho luật sư hoặc đơn vị tư vấn nộp hồ sơ, đầu mối làm việc với cơ quan đăng ký về nguyên tắc phải là đầu mối duy nhất — chính là người được ghi tên trong giấy ủy quyền. Thực tế vẫn có trường hợp nhà đầu tư tự liên hệ thêm qua một kênh khác và gửi thêm bản thảo khác, khiến cùng một dự án có hai luồng thông tin không khớp nhau đến tay cơ quan. Giấy ủy quyền vì vậy cần xác định rõ ai là người thay mặt làm việc, phía nhà đầu tư nên giữ kỷ luật chỉ trao đổi qua đầu mối đó, và toàn bộ văn bản đã nộp phải được lưu lại để đối chiếu khi cần điều chỉnh về sau.

Ủy quyền cho luật sư hay đơn vị tư vấn không có nghĩa là nhà đầu tư rút khỏi quá trình: người được ủy quyền chỉ thay mặt về mặt thủ tục, còn các câu hỏi về thực chất của dự án — nguồn vốn, kế hoạch kinh doanh, cơ cấu sở hữu — cuối cùng vẫn phải do chính nhà đầu tư trả lời. Nếu phía nhà đầu tư phản hồi chậm hoặc đưa thông tin thiếu nhất quán với hồ sơ đã nộp, người được ủy quyền giỏi đến đâu cũng không thể biến nó thành một bộ hồ sơ tốt. Hãy thỏa thuận ngay từ đầu về cơ chế phối hợp gồm đầu mối phía nhà đầu tư, thời hạn phản hồi tối đa và nguyên tắc mọi số liệu gửi đi đều là số liệu thật, bởi hồ sơ này còn bị đối chiếu ở giai đoạn hậu kiểm.

Tóm lại, giấy ủy quyền nộp hồ sơ IRC là văn bản nhỏ nhưng quyết định tính trôi chảy của toàn bộ thủ tục khi nhà đầu tư ở xa. Hãy xác định đúng người có thẩm quyền ký, liệt kê phạm vi ủy quyền theo từng nhóm công việc, hoàn tất công chứng hoặc hợp pháp hóa lãnh sự đúng trường hợp và giữ cơ chế kiểm soát nội dung ký thay. Chuẩn bị kỹ văn bản này ngay từ đầu giúp luật sư và đơn vị tư vấn hành động được ngay mỗi khi cơ quan đăng ký đầu tư yêu cầu.

Câu hỏi thường gặp

Tôi ở nước ngoài, ủy quyền cho luật sư nộp hồ sơ IRC được không?

Được. Pháp luật thừa nhận nhà đầu tư ủy quyền cho luật sư hoặc đơn vị tư vấn thực hiện thủ tục đăng ký đầu tư thay mặt mình theo chế định ủy quyền của Bộ luật Dân sự 91/2015/QH13. Giấy ủy quyền cần ghi rõ phạm vi công việc; nếu lập ở nước ngoài thì phải chứng thực, hợp pháp hóa lãnh sự và dịch sang tiếng Việt. Người được ủy quyền xuất trình giấy ủy quyền khi làm việc với cơ quan đăng ký đầu tư.

Giấy ủy quyền phải lập theo mẫu nào, có cần công chứng không?

Không có mẫu bắt buộc duy nhất cho giấy ủy quyền nộp hồ sơ IRC; điều quan trọng là nội dung gồm thông tin các bên, phạm vi công việc cụ thể, thời hạn và chữ ký của người có thẩm quyền. Giấy lập tại Việt Nam nên công chứng hoặc chứng thực chữ ký để chắc chắn khi xuất trình; giấy lập ở nước ngoài phải đi qua chuỗi chứng thực và hợp pháp hóa lãnh sự. Nhiều đơn vị tư vấn có mẫu sẵn, nhưng nhà đầu tư cần rà soát phạm vi ủy quyền trước khi ký.

Giấy ủy quyền lập ở nước ngoài thì có cần hợp pháp hóa lãnh sự không?

Trong phạm vi được ghi, người được ủy quyền có thể ký văn bản đề nghị thực hiện dự án, các biểu mẫu của hồ sơ, văn bản giải trình và hồ sơ bổ sung, đồng thời nhận thông báo và kết quả IRC. Những nội dung làm thay đổi bản chất cam kết của nhà đầu tư — như thay đổi vốn, địa điểm, mục tiêu dự án — chỉ nên ký thay khi giấy ủy quyền hoặc văn bản phê duyệt riêng của nhà đầu tư cho phép rõ ràng.