Trọng tài quy chế trong tranh chấp thương mại

Khi doanh nghiệp Việt Nam và các nhà đầu tư nước ngoài lựa chọn trọng tài, đại đa số các vụ việc được giải quyết theo hình thức trọng tài quy chế — tức giải quyết tại một trung tâm trọng tài, theo quy tắc tố tụng do trung tâm đó ban hành. Hiểu rõ trung tâm trọng tài là gì, làm được những gì và không làm được những gì, là điều kiện để doanh nghiệp khai thác đúng giá trị của cơ chế này.

Bài viết trình bày khung pháp lý về trọng tài quy chế theo Luật Trọng tài thương mại 2010 (Luật số 54/2010/QH12, được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 81/2025/QH15 có hiệu lực từ ngày 01/7/2025), các trung tâm trọng tài tại Việt Nam, và hướng dẫn lựa chọn trong thực tiễn.

Trọng tài quy chế là gì

Khoản 6 Điều 3 Luật Trọng tài thương mại định nghĩa: trọng tài quy chế là hình thức giải quyết tranh chấp tại một trung tâm trọng tài theo quy định của Luật này và quy tắc tố tụng của trung tâm trọng tài đó. Nói cách khác, có hai yếu tố cấu thành: một tổ chức thường trực (trung tâm trọng tài) và một bộ quy tắc tố tụng có sẵn do tổ chức đó ban hành.

Điểm mấu chốt cần hiểu đúng: trung tâm trọng tài không phải là người xét xử. Người ra phán quyết là hội đồng trọng tài — gồm các trọng tài viên do các bên lựa chọn hoặc được chỉ định. Trung tâm đóng vai trò tổ chức, điều phối và hỗ trợ hành chính cho quá trình tố tụng. Sự nhầm lẫn giữa “kiện ra trung tâm trọng tài” với “trung tâm trọng tài xử” là một trong những hiểu lầm phổ biến nhất của doanh nghiệp khi lần đầu tiếp cận cơ chế này.

Trung tâm trọng tài theo pháp luật Việt Nam

Điều 23 xác định chức năng của trung tâm trọng tài: tổ chức, điều phối hoạt động giải quyết tranh chấp bằng trọng tài quy chế và hỗ trợ trọng tài viên về các mặt hành chính, văn phòng và các trợ giúp khác trong quá trình tố tụng trọng tài.

Về mặt tổ chức, trung tâm trọng tài có những đặc điểm pháp lý đáng chú ý tại Điều 27: có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; hoạt động không vì mục đích lợi nhuận; được lập chi nhánh, văn phòng đại diện trong và ngoài nước; có ban điều hành và ban thư ký; và duy trì một danh sách trọng tài viên của tổ chức mình. Điều 24 quy định điều kiện thành lập: ít nhất năm sáng lập viên là công dân Việt Nam có đủ điều kiện làm trọng tài viên theo Điều 20, được Bộ trưởng Bộ Tư pháp cấp giấy phép thành lập và đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp.

Điều 28 liệt kê các quyền và nghĩa vụ của trung tâm, trong đó có ba nhóm quyền năng trực tiếp ảnh hưởng đến vụ việc của doanh nghiệp: xây dựng quy tắc tố tụng của trung tâm; xây dựng tiêu chuẩn, quy trình xét chọn và lập danh sách trọng tài viên; và chỉ định trọng tài viên để thành lập hội đồng trọng tài trong các trường hợp luật định. Ngoài ra, trung tâm còn thu phí trọng tài, trả thù lao cho trọng tài viên, lưu trữ hồ sơ vụ tranh chấp và báo cáo định kỳ với Sở Tư pháp.

Các trung tâm trọng tài tại Việt Nam: VIAC và các trung tâm khác

Trung tâm Trọng tài Quốc tế Việt Nam (VIAC) là tổ chức trọng tài lâu đời và lớn nhất tại Việt Nam, được thành lập theo Quyết định số 204/TTg ngày 28/4/1993 của Thủ tướng Chính phủ trên cơ sở hợp nhất Hội đồng Trọng tài Ngoại thương (1963) và Hội đồng Trọng tài Hàng hải (1964). VIAC hoạt động bên cạnh Liên đoàn Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI), quy tụ đội ngũ trọng tài viên đông đảo và đã giải quyết hàng nghìn vụ tranh chấp trong các lĩnh vực vận tải, bảo hiểm, mua bán hàng hóa, xây dựng, đầu tư, tài chính — ngân hàng, với các bên đến từ nhiều quốc gia.

Bên cạnh VIAC, hệ thống trung tâm trọng tài Việt Nam còn có các tổ chức khác như Trung tâm Trọng tài Thương mại Quốc tế Thái Bình Dương (PIAC, thành lập theo giấy phép của Bộ Tư pháp năm 2006), Trung tâm Trọng tài Thương mại phía Nam (STAC, thành lập theo quyết định của Bộ Tư pháp năm 2017), cùng một số trung tâm khác đăng ký hoạt động tại các địa phương. Mỗi trung tâm có quy tắc tố tụng, biểu phí và danh sách trọng tài viên riêng.

Thực tiễn cho thấy VIAC là lựa chọn phổ biến nhất trong các hợp đồng có yếu tố nước ngoài tại Việt Nam, một phần nhờ uy tín lâu năm và tính quốc tế của đội ngũ trọng tài viên. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên đánh giá từng trung tâm dựa trên chuyên môn trọng tài viên trong lĩnh vực tranh chấp cụ thể, chứ không chỉ dựa trên danh tiếng chung.

Vai trò hỗ trợ của trung tâm trong quá trình tố tụng

Giá trị lớn nhất của trọng tài quy chế nằm ở “bộ máy hỗ trợ” mà trung tâm cung cấp. Cụ thể:

• Quản trị tố tụng: trung tâm tiếp nhận đơn khởi kiện, chuyển giao tài liệu giữa các bên, ấn định thời hạn nộp bản tự bảo vệ (30 ngày theo Điều 35, có thể gia hạn), tổ chức các thủ tục hành chính của vụ việc. Doanh nghiệp không phải tự mình điều phối một quá trình tố tụng phức tạp.
• Chỉ định trọng tài viên khi các bên bế tắc: theo Điều 40, nếu bị đơn không chọn trọng tài viên trong thời hạn 30 ngày, Chủ tịch trung tâm trọng tài sẽ chỉ định trọng tài viên cho bị đơn trong thời hạn 07 ngày tiếp theo; tương tự, nếu các trọng tài viên không bầu được chủ tịch hội đồng trong 15 ngày, Chủ tịch trung tâm chỉ định chủ tịch hội đồng trong 07 ngày. Cơ chế này bảo đảm quá trình tố tụng không bị đình trệ vì sự không hợp tác của một bên.
• Quyết định về việc thay đổi trọng tài viên: khi hội đồng trọng tài chưa được thành lập, việc thay đổi trọng tài viên do Chủ tịch trung tâm quyết định; quyết định này là quyết định cuối cùng (Điều 42).
• Hỗ trợ tài chính — hành chính: trung tâm ấn định và thu phí trọng tài (Điều 34), quản lý tạm ứng phí, trả thù lao cho trọng tài viên, cung cấp phòng họp, dịch vụ thư ký và lưu trữ hồ sơ vụ việc trong 05 năm (Điều 64).

Nhờ bộ máy này, trọng tài quy chế đặc biệt phù hợp với các bên chưa có kinh nghiệm tố tụng trọng tài, hoặc các vụ việc phức tạp cần một quy trình được quản trị chuyên nghiệp từ đầu đến cuối.

Quy tắc tố tụng của trung tâm: “luật chơi” có sẵn

Mỗi trung tâm trọng tài ban hành một bộ quy tắc tố tụng riêng — quy định chi tiết về trình tự nộp đơn, thời hạn, cách thức thành lập hội đồng trọng tài, thủ tục phiên họp, và biểu phí. Khi các bên thỏa thuận giải quyết tranh chấp tại một trung tâm cụ thể, họ mặc nhiên chấp nhận áp dụng quy tắc tố tụng của trung tâm đó, trừ khi có thỏa thuận khác.

Ưu điểm của “luật chơi có sẵn” là tính dự đoán được: doanh nghiệp và luật sư có thể nghiên cứu trước toàn bộ quy trình, ước tính thời gian và chi phí, chuẩn bị chiến lược tố tụng ngay từ khi ký hợp đồng. Đây cũng là lý do các trung tâm uy tín thường xuyên cập nhật quy tắc tố tụng để tiệm cận thông lệ quốc tế — ví dụ các quy định về tố tụng rút gọn cho vụ việc giá trị nhỏ, về gộp vụ việc, hay về biện pháp khẩn cấp tạm thời.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cần đọc kỹ quy tắc tố tụng của trung tâm mình lựa chọn trước khi ký điều khoản trọng tài, vì có những khác biệt đáng kể giữa các trung tâm về thời hạn, phí và thủ tục chỉ định. Một điều khoản ghi “tranh chấp được giải quyết tại VIAC” mà người soạn không biết quy tắc tố tụng VIAC quy định gì là một điều khoản được soạn trong bóng tối.

So sánh trọng tài quy chế với trọng tài vụ việc

Đối trọng của trọng tài quy chế là trọng tài vụ việc (ad hoc) — hình thức mà các bên tự thỏa thuận trình tự, thủ tục giải quyết tranh chấp (khoản 7 Điều 3), không thông qua một trung tâm thường trực nào. Bảng so sánh dưới đây nêu các khác biệt cốt lõi:

• Tổ chức hỗ trợ: trọng tài quy chế có trung tâm quản trị toàn bộ quá trình; trọng tài vụ việc do các bên và hội đồng trọng tài tự điều hành, chỉ nhờ đến tòa án khi bế tắc trong việc chỉ định trọng tài viên (Điều 41).
• Quy tắc tố tụng: trọng tài quy chế áp dụng bộ quy tắc có sẵn của trung tâm; trọng tài vụ việc áp dụng trình tự do các bên thỏa thuận — các bên có thể thỏa thuận áp dụng Quy tắc Trọng tài UNCITRAL hoặc tự xây dựng quy trình riêng.
• Chi phí: trọng tài quy chế có phí hành chính của trung tâm bên cạnh thù lao trọng tài viên; trọng tài vụ việc không mất phí quản trị trung tâm nhưng các bên phải tự gánh vác công việc điều phối.
• Tính linh hoạt: trọng tài vụ việc linh hoạt tối đa, phù hợp với các vụ việc đặc thù; trọng tài quy chế chuẩn hóa, phù hợp với đa số vụ việc thương mại thông thường.
• Đăng ký phán quyết: phán quyết của trọng tài vụ việc phải được đăng ký tại tòa án trước khi yêu cầu thi hành án (Điều 62); phán quyết của trọng tài quy chế được thi hành trực tiếp mà không cần thủ tục đăng ký này.

Khi nào doanh nghiệp nên chọn trọng tài quy chế

Trọng tài quy chế là lựa chọn phù hợp trong phần lớn các tình huống thương mại thông thường, đặc biệt khi: các bên — nhất là phía doanh nghiệp Việt Nam — chưa có nhiều kinh nghiệm tố tụng trọng tài và cần một bộ máy quản trị chuyên nghiệp; vụ việc có giá trị trung bình đến lớn, đủ để chi phí hành chính của trung tâm trở nên hợp lý; các bên mong muốn tính dự đoán được của quy trình thay vì phải đàm phán từng chi tiết thủ tục; hoặc tranh chấp có yếu tố nước ngoài, nơi uy tín của một trung tâm được quốc tế biết đến (như VIAC) tạo thêm sự yên tâm cho đối tác nước ngoài.

Ngược lại, trọng tài vụ việc có thể phù hợp hơn khi các bên đều là những “người chơi” sành sỏi, có luật sư giàu kinh nghiệm trọng tài quốc tế, và muốn thiết kế một quy trình “đo ni đóng giày” cho một vụ việc đặc thù — ví dụ tranh chấp trong dự án đầu tư có cấu trúc phức tạp với nhiều bên liên quan.

Dù chọn hình thức nào, điều khoản trọng tài cũng phải ghi rõ: tên đầy đủ, chính xác của trung tâm trọng tài (đối với trọng tài quy chế); số lượng trọng tài viên; ngôn ngữ và địa điểm tố tụng. Một điều khoản chung chung là nguồn gốc của phần lớn các tranh chấp về thẩm quyền mà chúng tôi xử lý.

Câu hỏi thường gặp

Liên hệ FLAT LAW FIRM

FLAT LAW FIRM là boutique business law firm chuyên sâu về đầu tư nước ngoài (FDI), giao dịch xuyên biên giới và giải quyết tranh chấp thương mại tại Việt Nam. Chúng tôi tư vấn lựa chọn trung tâm trọng tài và soạn thảo điều khoản trọng tài phù hợp với đặc thù từng giao dịch; đại diện khách hàng trong tố tụng trọng tài quy chế tại VIAC và các trung tâm trọng tài khác, cũng như trong các thủ tục hỗ trợ và kiểm soát tại tòa án.

Để lựa chọn đúng trung tâm trọng tài cho hợp đồng sắp ký kết, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn.

Tuyên bố miễn trừ

Nội dung bài viết chỉ mang tính thông tin chung về pháp luật trọng tài thương mại Việt Nam tại thời điểm đăng tải, không cấu thành tư vấn pháp lý cho bất kỳ vụ việc cụ thể nào. Việc lựa chọn trung tâm trọng tài và hình thức trọng tài phụ thuộc vào hoàn cảnh cụ thể của từng giao dịch; doanh nghiệp nên tham vấn luật sư trước khi quyết định.

Liên kết hữu ích

• Giải quyết tranh chấp trọng tài — trang chuyên đề tổng quan của FLAT về trọng tài thương mại.
• Trọng tài vụ việc tại Việt Nam — hình thức trọng tài do các bên tự thiết kế thủ tục.
• Lựa chọn trọng tài viên trong tranh chấp — tiêu chuẩn và chiến lược lựa chọn trọng tài viên.
• Hiệu lực thỏa thuận trọng tài tại Việt Nam — điều kiện để thỏa thuận trọng tài có hiệu lực.