Xử lý kỷ luật lao động đúng quy trình

Trong các vụ kiện lao động mà doanh nghiệp thua, kỷ luật sa thải bị tuyên hủy vì sai quy trình chiếm tỷ lệ áp đảo so với các trường hợp sai về căn cứ thực tế. Thực tế mà nhiều nhà quản lý chưa thấm: trong kỷ luật lao động, “đúng quy trình” quan trọng không kém “đúng người, đúng việc”. Quyết định sa thải có căn cứ chính đáng nhưng ban hành sau cuộc họp thiếu thành phần bắt buộc, hoặc quá thời hiệu luật định, vẫn có thể bị hủy toàn bộ.

Bài viết phân tích khung pháp lý về kỷ luật lao động tại các điều 122 đến 128 Bộ luật Lao động 2019 và Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, tập trung vào những điểm doanh nghiệp hay sai nhất trong thực tiễn.

Kỷ luật lao động: quyền của doanh nghiệp, nhưng có giới hạn

Điều 117 định nghĩa kỷ luật lao động là những quy định về việc tuân theo thời gian, công nghệ và điều hành sản xuất, kinh doanh do người sử dụng lao động ban hành trong nội quy lao động và do pháp luật quy định. Doanh nghiệp có quyền xử lý kỷ luật người vi phạm, nhưng quyền này bị giới hạn bởi ba lớp rào chắn: chỉ xử lý hành vi đã quy định trong nội quy; chỉ áp dụng các hình thức luật liệt kê; và phải tuân thủ nghiêm ngặt trình tự, thủ tục luật định.

Tư duy cần thay đổi: kỷ luật không phải công cụ trừng phạt tùy ý của người quản lý mà là thủ tục pháp lý có tính tố tụng. Mỗi bước — lập biên bản, thông báo, tổ chức họp, ban hành quyết định — đều có thể trở thành chứng cứ được tòa án xem xét.

Bốn hình thức kỷ luật theo luật định

Điều 124 liệt kê đầy đủ và khép kín bốn hình thức: khiển trách; kéo dài thời hạn nâng lương không quá 06 tháng; cách chức; và sa thải. Doanh nghiệp không được sáng tạo thêm bất kỳ hình thức nào khác, dù với tên gọi mỹ miều đến đâu.

Khiển trách áp dụng cho vi phạm lần đầu mức độ nhẹ. Kéo dài thời hạn nâng lương và cách chức là các hình thức trung gian, trong đó cách chức chỉ áp dụng với người giữ chức vụ quản lý. Sa thải là hình thức nặng nhất, chấm dứt quan hệ lao động, chỉ áp dụng trong bốn trường hợp Điều 125 liệt kê. Việc lựa chọn hình thức phải tương xứng với tính chất, mức độ vi phạm — áp dụng sa thải cho vi phạm nhẹ dễ bị tòa án đánh giá là lạm dụng quyền.

Bốn trường hợp được áp dụng sa thải

Điều 125 giới hạn sa thải trong bốn trường hợp. Thứ nhất, người lao động trộm cắp, tham ô, đánh bạc, cố ý gây thương tích, sử dụng ma túy tại nơi làm việc. Thứ hai, tiết lộ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ, gây thiệt hại nghiêm trọng hoặc đe dọa gây thiệt hại đặc biệt nghiêm trọng về tài sản, lợi ích của người sử dụng lao động, hoặc quấy rối tình dục tại nơi làm việc được quy định trong nội quy lao động.

Thứ ba, bị xử lý kỷ luật kéo dài thời hạn nâng lương hoặc cách chức mà tái phạm trong thời gian chưa xóa kỷ luật. Thứ tư, tự ý bỏ việc 05 ngày cộng dồn trong 30 ngày hoặc 20 ngày cộng dồn trong 365 ngày tính từ ngày đầu tiên tự ý bỏ việc mà không có lý do chính đáng (thiên tai, hỏa hoạn, bản thân hoặc thân nhân bị ốm có xác nhận của cơ sở khám chữa bệnh có thẩm quyền, và các trường hợp khác quy định trong nội quy).

Nguyên tắc xử lý: doanh nghiệp phải chứng minh lỗi

Điều 122 quy định nguyên tắc, trình tự, thủ tục xử lý kỷ luật. Nguyên tắc đầu tiên và quan trọng nhất: người sử dụng lao động phải chứng minh được lỗi của người lao động — gánh nặng chứng minh thuộc về doanh nghiệp. Mọi kết luận trong quyết định kỷ luật đều phải dựa trên chứng cứ đã thu thập và đối chiếu trong quá trình xử lý.

Các nguyên tắc tiếp theo: phải có sự tham gia của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động bị xử lý là thành viên; người lao động phải có mặt và có quyền tự bào chữa, nhờ luật sư hoặc tổ chức đại diện bào chữa (người chưa đủ 15 tuổi phải có người đại diện theo pháp luật tham gia); việc xử lý phải được ghi thành biên bản. Không được áp dụng nhiều hình thức kỷ luật cho một hành vi vi phạm; một người có nhiều hành vi vi phạm thì chỉ áp dụng hình thức cao nhất tương ứng với hành vi nặng nhất.

Thời hiệu xử lý: 6 tháng, 12 tháng và quy tắc kéo dài

Điều 123 quy định thời hiệu xử lý kỷ luật là 06 tháng kể từ ngày xảy ra hành vi vi phạm; 12 tháng với vi phạm liên quan trực tiếp đến tài chính, tài sản, tiết lộ bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh. Quyết định kỷ luật phải được ban hành trong các thời hạn này.

Pháp luật cũng dự liệu các tình huống không thể xử lý ngay: người lao động đang nghỉ ốm đau, điều dưỡng; nghỉ việc được sự đồng ý của người sử dụng lao động; đang bị tạm giữ, tạm giam; đang chờ kết quả điều tra, xác minh của cơ quan có thẩm quyền đối với hành vi nghiêm trọng; lao động nữ mang thai, nghỉ thai sản, nuôi con dưới 12 tháng tuổi; người vi phạm trong khi mắc bệnh tâm thần hoặc bệnh khác làm mất khả năng nhận thức, điều khiển hành vi. Khi hết các khoảng “tạm hoãn” này mà thời hiệu đã hết hoặc còn không đủ 60 ngày, thời hiệu được kéo dài nhưng không quá 60 ngày.

Trình tự, thủ tục: cuộc họp không thể thiếu

Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP hướng dẫn trình tự qua bốn bước. Bước một, khi phát hiện vi phạm tại thời điểm xảy ra, lập biên bản vi phạm và thông báo đến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở; phát hiện sau thời điểm vi phạm thì thu thập chứng cứ chứng minh lỗi. Bước hai, trong thời hiệu, thông báo nội dung, thời gian, địa điểm họp xử lý đến các thành phần bắt buộc: người lao động, tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, luật sư hoặc người bào chữa nếu người lao động yêu cầu.

Bước ba, tiến hành họp và lập biên bản có chữ ký các thành phần tham dự. Bước bốn, người có thẩm quyền ra quyết định xử lý trong thời hiệu quy định. Trong thực tiễn xét xử, tòa án kiểm tra rất kỹ biên bản họp: đủ thành phần không, người lao động có được trình bày và bào chữa không, nội dung có phản ánh đúng diễn biến không. Một cuộc họp “làm cho có” với biên bản soạn sẵn, ép ký là con đường ngắn nhất dẫn đến quyết định bị hủy.

Những hành vi bị cấm tuyệt đối khi xử lý kỷ luật

Điều 127 liệt kê ba nhóm hành vi bị nghiêm cấm. Thứ nhất, xâm phạm sức khỏe, danh dự, tính mạng, uy tín, nhân phẩm của người lao động — gồm cả bêu riếu, sỉ nhục công khai dưới danh nghĩa “làm gương”. Thứ hai, phạt tiền, cắt lương thay việc xử lý kỷ luật. Đây là điểm nhiều doanh nghiệp vi phạm một cách vô tư: trừ lương vì đi muộn, phạt tiền vì làm sai, mà không biết pháp luật cấm tuyệt đối dùng biện pháp tài chính thay cho kỷ luật.

Thứ ba, xử lý kỷ luật hành vi không được quy định trong nội quy lao động, không thỏa thuận trong hợp đồng đã giao kết, hoặc pháp luật không quy định. Quy định này khép kín logic của toàn bộ chế định: mọi căn cứ xử lý đều phải có nguồn gốc rõ ràng từ nội quy, hợp đồng hoặc luật. Không có “lệ làng”, không có “quy định miệng của sếp” trong kỷ luật lao động.

Tạm đình chỉ công việc: biện pháp tình thế

Điều 128 cho phép tạm đình chỉ công việc khi vụ việc vi phạm có tình tiết phức tạp, nếu để người lao động tiếp tục làm việc sẽ gây khó khăn cho việc xác minh. Cần nhấn mạnh: tạm đình chỉ không phải hình thức kỷ luật mà là biện pháp tạm thời phục vụ xác minh, chỉ thực hiện sau khi tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.

Thời hạn không quá 15 ngày, trường hợp đặc biệt không quá 90 ngày. Trong thời gian bị tạm đình chỉ, người lao động được tạm ứng 50% tiền lương; hết thời hạn, doanh nghiệp phải nhận người lao động trở lại làm việc. Nếu người lao động bị xử lý kỷ luật thì không phải trả lại tiền lương đã tạm ứng; nếu không bị xử lý thì được trả đủ tiền lương cho thời gian bị tạm đình chỉ.

Xóa kỷ luật và giảm thời hạn chấp hành

Điều 126 quy định cơ chế “làm lại từ đầu”: người bị khiển trách sau 03 tháng, bị kéo dài thời hạn nâng lương sau 06 tháng, hoặc bị cách chức sau 03 năm kể từ ngày bị xử lý, nếu không tiếp tục vi phạm thì đương nhiên được xóa kỷ luật. Người bị kéo dài thời hạn nâng lương sau khi chấp hành một nửa thời hạn, nếu tiến bộ, có thể được xét giảm thời hạn.

Ý nghĩa thực tiễn thể hiện rõ ở căn cứ sa thải “tái phạm trong thời gian chưa xóa kỷ luật”: nếu vi phạm lần hai xảy ra sau khi kỷ luật lần đầu đã được xóa đương nhiên, doanh nghiệp không thể viện dẫn tình tiết tái phạm để nâng hình thức lên sa thải. Bộ phận nhân sự cần theo dõi chính xác thời điểm xóa kỷ luật từng trường hợp.

Khi người lao động kiện: tòa án xem xét điều gì

Khi quyết định kỷ luật, nhất là sa thải, bị khởi kiện, tòa án kiểm tra theo trình tự: thẩm quyền của người ký quyết định theo nội quy; căn cứ — hành vi có được quy định trong nội quy, có thuộc trường hợp luật cho phép áp dụng hình thức đó; trình tự — đủ các bước theo Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, đủ thành phần họp, biên bản hợp lệ; thời hiệu ban hành quyết định; và tính tương xứng giữa hình thức với mức độ vi phạm.

Nếu quyết định bị hủy, doanh nghiệp phải nhận người lao động trở lại, trả lương cho những ngày không được làm việc và có thể phải bồi thường thêm. Vì “bài kiểm tra” của tòa án khắt khe như vậy, FLAT LAW FIRM luôn khuyến nghị tham vấn luật sư trước khi ban hành quyết định sa thải, thay vì chỉ tìm đến luật sư sau khi đã bị kiện.

Kỷ luật và chấm dứt hợp đồng: ranh giới cần phân biệt

Sa thải là hình thức kỷ luật nặng nhất, nhưng không phải mọi chấm dứt hợp đồng đều là kỷ luật. Chấm dứt hợp đồng lao động là chế định rộng hơn, gồm nhiều căn cứ không liên quan đến vi phạm: hết hạn hợp đồng, thỏa thuận chấm dứt, người lao động đơn phương chấm dứt, doanh nghiệp đơn phương chấm dứt vì lý do kinh tế.

Nhầm lẫn giữa hai chế định dẫn đến sai lầm nguy hiểm: muốn cho người lao động nghỉ vì thường xuyên không hoàn thành công việc nhưng lại “gán” cho họ một vi phạm kỷ luật để sa thải cho nhanh — cách làm sai bản chất, rất dễ bị hủy. Không hoàn thành công việc thuộc căn cứ đơn phương chấm dứt của người sử dụng lao động, với trình tự, thời hạn báo trước và tiêu chí đánh giá riêng, chứ không phải con đường kỷ luật.

Câu hỏi thường gặp về kỷ luật lao động