场景：某刚拿到营业执照的外资公司总经理在胡志明市致电总会计师：”供应商的纸质发票还能用吗？数字签名是什么，必须买吗？财务软件选哪种？”三个看似小问题，却决定了公司首年全部数字化合规基础设施——也是很多投资者忘记列入预算的三项费用。
电子发票是法定义务，不是可选项
第123/2020/ND-CP号法令（2020年10月19日颁布，2022年7月1日生效）规定，销售货物、提供服务的组织、企业必须使用电子发票。第70/2025/ND-CP号法令（2025年3月20日颁布，2025年6月1日生效）修订了第123/2020号法令若干条款：扩大适用对象，新增按次申领税务机关赋码发票的情形，并收紧从收银机开具电子发票的规定。关键点：新设外资公司必须向税务机关登记使用电子发票，获准后方可开票。费用方面，公司须向电子发票服务机构付费（初装费、系统对接费及按开票量收取的维护费）。各服务商按开票量套餐报价差异较大——本文不列具体数字，因为价格随各服务商方案变化；投资者应直接向两三家服务商询价，并按”市场参考、未经核实”的水平列入预算。
数字签名——公司的”电子印章”
第20/2023/QH15号《电子交易法》（2023年6月22日通过，2024年7月1日生效）在第3条第12款定义数字签名（采用非对称密钥算法的电子签名），第23条规定：安全的数字签名与个人在纸质文件上的手写签名具有同等法律效力。第130/2018/ND-CP号法令（2018年11月15日生效，撰写时仍有效）细化数字签名与公共数字签名认证服务；该法令第8条明确了数字签名在电子交易中的法律效力。实际运营中，公司使用机构数字签名签署电子发票、网上申报纳税、办理社保电子业务、与合作方签署电子合同。一张机构证书可用于多个系统，但必须严格管理私钥保管人与签署权限，因为每次签署都相当于加盖公司公章。费用方面：持牌公共认证机构按1至3年套餐销售证书；各机构官网公开挂牌价且促销频繁，因此预算应按”市场参考、未经核实”列支，签约采购时再确定具体金额。
财务软件——是法定义务，不只是便利工具
第88/2015/QH13号《会计法》（2017年1月1日生效，撰写时仍有效）要求会计单位组织会计工作，按规定编制、保管凭证与账簿。外资公司有两种选择：购买财务软件由内部会计核算，或外包给会计服务机构——外包时软件费用通常已包含在服务费中。在越南使用的财务软件须满足三项要求：按越南现行企业会计制度核算，能按规定格式出具财务报表与账簿，能对接或导出电子发票数据用于纳税申报。费用方面：本土财务软件多按年套餐销售，小企业基础版与一体化管理版价格差距很大；价格为市场参考、未经核实——投资者应要求演示，并按实际用户数、分支机构数量询价。
首年预算编制与合理节支
合理的采购顺序是：（1）数字签名——办理电子税务登记和申报马上要用；（2）电子发票——在首笔销售业务发生前完成登记；（3）财务软件——若已聘请外部会计服务，前一两个月可用基础版或试用版过渡。合理节支方法：向同一服务商购买数字签名加电子发票的组合套餐，通常比分开购买便宜；按实际业务量选择开票量套餐，公司初创期不必选不限量套餐；谈判争取将与现有财务软件的对接实施费减免。一个提醒：不要为省钱用总经理个人数字签名签署公司发票——公司电子发票必须用机构数字签名签署；证书类型用错可能被税务机关拒绝，导致经营中断。
常见问题
新设公司尚未产生收入，是否必须马上登记电子发票？
法律未规定自成立之日起的具体天数，但公司只有在电子发票使用登记获税务机关批准后才能开票。实务中建议拿到税号后立即登记，以便首笔交易时可用；等到急需开票才登记容易被动，因为税务机关需要处理时间，还可能要求说明情况或实地核查。
一张数字签名能否同时用于报税、社保和电子发票？
可以。与公司税号绑定的机构数字签名可用于电子税务系统、社保网上业务、海关电子系统及签署电子发票。需要管理的是人的因素：谁保管签名设备、可签署哪些文件——应以书面形式制定内部规定，因为每次签署都相当于加盖公司公章。
能否使用母公司在境外的财务软件？
可以，前提是该软件能按越南会计制度核算，能按规定格式出具财务报表与账簿，且会计数据按第88/2015/QH13号《会计法》要求存储。实务中许多外资公司用全球软件做内部管理，但仍需做越南本地化配置或另用本土财务软件做税务申报——本地化费用应列入首年预算。
数字签名过期后，此前签署的发票还有效吗？
有效。发票效力以签署时点判断：签署时证书有效，发票即合法有效，之后证书过期不产生追溯效力。但证书过期后公司不能再签署新发票，因此应提前15至30天续期，避免开票中断。
