Một doanh nghiệp sử dụng chuyên gia nước ngoài bỗng phát hiện giấy phép lao động (GPLĐ) của vị chuyên gia này đã hết hiệu lực từ tuần trước mà chưa ai làm thủ tục gia hạn. Chuyên gia vẫn đang đi làm bình thường mỗi ngày. Câu hỏi khẩn cấp đặt ra: doanh nghiệp có bị phạt không, mức phạt bao nhiêu, và bây giờ phải xử lý thế nào cho đúng luật? Tình huống này phổ biến hơn nhiều người tưởng — và cách xử lý sai (ví dụ “nộp gia hạn muộn” hay để chuyên gia “làm tạm” trong lúc chờ) có thể khiến vi phạm kéo dài từng ngày. Bài viết hướng dẫn xử lý theo đúng quy định hiện hành.
1. GPLĐ hết hạn chưa gia hạn: tình trạng pháp lý
Theo Điều 156 Bộ luật Lao động 45/2019/QH14, “hết thời hạn” đồng nghĩa với “hết hiệu lực”. Kể từ thời điểm GPLĐ hết hạn, nếu chuyên gia tiếp tục làm việc mà không có GPLĐ hợp lệ thì tình trạng pháp lý là làm việc không có giấy phép lao động — và theo khoản 2 Điều 153 Bộ luật Lao động, người lao động nước ngoài làm việc không có GPLĐ có thể bị buộc xuất cảnh hoặc trục xuất khỏi Việt Nam.
Điểm mấu chốt nhiều doanh nghiệp hiểu sai: không tồn tại cơ chế “gia hạn muộn”. Hồ sơ gia hạn GPLĐ chỉ được nộp khi GPLĐ còn thời hạn — cụ thể là trước ít nhất 10 ngày nhưng không quá 45 ngày trước ngày GPLĐ hết hạn (Điều 28 Nghị định 219/2025/NĐ-CP). Đã hết hạn thì không thể nộp hồ sơ gia hạn (nộp sẽ bị trả lại) mà phải làm thủ tục cấp GPLĐ mới từ đầu, kèm theo văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài nếu chưa có (Điều 152 Bộ luật Lao động; Điều 4–5 Nghị định 219/2025/NĐ-CP).
Cũng cần nhớ: gia hạn GPLĐ chỉ được 01 lần, tối đa 02 năm (Điều 157 Bộ luật Lao động 2019; Nghị định 219/2025/NĐ-CP). Trường hợp đã gia hạn 01 lần rồi lại hết hạn tiếp thì cũng phải cấp mới — dù cùng người sử dụng lao động, cùng vị trí công việc thì hồ sơ cấp mới sẽ đơn giản hơn.
Lưu ý về văn bản áp dụng: Nghị định 152/2020/NĐ-CP đã hết hiệu lực từ 07/8/2025 — mọi thủ tục về lao động nước ngoài hiện nay đều trích Nghị định 219/2025/NĐ-CP, không trích nghị định cũ.
2. Mức xử phạt hiện hành
Về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động: Nghị định 283/2026/NĐ-CP (ban hành 15/7/2026, hiệu lực 10/9/2026) đã thay thế toàn bộ Nghị định 12/2022/NĐ-CP — không trích nghị định cũ. Mức tiền phạt hai văn bản giữ nguyên, chỉ thay đổi căn cứ pháp lý:
- Người lao động nước ngoài làm việc không có GPLĐ hoặc sử dụng GPLĐ hết hiệu lực: phạt 15–25 triệu đồng, kèm hình thức trục xuất (Điều 13 Nghị định 283/2026/NĐ-CP);
- Người sử dụng lao động sử dụng lao động nước ngoài không có GPLĐ: phạt 30–45 triệu đồng (vi phạm đối với 01–10 người), 45–60 triệu đồng (11–20 người), 60–75 triệu đồng (từ 21 người trở lên) — đây là mức phạt đối với cá nhân.
Điểm dễ tính sai nhất: tổ chức vi phạm bị phạt gấp 02 lần mức phạt đối với cá nhân (Điều 7 Nghị định 283/2026/NĐ-CP). Như vậy doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài không có GPLĐ có thể bị phạt 60–90 triệu / 90–120 triệu / 120–150 triệu đồng tùy số lượng người lao động vi phạm. Chỉ nêu mức 30–75 triệu mà không nhân hai cho tổ chức là sai số tiền thực tế doanh nghiệp phải đối mặt.
3. Kịch bản 1 — GPLĐ còn thời hạn: gia hạn đúng luật
Nếu phát hiện sớm khi GPLĐ vẫn còn hiệu lực, doanh nghiệp nộp hồ sơ gia hạn trong “cửa sổ” trước ít nhất 10 ngày nhưng không quá 45 ngày trước ngày hết hạn (Điều 28 Nghị định 219/2025/NĐ-CP). Gia hạn chỉ được 01 lần, tối đa 02 năm. Đây là kịch bản đơn giản và rẻ nhất — lý do doanh nghiệp nên lập lịch cảnh báo trước 45 ngày cho từng GPLĐ đang quản lý.
4. Kịch bản 2 — GPLĐ đã hết hạn: cấp mới và những việc phải dừng ngay
Khi GPLĐ đã hết hiệu lực, lộ trình xử lý gồm 5 bước khẩn cấp:
Bước 1 — Ngừng bố trí chuyên gia làm việc ngay lập tức. Trong thời gian chờ cấp GPLĐ mới, doanh nghiệp phải dừng mọi việc bố trí chuyên gia làm việc. Không có “thời gian ân hạn”: mỗi ngày làm việc không có GPLĐ hợp lệ đều cấu thành vi phạm cho cả doanh nghiệp và cá nhân. Cho chuyên gia “làm tạm” trong lúc chờ là sai lầm tốn kém nhất.
Bước 2 — Rà soát ngày hết hạn và số lần đã gia hạn để xác định đúng thủ tục: “gia hạn” hay “cấp mới”. Đã hết hạn thì tuyệt đối không nộp hồ sơ gia hạn (sẽ bị trả lại, mất thời gian).
Bước 3 — Chuẩn bị hồ sơ cấp GPLĐ mới: văn bản giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài, giấy khám sức khỏe, phiếu lý lịch tư pháp, văn bằng/chứng chỉ, ảnh; đồng thời nộp lại GPLĐ đã hết hiệu lực cho cơ quan đã cấp.
Bước 4 — Chấp hành xử phạt nếu bị lập biên bản. Khi bị xử phạt, doanh nghiệp có thể vận dụng các tình tiết giảm nhẹ theo Luật Xử lý vi phạm hành chính: đã chủ động chấm dứt hành vi vi phạm, tự nguyện khắc phục hậu quả, thành thật khai báo.
Bước 5 — Sau khi có GPLĐ mới: ký mới hoặc điều chỉnh hợp đồng lao động bằng văn bản cho khớp với GPLĐ mới (lưu ý khoản 3 Điều 156 Bộ luật Lao động: hợp đồng lao động không đúng với nội dung GPLĐ đã cấp thì GPLĐ hết hiệu lực); gia hạn thẻ tạm trú cho chuyên gia (thẻ tạm trú gắn với thời hạn GPLĐ — xử lý song song để tránh chuyên gia rơi vào tình trạng cư trú không hợp pháp); và lập lịch cảnh báo trước 45 ngày cho lần tiếp theo.
5. Trường hợp đặc biệt: chuyên gia thuộc diện miễn GPLĐ
Một số chuyên gia thuộc diện miễn giấy phép lao động nhưng doanh nghiệp chưa làm văn bản xác nhận: cần tách bạch rõ — miễn GPLĐ không đồng nghĩa với không cần làm thủ tục. Doanh nghiệp vẫn phải làm văn bản xác nhận không thuộc diện cấp GPLĐ, và gia hạn xác nhận theo Điều 16–17 Nghị định 219/2025/NĐ-CP. Bỏ qua thủ tục xác nhận vẫn là vi phạm.
6. Câu hỏi thường gặp
GPLĐ hết hạn 1 tuần, nộp hồ sơ gia hạn có được không? Không. Hồ sơ gia hạn chỉ được nộp khi GPLĐ còn hiệu lực. Đã hết hạn phải làm thủ tục cấp mới từ đầu.
Trong lúc chờ GPLĐ mới, chuyên gia có được làm việc “tạm thời” không? Không. Mỗi ngày làm việc không có GPLĐ hợp lệ đều là vi phạm độc lập đối với cả doanh nghiệp (phạt đến 150 triệu đồng) và cá nhân (phạt đến 25 triệu đồng + trục xuất).
Doanh nghiệp bị phạt bao nhiêu nếu sử dụng 5 lao động nước ngoài không có GPLĐ? Mức phạt cá nhân là 30–45 triệu đồng; tổ chức (doanh nghiệp) nhân hai thành 60–90 triệu đồng (Điều 7 và Điều 13 Nghị định 283/2026/NĐ-CP).
Sau khi có GPLĐ mới cần làm gì với thẻ tạm trú? Gia hạn thẻ tạm trú song song, vì thời hạn thẻ tạm trú gắn với thời hạn GPLĐ — để chậm có thể khiến chuyên gia cư trú không hợp pháp.
Cơ sở pháp lý: Điều 152, 153, 156, 157 Bộ luật Lao động 45/2019/QH14; Điều 4, 5, 16, 17, 28 Nghị định 219/2025/NĐ-CP (hiệu lực 07/8/2025, thay thế Nghị định 152/2020/NĐ-CP); Điều 7, Điều 13 Nghị định 283/2026/NĐ-CP (hiệu lực 10/9/2026, thay thế Nghị định 12/2022/NĐ-CP); Luật Xử lý vi phạm hành chính 15/2012/QH13 (sửa đổi bởi Luật 67/2020/QH14). Tra cứu ngày 14/10/2026.
Doanh nghiệp đang sử dụng lao động nước ngoài cần rà soát? FLAT Law Firm tư vấn thủ tục GPLĐ, gia hạn, cấp mới và xử lý vi phạm lao động cho doanh nghiệp. Liên hệ với chúng tôi.
Thông tin trong bài chỉ mang tính tham khảo chung theo pháp luật hiện hành tại thời điểm viết (14/10/2026), không phải tư vấn pháp lý cho vụ việc cụ thể.
Ghi chú minh bạch: Bài viết do hệ thống sản xuất nội dung AI của FLAT Law Firm soạn thảo, đang trong quy trình kiểm duyệt nội bộ (AI Legal Council QA và chủ sở hữu phê duyệt trước khi xuất bản). Bài viết chưa được luật sư người thật rà soát.
