越南目前每一份报关单都运行在VNACCS/VCIS系统上——这是以日本NACCS为蓝本、自2014年运行的电子申报平台。该系统正进入其生命周期的最后阶段：海关部门已确定建设新的数字海关系统取而代之，尽管正式切换日期属于监管机构的决定，明智的进出口企业会从现在开始准备——因为在全球每一次海关系统转换中，企业被卡住的原因从来不是新软件，而是他们自己的旧数据。
背景：VNACCS/VCIS为何必须被取代？
VNACCS/VCIS把越南海关从纸质档案带入电子申报与自动分流，但其架构属于以报关单为中心的一代系统。海关总局追求的数字海关方向把数据与风险管理置于中心：海关与发证部委、海港、承运人以及国家单一窗口系统之间的数据连接；货物到达前处理；以及用大数据分析选择查验对象，而不是普遍查验。因此新系统不只是把VNACCS重写一遍——它是一种管理模式的改变，企业将在三点上感受到：申报数据必须在字段层面标准化与一致，几乎不再留有“大致正确”申报的空间；企业的合规历史被系统积累并直接用于分流；企业软件与海关系统之间的机对机集成成为主要通道，取代界面手工录入。
企业需要准备什么：从现在起清理四项数据资产
第一项资产是货物主数据：HS编码、货名、技术描述、计量单位——在许多企业中，这套主数据多年来已经碎片化，同一货物有多种描述，有时甚至有多个HS编码；带有自动一致性检查的新系统将正好标记这些碎片化。第二项资产是伙伴数据：外国供应商与客户的税号、名称与地址，必须在会计系统、报关软件与商业单证之间相符。第三项资产是报关历史仓库：企业需要能够存储并检索自己过去的全部报关单、分流结果、修改与核定，因为这段历史既是未来分流的输入，也是5年期内通关后检查的证据。第四项资产是签名与集成基础设施：有效且主体正确的数字签名、具备向新连接标准升级路径的申报软件、以及转换期的备用运营方案——报关量大的企业应提前与软件供应商和报关代理商定切换情景，包括两个系统并存的阶段。
治理转换期：不要让一个切换日断了供应链
国际经验表明，海关系统转换的最大风险在切换窗口：旧系统上未完成的报关、货物已装船但单证尚未同步、申报团队不熟悉新的数据字段。治理好这一阶段的企业遵循四项原则。第一，跟踪海关总局关于路线图与试运行的官方通知，指定固定的技术—业务对口人，在受邀时参加试验计划。第二，在日程公布后，不要把对时间敏感的货物集中安排在切换窗口内——像围绕长假协调一样，围绕切换节点协调进出口时间。第三，在适用日期之前按新的数据标准重新培训申报团队，并进行一轮样例报关的内部审查。第四，在新系统运行的头几周，与主管海关分局和软件供应商保持直接联系渠道，因为这一阶段的现场支持比任何指导文件都更能决定事件处理速度。把系统转换当作“海关和软件商的事”的企业，将在切换日发现：自己十年的主数据才是最大的工作量。
常见问题
替代VNACCS/VCIS的新数字海关系统的官方转换路线图如何？
目前尚没有一个已广泛公布、可供企业锁定到日历上的正式切换日期。海关部门正按行业数字化转型战略推进建设取代VNACCS/VCIS的数字海关系统计划，在全面切换之前有准备与试点步骤。企业应跟踪海关总局的官方通知，并先做不依赖切换日期的工作——清理主数据、伙伴数据与报关历史——因为这部分工作在任何时间线情景下都是必要的。
转换前，企业应如何准备报关数据、数字签名与系统连接？
四个准备层面。一是报关数据：统一货物主数据——每种货物的HS编码、货名、技术描述与计量单位，消除同一货物多年来有多种申报方式的状态；伙伴数据（税号、名称、地址）在会计、申报软件与单证之间相符；以及完整的报关历史仓库，同时服务于未来分流与5年内的通关后检查。二是数字签名：确保企业的数字证书有效、主体正确，并已就申报人向海关正确登记。三是系统连接：申报软件必须有升级路线图以适配数字海关系统的新连接标准与数据字段——企业应事先与软件供应商和报关代理商定切换情景，包括两个系统并存的阶段。四是人员：指定固定的技术—业务对口人，并在正式适用日之前按新数据标准重新培训申报团队。
在转换阶段，旧系统上的报关单还会被接受吗？
按照海关总局为每批切换公布的转换情景，而不是企业的自行推测。这一阶段的治理原则是：在切换时点之前已在VNACCS/VCIS上开启的报关单，按转换指引收尾处理——在旧系统上办结，或按已公布的演练情景将数据迁移至新系统——企业不得擅自注销旧报关单到新系统重新申报，因为在两个系统重复申报是转换窗口内造成最严重数据差异的错误。实际风险在于在途报关单：货物已装船但单证尚未同步、报关单已开启但在旧系统停止接收时尚未通关。业务量大的企业应事先与主管海关分局及软件供应商核对未结报关单清单，并避免对时间敏感的货物在紧邻切换时点时开启新报关单。
企业在新系统申报时遇到技术错误，应通过哪些渠道处理与申诉？
分两个层面处理：技术故障与行政申诉。当新系统出现技术错误时——报关单无法传输、数据字段错误、系统无响应——企业应立即联系海关机关的官方支持渠道（主管海关分局的支持部门与系统的用户支持渠道），同时联系自己的申报软件供应商，并完整记录故障证据：时间、错误信息、受影响的报关单号——因为这是海关处理申报期限后果、避免企业因系统故障被计迟报过错的依据。在运行的头几周，通过与分局的固定对口获得现场支持，比任何指引文件都更决定处理速度。若故障导致一项具体的负面行政决定——核定、迟报处罚——企业可按《投诉法》与海关法对该决定行使申诉权，并附上已保存的故障证据。
与FLAT律师事务所在切换日之前清理海关数据
FLAT律师事务所按数字海关风险管理标准审查企业的货物主数据与报关历史，并为申报团队与报关代理制定系统转换计划——使VNACCS/VCIS停运之日只是一个普通的工作日。
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