发现竞争对手使用您的商标，并不意味着必须立即投入昂贵的诉讼。在实务中，商标侵权警告函是维权的第一步——也常常是最后一步：一封撰写得当的警告函可以让侵权人主动停止或协商许可，无需对簿公堂。本文依据越南法律，讲解如何撰写有效的警告函。
警告函的法律地位
警告函是行使知识产权自我保护权的书面形式——《知识产权法》第198.1(b)条（按131/2025/QH15号法律修订后的VBHN 67/VBHN-VPQH编号）：权利人有权要求实施侵犯知识产权行为的组织、个人停止侵权行为、赔礼道歉、公开消除影响、赔偿损失。（第198.1(d)条：向法院或仲裁机构起诉的权利。）
起草前必须掌握三个法律要点：
- 警告函不是起诉或申请行政处理前的必经程序——法律没有规定”必须先发警告函”的顺序。这是节约诉讼成本、体现善意的实务步骤；
- 警告函没有国家统一格式——由权利人或律师起草，不是行政表格。不存在针对警告函的”第…号通知附件表格”；
- 技术提示：131/2025/QH15号法律并未修订第198条——被更名修订的是第198b条（中介服务企业和数字平台管理者的责任）。网上一些分析简写为”修订第198条”是不准确的，应避免重复该错误。
警告函的标准结构——8个组成部分
以下内容为实务执业经验，不是法定要求。一封有效的警告函包括8个部分：
1. 当事人信息
发函人：商标权人或经授权的知识产权代理（注明授权书编号）。收函人：准确的法定名称、地址，如有注明税号。必须核实正确的对象——店铺经营者、生产商、电商平台经营者是不同的主体；发错对象会使警告函失效。
2. 权利依据
写明商标名称、商标注册证号、发证日期、商品/服务类别、有效状态；附注册证复印件。只在实际保护范围内主张权利——不要夸大覆盖类别。
3. 侵权行为的具体描述
涉嫌侵权的标志是什么、在哪里使用（店铺地址、网址、店铺名称、商品链接）、何时发现、以何种方式（实体店、网站、电商平台、粉丝页等）；引用《知识产权法》第129.1条。越具体越好，避免笼统描述。
4. 所附证据
产品照片、链接/截图（如有公证）、购样发票，尤其是已取得的知识产权鉴定结论——按《知识产权法》第201.5条属于高证明力证据（详见知识产权纠纷中的鉴定）。
5. 法律引用
第129.1条（侵权行为）、第198.1(b)条（要求停止的权利），以及下一层级的制裁：民事诉讼（第198.1(d)条、第205条——赔偿最高10亿越南盾＋精神损害10–100倍基本工资）、行政处罚（99/2013/ND-CP号议定经186/2026/ND-CP号议定修订——不要引用已失效的131/2013号议定）、符合条件时的刑事追责（《刑法》第226条）。
6. 具体要求＋期限
立即停止生产/经营/宣传带有侵权标志的商品；召回、销毁侵权商品；书面承诺不再侵权；赔偿损失（提出金额或建议协商/许可）。期限为收到函后7–15天——这是执业惯例，不是法律规定，函中必须写明。
7. 不遵守的后果＋权利保留
明确将把材料移送主管机关进行行政处理和/或向区域人民法院知识产权法院起诉，要求赔偿全部损失并承担诉讼费、诉讼成本；将申请临时紧急措施；保留全部权利和法律救济。
8. 签署
权人的法定代表人或律师/知识产权代理（附授权书）；组织加盖公章。
发送方式——确保证据效力
- 挂号信/快递并取得签收确认；
- 请执达员对送达过程制作笔录——是证明已发送/已签收的手段，不是必经程序；
- 电子邮件仅作补充（难以证明对方已阅读）。
保存全部材料：函件原件、寄送凭证、签收确认、执达员笔录。
提高警告函效果的技巧
- 附上知识产权鉴定结论（如有）：把”我认为你侵权”变成”专业机构认定存在侵权要素”——分量完全不同；
- 语气专业、坚定但不过度威胁；始终为协商留有余地（许可、共存协议）；
- 发给有决策权的人（董事/企业主、法务部门）；考虑同时发给电商平台，按平台机制要求下架店铺；
- 在诉讼时效届满前、在侵权行为扩散前发出。
警告错误的风险——平衡的风险提示
警告函是双刃剑。警告不当会适得其反：
- 权利证书已过期或商标不符合保护条件仍发出警告——对方反驳、申请撤销您的证书，或公开函件损害发函人声誉；
- 对侵权要素判断错误（标志未近似到造成混淆的程度）——警告函失去威慑力；之后起诉若败诉，还要承担诉讼成本；
- 发给错误对象或提出超越权利的要求（要求”罚款”——只有国家机关才能罚款）——暴露法律知识不足，削弱压力；
- 引用错误的法律条文或过度威胁（”要让警察抓你”）——适得其反；可能被认定为诽谤/不正当竞争（2018年《竞争法》）或被反诉要求赔偿非法阻碍经营的损失；
- 越南法律尚无像某些国家那样的”滥用警告函”专门规定——不要编造法条，只按一般原则提示风险；
- 在自己商标的效力正被争议时发函——自曝弱点。
黄金原则：只有在核实了(i)权利证书有效、(ii)有侵权依据（最好有鉴定结论）、(iii)对象正确之后，才发出警告。
警告函在维权阶梯中的位置
- 警告函（自我保护——第198条）；
- 申请行政处理（市场管理、公安、乡级人民委员会、海关——99/2013号议定经186/2026号议定修订，2026年7月15日生效）；
- 向区域人民法院知识产权法院提起民事诉讼；
- 符合条件时刑事报案（《刑法》第226条）。
一封好的警告函可以在第1步就解决问题，无需继续升级。
对外国投资者的提示
- 收函人为中国企业时，警告函宜采用中越双语；附商标注册证译文；除邮寄外可考虑微信/商务邮件渠道；
- 警告函发出后的步骤：(1)侵权人遵守——制作笔录/承诺书，跟踪防止再犯；(2)不回复或拒绝——申请行政处理；(3)向区域人民法院知识产权法院提起民事诉讼；(4)符合刑事条件的——向侦查机关报案（《刑法》第226条）。
常见问题
起诉前必须先发警告函吗？
不是。法律没有此要求。警告函是值得采取的实务步骤，可节约成本并体现善意。
有国家标准的警告函格式吗？
没有。不存在针对警告函的”第…号通知附件表格”——由权利人或律师根据具体案件起草。本文提供大纲和示例措辞供执业参考；请聘请律师为您的具体案件起草。
函中7–15天的期限是法律规定吗？
不是。这是执业惯例，不是法定要求——函中必须写明，以免误解。
用电子邮件发送有效吗？
电子邮件只宜作补充，难以证明对方已阅读。为确保证据效力，应采用有签收确认的挂号信/快递，或请执达员对送达制作笔录。
对方不回复怎么办？
进入维权阶梯的下一步：申请行政处理、向区域人民法院知识产权法院提起民事诉讼，或符合条件时刑事报案。
引用来源
- 《知识产权法》（VBHN 67/VBHN-VPQH），经131/2025/QH15号法律修订（2026年4月1日生效）——第129.1、198.1(b)(d)、198b、201.5、202–205条；
- 99/2013/ND-CP号议定（经126/2021、46/2024、186/2026/ND-CP号议定修订，2026年7月15日生效）；
- 《刑法》（2025年修订）——第226条；
- 2018年《竞争法》；
- 81/2025/UBTVQH15号决议（2026年7月1日生效）——区域人民法院知识产权法院管辖。
免责声明：本文信息仅供参考，不构成法律意见。文中的大纲和示例措辞供执业参考——请聘请律师为您的具体案件起草警告函。
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