员工离职了，但他们的档案——身份证件、劳动合同、工资表、内部邮箱账号——仍留在公司的系统中。自2026年1月1日起，91/2025/QH15号《个人信息保护法》确立了明确原则：劳动合同终止即须删除、销毁数据，另有保留依据的除外。以下是人事与法务部门应注意的5个要点。
1. 原则：离职即删除、销毁数据
91/2025号《个人信息保护法》第25条第2款c项规定：劳动合同终止时，组织必须删除、销毁员工的个人信息，另有约定或法律另有规定的除外。
这是默认义务：企业无须等员工提出才删除。”图方便””以备不时”而无依据地保留档案，即构成违规。
2. 正确删除：安全、不可非法恢复，包括备份
删除、销毁必须采用安全措施，防止数据被非法恢复（91/2025号法律第14条第3款、第4款）。仅从软件界面删除、数据库中原样保留，或备份中留存而无定期销毁流程，均不符合法律”删除、销毁”的要求。
实务中：删除流程须覆盖主系统、备份系统，以及第三方（人事服务商、云存储）持有的副本。
3. 保存期限须事先确定
第25条第2款b项要求组织事先确定员工个人数据的保存期限——依据法律规定或与员工的约定。保存还须遵守目的相符原则（第3条第3款）：目的实现、期限届满即须删除。
企业应将保存期限写入内部个人信息保护规则，并在签订合同时即告知员工。
4. 专门法强制保存时可以保留——但须指明具体依据
删除原则的例外是专门法强制保存的情形——例如税务、会计、社会保险法律规定的档案保存义务。此时企业可以保留该义务范围内的数据，但必须为每类保留的数据指明具体的法律依据。
注意：未直接核对专门法文本的，不得写明具体的保存年数——各类档案的保存期限不同，且可能调整。
5. 离职员工仍享有撤回同意和要求删除的权利
劳动合同的终止不消灭数据主体的权利。离职员工仍有权撤回同意、要求删除其数据（91/2025号法律第4条、第10条、第14条）。企业须保留常设的受理渠道（邮箱、负责人），以便在员工离职后仍能处理此类请求。
常见问题
为”应对税务检查”而保留离职员工档案可以吗？
可以，如果属于税务/会计档案保存义务——但须指明具体法律依据，且仅在专门法要求的范围和期限内保留。
删除离职员工的内部邮箱账号就够了吗？
不够。删除义务覆盖主系统、备份系统、备份介质及第三方持有的数据全部个人信息——且须以安全、不可恢复的方式进行。
企业可以拒绝离职员工的删除请求吗？
仅在有合法依据时可以：与员工的约定，或法律对保存另有规定（第25条第2款c项；第14条）。
引用来源
- 《个人信息保护法》91/2025/QH15——2026年1月1日生效：第3.3条、第4条、第10条、第14条（删除、销毁）、第18条、第25条（第2款：b项保存期限、c项合同终止时删除）、第33.2条；
- 45/2019/QH14号《劳动法》。
结论
自2026年1月1日起，离职员工的数据不再是企业可以”留着备用”的资产：离职即删除、销毁是默认原则；删除须安全、不可恢复、包括备份；保存期限须事先确定；仅在专门法强制并指明依据时方可保留；离职员工仍享有撤回同意、要求删除的权利。现在就建立这5步流程，人事部门合规不再被动。
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