税务检查组进驻，要求提供三年前的进项发票。会计翻遍档案室只找到一部分——其余“搬办公室时丢了”。这个故事的结局人人能猜到：核定征收、补税、罚款。凭证保存不是“文书工作”——而是企业面对税务机关的第一道防线。
目录
- 一、法律框架
- 二、保存期限速查表
- 三、电子发票的特殊要求
- 四、税务检查备查文件清单
- 五、到期资料销毁——规范程序
- 六、保存不全的风险
- 七、数字化保存：安全、完整与可检索
- 八、外商投资企业宜一并保存的特殊资料
- 常见问题
一、法律框架
- 2015年《会计法》（第41条）：会计资料保存原则。
- 174/2016号政令：保存期限、起算时点、销毁程序细则。
- 254/2026号政令（第5条，2026年7月1日生效；取代123/2020号政令）：电子发票、电子凭证的保管——包括电子发票。
- 2025年《税收征管法》(108/2025/QH15)：税务机关检查稽查权及纳税人提供资料义务。
《会计法》确立一般原则；第174/2016号政令细化期限和程序；第254/2026号政令专门覆盖电子发票和电子凭证。当检查组到来时，其工作依据是2025年《税收征管法》(108/2025/QH15)——该法赋予税务机关要求纳税人提供与确定纳税义务相关的完整资料文件的权力。理解每项要求背后的法律依据，有助于企业找准准备重点。
二、保存期限速查表
| 资料类型 | 最低期限 | 依据 |
|---|---|---|
| 管理类会计资料；不直接记账的凭证 | 5年 | 174/2016号政令第12条 |
| 直接记账和编制报表的凭证；明细账、总账；年度财务报表；销毁记录 | 10年 | 174/2016号政令第13条 |
| 对经济、国防安全有档案价值的资料 | 永久 | 174/2016号政令 |
起算时点（174/2016号政令第15条）：自会计年度终了或会计工作完成之日起算。例如2026年度凭证（10年类）至少保存至2036年底。
三、电子发票的特殊要求
按254/2026号政令第5条：
- 电子发票须以电子方式保存——企业自选适合自身经营与技术能力的形式。
- 确保整个保存期内安全、保密、完整，无篡改、无差错。
- 主管机关要求时须能打印或查询——“XML文件在老会计的旧电脑里”不算数。
- 发票须在会计年度终了后12个月内归档保存。
实务提醒：许多企业仅在服务商平台保存电子发票——更换服务商或合同到期可能导致无法访问。企业应保留独立备份。
四、税务检查备查文件清单
收到检查决定后准备时间通常很短。“随时备查”的档案应包括：
- [ ] 检查期各税种申报表（增值税、企业所得税、个人所得税、承包商税等）
- [ ] 经审计的财务报表及税会差异调节表
- [ ] 明细账、总账；进销项发票清单
- [ ] 电子发票（XML文件+版式文件）、个人所得税扣缴凭证
- [ ] 经济合同、补充协议、验收/结算单
- [ ] 银行资料：对账单、付款凭证、借款合同
- [ ] 工资表、劳动合同、任命决定、被扶养人档案
- [ ] 税收优惠文件：投资登记证、批准文书
- [ ] 存货、固定资产盘点表
- [ ] 与税务机关的往来函件及答复
五、到期资料销毁——规范程序
保存期满不等于可以当废纸卖掉：
- 成立销毁小组，编制拟销毁资料清册。
- 制作销毁记录——该记录本身须保存至少10年。
- 绝不销毁涉及未完结检查、稽查、审计或争议的资料——即使已到期。
六、保存不全的风险
- 会计领域行政处罚：未保存、保存不全均可被处罚。
- 核定征收：无法提供合法凭证时，税务机关有权按核定方法确定应纳税额——企业失去用自有账簿自证的权利。
- 申诉无力：没有原始凭证，关于成本、优惠、抵扣的一切解释都站不住脚。
七、数字化保存：安全、完整与可检索
纸质凭证会腐烂、焚毁，或在搬迁办公室时丢失；电子记录有自己的风险——硬盘故障导致丢失、无痕篡改，或因保管密码的人已离职而无人能访问。第254/2026号政令第5条（2026年7月1日生效；取代123/2020号政令）对电子发票保存提出四项并行要求：安全、保密、完整、齐全，在整个保存期内不得更改、错乱。基于这四项要求，企业应建立至少三层控制：
访问权限。并非财务部每个人都需要修改、删除保存数据的权限。保存数据对大多数用户应为只读；任何必要的修改都须留痕，记录谁在何时做了什么改动。
独立、定期备份。电子发票和电子账簿至少需要两份副本存放在两个独立位置——例如一份在内部系统，一份在云存储服务或妥善保管的外置设备。备份计划应固定（每周或每月）并定期做恢复测试，因为从未测试过恢复的备份不可信。
系统变更预案。更换会计软件、更换电子发票服务商或并购后合并系统时，历史数据须完整迁移，并保留读取原始文件的能力（发票XML格式、账簿文件）。与原服务商的合同应明确终止后数据访问的维持期限——不要等到税务机关要求时才发现旧账号已被锁定。
这三层控制不只服务于税务检查：当与合作方发生争议或内部审计需要调取旧凭证时，保存体系健全的企业永远处于主动地位。
八、外商投资企业宜一并保存的特殊资料
除通用会计凭证外，外商投资企业常被税务机关在国内企业少见的资料上"深挖"。实务经验建议集中保存，与税务检查备查文件放在同一处：
- 投资登记证（IRC）、企业登记证（ERC）及历次变更——确定税收优惠、允许经营行业和出资进度的依据。
- 出资资料：境外出资经投资资本账户汇入的凭证、银行确认函、验资报告——在税务机关或国家审计询问时证明出资足额、按期。
- 外国承包商税代扣代缴资料：与外国承包商的合同、代扣代缴申报表和缴税凭证——这是检查组对有对外支付的外资企业几乎必查的一组资料。
- 关联交易定价资料：报告、可比分析及证明独立交易原则的文件——宜与税务资料一并保存，而不要散落在财务部门，因为在税务检查中，这通常是转让定价风险组最先要求的内容。
说明：以上清单是来自税务检查经验的实务建议，并非某一条法律下的强制清单；各企业应与会计主管和税务顾问共同复核，确定适合自身经营模式的清单。
常见问题
问：会计凭证须保存多久？
答：按174/2016号政令：管理类会计资料（含不直接记账的凭证）至少5年；直接用于记账和编制财务报表的凭证、明细账、总账、年度财务报表至少10年；对经济、国防安全有档案价值的资料永久保存。
问：电子发票如何保存？
答：按254/2026号政令第5条（2026年7月1日生效，取代123/2020号政令），电子发票须以电子方式保存，确保整个保存期内安全、保密、完整、无篡改无差错；税务机关要求时须能打印或查询。发票须在会计年度终了后12个月内归档保存。
问：保存期限从何时起算？
答：按174/2016号政令第15条，自会计年度终了或会计工作完成之日起算（依资料类型）。例如2026年度凭证（10年类）至少保存至2036年底。
问：税务检查时企业须提供哪些资料？
答：检查期纳税申报表、经审计的财务报表、明细账与总账、进销项发票清单、银行资料（对账单、付款凭证）、经济合同及验收/结算单、工资与人事档案、税收优惠文件、存货盘点表及与税务机关的往来函件。
问：到期资料可以销毁吗？
答：可以，但须履行程序：成立销毁小组、编制销毁清册、制作销毁记录——销毁记录本身须保存至少10年。涉及未完结检查、稽查或争议的资料即使到期也不得销毁。
问：资料保存不全有什么后果？
答：可能被处以会计领域行政处罚；更严重的是，税务检查中无法提供合法凭证时，税务机关有权核定征收——按税务机关的方法确定应纳税额，通常对企业不利。
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参考文件
- 越南国会（2015），《会计法》，88/2015/QH13号法律，第41条。
- 越南政府（2016），174/2016/ND-CP号政令——第12条（至少5年）、第13条（至少10年）、第15条（起算时点）。
- 越南政府（2026），254/2026/ND-CP号政令，第5条（电子发票、电子凭证保管；2026年7月1日生效）。
- 越南国会（2025），《税收征管法》，108/2025/QH15号法律（2025年12月10日通过，2026年7月1日生效）。