企业税务资料留存指南

为何资料留存决定稽查结果

在税务稽查、检查中，举证责任在企业。税务机关没有义务相信解释——他们只认可合法资料、凭证所体现的内容。以下三种情形说明留存资料直接决定企业应缴金额：

第一，企业所得税可扣除费用。支出只有同时满足以下条件才能扣除：真实发生、与生产经营活动相关、有完整的合法发票凭证。无法出示发票凭证——即使支出真实——费用仍被剔除，企业被就差额追缴税款。

第二，可抵扣的进项增值税。企业只有凭合法增值税发票和500万越盾以上发票的非现金支付凭证才能抵扣进项增值税。发票丢失等于失去抵扣权。

第三，特殊税务立场：正在享受的税收优惠、关联交易同期资料、增值税退税资料。这些资料不仅要”有”，还要完整、一致——一份粗糙的关联交易资料，在税务机关质疑价格时价值并不比没有资料高多少。

留什么：税务资料清单

一家外商投资企业应完整留存的最低清单：

申报表与纳税凭证。各期增值税、企业所得税（预缴与汇算）、个人所得税、承包商税、营业执照税申报表；国库缴款单；税务机关关于纳税义务状况的确认通知。

发票、会计凭证。进项、销项电子发票；支付凭证（付款委托书、银行对账单）；收款单、付款单；交易依据的经济合同。

账簿与报告。明细账、总账；年度已审计财务报表（如属审计对象）；税务汇算报告。

特殊税务资料。关联交易定价同期资料（按第255/2026/NĐ-CP号议定在年度企业所得税汇算前准备）；增值税退税申请资料与退税决定；证明享受企业所得税优惠条件的资料；税收居民身份证明与避免双重征税协定适用资料（如有）；历年税务稽查、检查记录和机关的处理决定。

与税务相关的人事资料。劳动合同、工资表、员工个人所得税汇算——特别是外国专家，还须留存工作许可和居住时间证明，以确定个人所得税义务。

留多久：法定留存期限

会计资料留存期限规定在2015年《会计法》（第88/2015/QH13号法律），第174/2016/NĐ-CP号议定作了详细指引。期限自会计年度终了之日起算。

最少10年——直接作为计税申报、记账和编制财务报表依据的会计资料。这一组包括：会计凭证（发票、收付款凭证）、明细账和总账、月/季/年度财务报表、汇算报告、资产盘点记录。换句话说，企业的全部核心税务资料都属于10年组。

同属长期留存的还有与企业设立、分立、合并、改制、解散、破产相关的会计资料——以及有权国家机关的稽查、检查资料。对外商投资企业而言，这意味着整个重组、股权转让过程的资料也要完整留存。

最少5年——用于单位管理、经营、不直接作为记账和编制财务报表依据的会计资料——如报价单、订单、内部经营管理文件。

重要提示：上述期限是最低期限。如其他专门法律规定更长期限，适用该规定。对处于税务申诉、诉讼或稽查检查阶段的案件，相关资料须留存至案件最终解决——期间不得销毁。2025年《税收征管法》（第108/2025/QH15号法律，2026年7月1日生效）可能调整部分相关义务——法律生效时企业应跟踪指引文件。

用什么形式留：纸质与电子

法律不强制所有资料都用纸质留存。目前趋势是电子留存，但须满足条件使电子凭证具有与纸质同等的法律效力。

电子发票。根据第254/2026/NĐ-CP号议定，电子发票以电子方式留存。企业须确保电子发票留存系统满足税务机关要求时的查询、对账要求——不仅是存PDF文件，还要按规定格式留存发票原始数据。

电子凭证、账簿。在会计软件上编制的账簿、财务报表须定期备份，保证数据完整性。更换会计软件或服务供应商时，须有数据转换和旧数据留存方案——实践中许多企业只因换软件没备份就丢失了以前年度全部会计数据。

纸质。有手写签名、盖章的文件（原始合同、会议纪要、国家机关决定）仍应纸质留存并配扫描件。扫描件是快速查询工具；纸质是真实性争议时的依据。

一般原则：无论用什么形式留存，留存系统须保证三要素——完整（不缺期、不缺类）、可查（稽查时能在合理时间内找到一笔交易的资料）、安全（防丢失、防损坏、防非法访问）。

无法出示资料的后果

最严重的后果是被核定征税。根据税收征管法律，企业无法出示会计账簿、会计凭证，或账面数据不完整、不准确时，税务机关可核定应纳税额。核定时，税务机关按同行业、同规模企业的数据确定应纳税额——这个数字几乎总是比企业实际数据不利。

此外，未按要求留存、出示资料可按第125/2020/NĐ-CP号议定处税务行政处罚。有欺诈迹象——如销毁资料以隐瞒纳税义务——还可能被追究逃税罪的刑事责任。

一个较少被注意但很实际的后果：在企业买卖、合并中，买方会把税务资料留存质量作为风险程度的指标。资料混乱、缺失是买方要求降价或设置更严格税务补偿条款的依据。见并购交易中的税务尽职调查一文。

组织税务资料留存的清单

要让留存系统在实践中真正运转——而不只是纸上好看——企业应落实以下步骤：

1. 分类与标准化清单。制定企业的标准税务资料清单（基于本文第2节），明确每类资料由哪个部门负责留存、存在哪里、留存多久。

2. 数字化与备份。扫描全部重要纸质资料；定期备份电子数据，至少在主系统之外有一份异地备份。定期测试旧存档文件能否打开、可读。

3. 交接流程。更换总会计师、税务负责人或会计服务供应商时，须有完整的资料交接纪要。很多资料丢失就发生在这个交接环节。

4. 定期内部检查。每年自查以前年度资料样本：是否完整、查询是否快捷、有无缺口。及早发现以便补齐，而不是等稽查组到了才发现。

5. 销毁规定。只有在最低留存期限届满且不属于稽查、检查、申诉、诉讼范围时才能销毁会计资料。销毁须按规定制作纪要。

关于税务合规的整体咨询，见外商投资企业税务咨询和外商投资企业税务合规一文。

FLAT LAW FIRM 提供哪些支持

FLAT LAW FIRM 协助企业审查现行税务资料留存系统：评估资料清单相对规定的缺口，咨询各类文件的留存期限，制定资料留存与交接流程，在税务稽查、检查时协助准备资料。在并购交易中，我们把目标公司税务资料留存质量的评估作为税务尽职调查的一部分。

另见：外商投资企业税务咨询 | 企业税务稽查准备 | 企业税务合规日历 | 联系

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