Trong các tranh chấp thương mại hiện nay, phần lớn thỏa thuận, xác nhận và trao đổi giữa các bên diễn ra qua email, tin nhắn chat và file điện tử. Khi tranh chấp phát sinh, những dữ liệu này chính là chứng cứ quan trọng nhất — nhưng cũng là loại chứng cứ dễ bị phản bác nhất nếu thu thập sai cách. Checklist này hướng dẫn doanh nghiệp và cá nhân thu thập chứng cứ điện tử đúng quy trình pháp luật, để email, chat và file điện tử đứng vững trước Tòa án.
Mục lục
- 1. Đối tượng và cách dùng checklist này
- 2. Checklist chi tiết
- 3. Các lỗi phổ biến khi tự thu thập chứng cứ điện tử
- 4. Sau khi hoàn thành checklist
- 5. Câu hỏi thường gặp
1. Đối tượng và cách dùng checklist này
Ai dùng: Giám đốc, kế toán, nhân sự phụ trách hồ sơ của doanh nghiệp; cá nhân đang chuẩn bị khởi kiện hoặc tham gia tố tụng dân sự, kinh doanh thương mại; luật sư nội bộ cần hệ thống hóa hồ sơ điện tử.
Dùng khi nào: Ngay từ khi phát hiện dấu hiệu tranh chấp (đối tác chậm thanh toán, vi phạm hợp đồng, tranh chấp lao động, tranh chấp nội bộ công ty…), và tiếp tục bổ sung trong suốt quá trình chuẩn bị xét xử. Nguyên tắc vàng: thu thập càng sớm càng tốt — dữ liệu điện tử có thể bị xóa, tài khoản có thể bị khóa bất cứ lúc nào.
Cách đánh dấu: ☐ chưa làm · ☑ đã xong · ⚠ nên hỏi ý kiến luật sư trước khi dùng.
Căn cứ pháp lý nền: Khoản 1 Điều 94 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015 (BLTTDS 2015) liệt kê "dữ liệu điện tử" là một trong các nguồn chứng cứ; khoản 3 Điều 95 xác định thông điệp dữ liệu điện tử (bao gồm thư điện tử, chứng từ điện tử, fax và các hình thức tương tự) theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Luật Giao dịch điện tử 2023 (20/2023/QH15, hiệu lực từ 01/7/2024) tại các Điều 8, 9, 10, 11 quy định chi tiết giá trị pháp lý, giá trị như văn bản, giá trị như bản gốc và giá trị dùng làm chứng cứ của thông điệp dữ liệu.
2. Checklist chi tiết
Mục 1: Xác định loại chứng cứ điện tử cần thu thập và mục tiêu chứng minh ☐
- Làm gì: Liệt kê toàn bộ email, đoạn chat (Zalo, WhatsApp, Telegram, WeChat, Messenger, Viber…), file đính kèm, hợp đồng điện tử, biên bản họp online, file ghi âm/ghi hình liên quan đến từng tình tiết cần chứng minh. Gắn mỗi nhóm dữ liệu với một yêu cầu hoặc một sự phản đối cụ thể trong vụ việc.
- Tại sao: Tòa án chỉ xem xét chứng cứ có liên quan đến vụ việc. Thu thập tràn lan không mục tiêu vừa tốn thời gian, vừa có nguy cơ để lộ thông tin nhạy cảm không cần thiết của doanh nghiệp.
- Làm thế nào: Lập bảng đơn giản gồm các cột: tình tiết cần chứng minh | loại dữ liệu | nguồn (ai giữ, ở đâu) | thời gian | người thu thập | trạng thái. Bảng này cũng là tài liệu quản trị nội bộ giúp luật sư rà soát nhanh.
- Lưu ý: ⚠ Đừng xóa bất kỳ dữ liệu nào "cho gọn" — kể cả tin nhắn bất lợi. Việc lựa chọn chứng cứ nào giao nộp cho Tòa án là bước riêng, do luật sư tư vấn; còn việc xóa dữ liệu có thể bị xem là che giấu chứng cứ.
Mục 2: Lưu giữ nguyên trạng file gốc, tuyệt đối không chỉnh sửa ☐
- Làm gì: Sao chép file gốc ra thiết bị lưu trữ riêng (ổ cứng ngoài, USB) và làm việc trên bản sao. Không đổi tên file gốc, không chuyển đổi định dạng (ví dụ đừng convert file .eml sang .pdf rồi xóa bản .eml), không cắt ghép, không chỉnh sửa nội dung.
- Tại sao: Điều 10 Luật Giao dịch điện tử 2023 quy định thông điệp dữ liệu chỉ có giá trị như bản gốc khi "được bảo đảm toàn vẹn kể từ khi được khởi tạo lần đầu tiên". Bất kỳ chỉnh sửa nào cũng tạo ra kẽ hở để bên kia phản bác tính toàn vẹn.
- Làm thế nào: Tạo thư mục lưu trữ với cấu trúc rõ ràng theo từng nhóm dữ liệu; đặt chế độ chỉ đọc (read-only) cho bản gốc; ghi chú ngày giờ sao chép.
- Lưu ý: Thói quen nguy hiểm nhất là "in ra giấy rồi bỏ file gốc" — bản in chỉ là bản sao, giá trị chứng minh thấp hơn hẳn file điện tử gốc còn nguyên vẹn.
Mục 3: Xuất email kèm đầy đủ header kỹ thuật ☐
- Làm gì: Xuất email ở định dạng gốc của hệ thống thư (.eml, .msg) thay vì chỉ chụp màn hình hoặc in ra. Bảo đảm file xuất ra giữ nguyên header kỹ thuật: địa chỉ người gửi/người nhận, thời gian gửi/nhận theo múi giờ máy chủ, mã định danh thư (Message-ID), thông tin máy chủ trung gian, kết quả xác thực (SPF, DKIM, DMARC nếu có).
- Tại sao: Header là "dấu vân tay" chứng minh email thật sự được gửi từ địa chỉ đó vào thời điểm đó. Một ảnh chụp màn hình nội dung email không chứng minh được ai là người gửi thật — địa chỉ người gửi hiển thị trên màn hình có thể bị giả mạo.
- Làm thế nào: Trên Gmail dùng chức năng "Hiển thị thư gốc" (Show original) rồi tải về; trên Outlook dùng "Save As" định dạng .msg hoặc xuất .eml; email doanh nghiệp qua hệ thống riêng thì nhờ bộ phận IT xuất log máy chủ thư.
- Lưu ý: Với email quan trọng (xác nhận nợ, đồng ý điều khoản), nên yêu cầu nhà cung cấp dịch vụ email hoặc bộ phận IT xác nhận bằng văn bản về tính xác thực của log. Về giá trị pháp lý của email làm chứng cứ hợp đồng, xem: email làm chứng cứ hợp đồng — giá trị pháp lý.
Mục 4: Bảo toàn chuỗi chat nguyên vẹn kèm danh tính người tham gia ☐
- Làm gì: Xuất toàn bộ cuộc trò chuyện từ đầu đến thời điểm liên quan, không cắt đoạn. Ghi lại thông tin định danh tài khoản của từng người tham gia (số điện thoại, tên hiển thị, ảnh đại diện tại thời điểm thu thập), tên nhóm chat, và ngữ cảnh (chat công việc nào, liên quan hợp đồng nào).
- Tại sao: Một đoạn chat bị cắt xén có thể làm sai lệch ý nghĩa — câu "đồng ý" ở cuối chỉ có giá trị khi đọc cùng đề xuất ở phía trên. Bên kia hoàn toàn có quyền yêu cầu xem toàn bộ ngữ cảnh.
- Làm thế nào: Dùng chức năng xuất/xuất lịch sử chat của ứng dụng (Zalo, WhatsApp, Telegram đều có chức năng xuất kèm file đính kèm); chụp màn hình bổ sung phần thông tin tài khoản; lưu kèm file media (ảnh, file) được gửi trong chat.
- Lưu ý: ⚠ Tin nhắn có thể bị thu hồi hoặc tài khoản có thể bị xóa — với nội dung then chốt, thực hiện ngay Mục 6 (lập vi bằng) thay vì chỉ xuất file thông thường.
Mục 5: Ghi nhận mã hash (SHA-256) và lập biên bản niêm phong file gốc ☐
- Làm gì: Tại thời điểm thu thập, tính mã hash (khuyến nghị SHA-256) cho từng file gốc và ghi vào biên bản có chữ ký của người thu thập, người chứng kiến, ghi rõ ngày giờ, phương pháp tính, tên file.
- Tại sao: Mã hash là bằng chứng toán học về tính toàn vẹn: chỉ cần file bị sửa một bit, mã hash sẽ thay đổi hoàn toàn. Khi giao nộp cho Tòa án, mã hash trong biên bản giúp chứng minh file nộp ra chính là file đã thu thập ban đầu, chưa qua chỉnh sửa.
- Làm thế nào: Dùng công cụ tính hash có sẵn (trên Windows: certutil; trên macOS/Linux: shasum/sha256sum) hoặc phần mềm chuyên dụng; lưu biên bản bản giấy có chữ ký và bản scan.
- Lưu ý: Ghi lại cả phiên bản công cụ dùng để tính hash — chi tiết nhỏ này giúp tăng độ tin cậy khi bên kia yêu cầu kiểm tra lại.
Mục 6: Lập vi bằng thừa phát lại cho nội dung dễ bị xóa, sửa ☐
- Làm gì: Với email, chat, bài đăng, nội dung website có nguy cơ bị xóa hoặc chỉnh sửa, mời Thừa phát lại lập vi bằng ghi nhận sự kiện: nội dung hiển thị trên màn hình tại thời điểm lập, địa chỉ tài khoản, thời gian truy cập, thao tác kiểm tra.
- Tại sao: Khoản 8 Điều 95 BLTTDS 2015 công nhận "văn bản ghi nhận sự kiện, hành vi pháp lý do người có chức năng lập" là một dạng để xác định chứng cứ. Vi bằng do Thừa phát lại lập theo Nghị định 08/2020/NĐ-CP có giá trị chứng minh sự kiện đã diễn ra tại thời điểm lập — đặc biệt hữu ích khi sau này dữ liệu gốc không còn tồn tại.
- Làm thế nào: Liên hệ văn phòng Thừa phát lại tại địa phương; chuẩn bị sẵn thiết bị, tài khoản đăng nhập và danh sách nội dung cần ghi nhận; Thừa phát lại sẽ trực tiếp thao tác, chụp ảnh, ghi hình và lập văn bản.
- Lưu ý: Lập vi bằng càng sớm càng tốt — vi bằng chỉ ghi nhận được những gì còn tồn tại tại thời điểm lập. Chi phí lập vi bằng nên cân nhắc theo giá trị tranh chấp.
Mục 7: Xác minh chữ ký số và chứng thư số đối với file được ký điện tử ☐
- Làm gì: Với hợp đồng điện tử, văn bản điện tử có chữ ký số, kiểm tra: chứng thư số còn hiệu lực tại thời điểm ký hay không, chữ ký có được đảm bảo an toàn không, người ký có đúng thẩm quyền không (căn cứ chức danh ghi trên chứng thư số).
- Tại sao: Điều 22 Luật Giao dịch điện tử 2023 quy định chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương chữ ký của cá nhân đó trong văn bản giấy; còn với văn bản cần cơ quan, tổ chức xác nhận thì thông điệp dữ liệu được ký bằng chữ ký số của cơ quan, tổ chức đó được xem là đáp ứng yêu cầu. Chữ ký số chỉ phát huy giá trị này khi đi kèm chứng thư chữ ký số còn hiệu lực (chưa hết hạn, không bị tạm dừng hoặc thu hồi — khoản 3 Điều 3 Nghị định 23/2025/NĐ-CP). Chữ ký số hết hạn hoặc gắn với chứng thư bị thu hồi có thể bị phản bác giá trị.
- Làm thế nào: Dùng phần mềm đọc file ký số để kiểm tra trạng thái chứng thư (còn hiệu lực/bị thu hồi/hết hạn); đối chiếu thông tin người ký với giấy phép, quyết định bổ nhiệm; lưu lại kết quả kiểm tra kèm ngày giờ.
- Lưu ý: ⚠ Chữ ký số của cá nhân khác với chữ ký số của tổ chức (con dấu điện tử) — cần xác định đúng loại để đánh giá giá trị pháp lý theo Điều 22 Luật Giao dịch điện tử 2023 (khoản 2 cho chữ ký của cá nhân; khoản 3 cho chữ ký của cơ quan, tổ chức). Chứng thư số được cấp trước khi Nghị định 23/2025/NĐ-CP có hiệu lực vẫn tiếp tục có hiệu lực trong thời hạn còn lại theo quy định chuyển tiếp tại khoản 5 Điều 47 Nghị định này. Về hiệu lực chi tiết: hợp đồng điện tử, chữ ký số — hiệu lực pháp lý.
Mục 8: Thu thập bằng chứng về xuất xứ và thời điểm của dữ liệu ☐
- Làm gì: Bên cạnh nội dung, thu thập các bằng chứng phụ trợ chứng minh dữ liệu đến từ đâu và vào lúc nào: log máy chủ, sao kê tài khoản, xác nhận của nhà cung cấp dịch vụ, lịch sử đăng nhập, biên bản bàn giao thiết bị.
- Tại sao: Khoản 2 Điều 11 Luật Giao dịch điện tử 2023 quy định giá trị chứng cứ của thông điệp dữ liệu được xác định căn cứ vào "độ tin cậy của cách thức khởi tạo, gửi, nhận hoặc lưu trữ" và "cách thức xác định người khởi tạo, gửi, nhận". Nội dung đúng nhưng không chứng minh được ai gửi, gửi khi nào thì giá trị chứng minh giảm mạnh.
- Làm thế nào: Đề nghị bộ phận IT trích xuất log liên quan; với dịch vụ của bên thứ ba (email marketing, phần mềm quản lý), yêu cầu văn bản xác nhận; lưu giữ thiết bị gốc (điện thoại, máy tính) trong tình trạng nguyên vẹn nếu có thể.
- Lưu ý: Dữ liệu log của nhà cung cấp thường chỉ lưu trong thời gian giới hạn — cần yêu cầu trích xuất sớm, có văn bản.
Mục 9: Dịch sang tiếng Việt và công chứng bản dịch nếu nội dung là tiếng nước ngoài ☐
- Làm gì: Với email, chat, file bằng tiếng nước ngoài (tiếng Anh, tiếng Trung…), chuẩn bị bản dịch sang tiếng Việt và thực hiện công chứng/chứng thực bản dịch theo quy định.
- Tại sao: Khoản 3 Điều 96 BLTTDS 2015 quy định đương sự giao nộp chứng cứ bằng tiếng nước ngoài "phải kèm theo bản dịch sang tiếng Việt, được công chứng, chứng thực hợp pháp". Nộp bản tiếng nước ngoài không kèm bản dịch hợp lệ có thể khiến chứng cứ không được xem xét.
- Làm thế nào: Thuê đơn vị dịch thuật có chức năng và con dấu; công chứng bản dịch tại tổ chức hành nghề công chứng; nộp song song cả bản gốc tiếng nước ngoài và bản dịch.
- Lưu ý: Với thuật ngữ chuyên ngành (hợp đồng, kỹ thuật), bản dịch cần chính xác — sai một thuật ngữ có thể làm đổi nghĩa cam kết. Nên để luật sư rà soát bản dịch các đoạn then chốt.
Mục 10: Sao lưu dự phòng nhiều bản và quản lý chuỗi lưu giữ ☐
- Làm gì: Lưu ít nhất 3 bản sao của toàn bộ dữ liệu đã thu thập tại các vị trí độc lập (ổ cứng ngoài, lưu trữ đám mây có kiểm soát truy cập, két an toàn của doanh nghiệp). Ghi nhật ký mọi lần truy cập, sao chép: ai, khi nào, làm gì.
- Tại sao: Mất dữ liệu gốc giữa chừng đồng nghĩa với mất chứng cứ. Nhật ký truy cập (chuỗi lưu giữ) chứng minh dữ liệu không bị can thiệp trong quá trình bảo quản — yếu tố Tòa án và bên kia có thể chất vấn.
- Làm thế nào: Phân quyền truy cập tối thiểu (chỉ người phụ trách hồ sơ và luật sư); bật nhật ký truy cập trên hệ thống lưu trữ; mỗi lần sao chép đều ghi biên bản như Mục 5.
- Lưu ý: Không lưu bản duy nhất trên máy tính cá nhân của nhân viên — nhân viên nghỉ việc, máy hỏng, virus mã độc đều là rủi ro thực tế đã từng xảy ra.
Mục 11: Kiểm tra tính hợp pháp của phương thức thu thập ☐
- Làm gì: Rà soát lại từng phương thức đã dùng: có xâm nhập trái phép vào tài khoản, thiết bị của người khác không; có thu thập thông tin thuộc bí mật đời tư, bí mật kinh doanh không liên quan đến vụ việc không; việc ghi âm, ghi hình có tuân thủ pháp luật không.
- Tại sao: Chứng cứ thu thập bằng phương thức trái pháp luật có nguy cơ không được Tòa án chấp nhận, thậm chí người thu thập có thể phải chịu trách nhiệm pháp lý riêng. Đây là "lằn ranh đỏ" của cả checklist này.
- Làm thế nào: Chỉ thu thập dữ liệu từ tài khoản, thiết bị thuộc quyền quản lý hợp pháp của mình hoặc được chủ sở hữu đồng ý; nội dung trao đổi trong quan hệ công việc thông thường (email công ty, nhóm chat công việc) về nguyên tắc ít rủi ro hơn dữ liệu cá nhân thuần túy.
- Lưu ý: ⚠ Với các tình huống nhạy cảm (ghi âm lén, truy cập tài khoản của người khác, dữ liệu cá nhân), BẮT BUỘC tham vấn luật sư trước khi sử dụng — xem thêm phần điểm chưa chắc chắn tại mục 5.
Mục 12: Chuẩn bị văn bản trình bày xuất xứ kèm theo từng nhóm chứng cứ ☐
- Làm gì: Soạn văn bản trình bày cho từng nhóm dữ liệu: dữ liệu này là gì, thu thập từ đâu, bằng cách nào, vào thời điểm nào, ai là người thu thập, tình trạng nguyên vẹn ra sao (mã hash, biên bản niêm phong, vi bằng kèm theo).
- Tại sao: Khoản 2 Điều 95 BLTTDS 2015 yêu cầu tài liệu nghe được, nhìn được phải được xuất trình "kèm theo văn bản trình bày của người có tài liệu đó về xuất xứ của tài liệu". Với chứng cứ điện tử, văn bản trình bày xuất xứ là cầu nối giúp Thẩm phán hiểu và tin tưởng vào dữ liệu kỹ thuật.
- Làm thế nào: Viết ngắn gọn, trung thực, theo trình tự thời gian; đính kèm biên bản hash, vi bằng, xác nhận của IT/nhà cung cấp; người trình bày ký và ghi rõ họ tên.
- Lưu ý: Không "trang điểm" văn bản trình bày — mọi chi tiết đều phải đúng sự thật vì bên kia có quyền chất vấn và yêu cầu giám định.
Mục 13: Đối chiếu tính liên quan trước khi quyết định giao nộp ☐
- Làm gì: Cùng luật sư rà soát lại toàn bộ dữ liệu đã thu thập, loại bỏ những nội dung không liên quan đến yêu cầu khởi kiện hoặc sự phản đối; đánh dấu những nội dung chứa bí mật kinh doanh cần đề nghị Tòa án bảo mật.
- Tại sao: Giao nộp thừa dữ liệu không liên quan vừa làm loãng hồ sơ, vừa có thể để lộ thông tin bất lợi hoặc bí mật kinh doanh không cần thiết. Thu thập đầy đủ (Mục 1-10) và giao nộp có chọn lọc (mục này) là hai bước khác nhau.
- Làm thế nào: Đối chiếu từng nhóm dữ liệu với bảng mục tiêu chứng minh đã lập ở Mục 1; với tài liệu chứa bí mật kinh doanh, chuẩn bị văn bản đề nghị Tòa án áp dụng biện pháp bảo vệ theo quy định.
- Lưu ý: ⚠ Việc "chọn lọc" ở đây là chọn theo tiêu chí liên quan đến vụ việc, không phải giấu chứng cứ bất lợi — che giấu chứng cứ có thể gây hậu quả tố tụng nghiêm trọng.
Mục 14: Giao nộp đúng thời hạn, lập biên bản và sao gửi cho bên kia ☐
- Làm gì: Nộp chứng cứ cho Tòa án trong thời hạn do Thẩm phán ấn định (không vượt quá thời hạn chuẩn bị xét xử sơ thẩm); yêu cầu lập biên bản giao nhận; đồng thời sao gửi chứng cứ cho đương sự phía bên kia theo quy định.
- Tại sao: Khoản 1 và khoản 2 Điều 96 BLTTDS 2015 quy định: đương sự có quyền và nghĩa vụ giao nộp chứng cứ cho Tòa án; việc giao nộp phải được lập biên bản ghi rõ tên gọi, hình thức, nội dung, đặc điểm, số bản, số trang, thời gian nhận, chữ ký các bên và dấu của Tòa án. Nộp muộn có thể khiến chứng cứ không được xem xét; không sao gửi cho bên kia vi phạm quyền được biết chứng cứ của họ.
- Làm thế nào: Chuẩn bị 2 bộ (1 nộp Tòa án, 1 sao gửi bên kia) cộng 1 bộ lưu; với file điện tử dung lượng lớn, thống nhất trước với Tòa án về phương thức nộp (USB, ổ cứng, link tải có kiểm soát); giữ lại biên bản giao nhận cẩn thận.
- Lưu ý: Nếu không tự thu thập được một số dữ liệu (ví dụ dữ liệu do bên kia hoặc bên thứ ba nắm giữ), có quyền yêu cầu Tòa án thu thập theo Điều 97 BLTTDS 2015 — cần làm đơn đề nghị sớm, trong thời hạn chuẩn bị xét xử. Về thủ tục tố tụng tại tòa, xem: khởi kiện tranh chấp thương mại tại Việt Nam.
3. Các lỗi phổ biến khi tự thu thập chứng cứ điện tử
Lỗi 1: Chỉ chụp màn hình rồi xóa bản gốc. Ảnh chụp màn hình không có header kỹ thuật, không có mã hash, dễ bị cho là dàn dựng. Hậu quả: bên kia phản đối tính xác thực, Tòa án khó chấp nhận. Cách sửa: luôn giữ file gốc định dạng nguyên bản và thực hiện Mục 2, 3, 5.
Lỗi 2: Cắt đoạn chat "lấy phần quan trọng". Đoạn chat bị cắt khỏi ngữ cảnh có thể bị diễn giải sai, và bên kia có quyền yêu cầu cung cấp toàn bộ. Cách sửa: xuất toàn bộ cuộc trò chuyện (Mục 4), việc nhấn mạnh đoạn then chốt thực hiện bằng văn bản trình bày (Mục 12).
Lỗi 3: Để quá lâu mới thu thập, dữ liệu bị xóa mất. Tin nhắn bị thu hồi, tài khoản bị khóa, log máy chủ bị xóa theo chu kỳ — những rủi ro này xảy ra hàng ngày. Cách sửa: thu thập ngay khi phát hiện dấu hiệu tranh chấp; nội dung then chốt lập vi bằng sớm (Mục 6).
Lỗi 4: Nộp file tiếng nước ngoài không kèm bản dịch công chứng. Vi phạm khoản 3 Điều 96 BLTTDS 2015, chứng cứ có thể không được xem xét. Cách sửa: thực hiện Mục 9 trước khi nộp.
Lỗi 5: Thu thập bằng cách xâm nhập tài khoản của người khác. Dù nội dung có lợi đến đâu, phương thức trái pháp luật cũng khiến chứng cứ gặp rủi ro và người thu thập có thể bị xử lý. Cách sửa: tuân thủ Mục 11, tham vấn luật sư với mọi tình huống nhạy cảm.
4. Sau khi hoàn thành checklist
Khi 14 mục trên đã được đánh dấu ☑, hồ sơ chứng cứ điện tử của bạn đã ở trạng thái sẵn sàng để luật sư rà soát lần cuối và xây dựng lập luận. Các bước tiếp theo thường là: (1) luật sư đối chiếu chứng cứ với yêu cầu khởi kiện và dự kiến phản biện của bên kia; (2) hoàn thiện đơn khởi kiện và nộp cùng bộ chứng cứ; (3) trong quá trình tố tụng, bổ sung chứng cứ mới phát sinh theo yêu cầu của Thẩm phán (khoản 1 Điều 96 BLTTDS 2015 cho phép giao nộp bổ sung).
Khi nào BẮT BUỘC cần luật sư rà soát: khi có dấu hiệu thu thập dữ liệu nhạy cảm (Mục 11 ⚠); khi bên kia phản đối tính xác thực và yêu cầu giám định; khi cần yêu cầu Tòa án thu thập dữ liệu từ bên thứ ba (Điều 97); khi vụ việc có yếu tố nước ngoài (dữ liệu lưu trữ ở nước ngoài, chứng cứ tiếng nước ngoài phức tạp).
Nếu doanh nghiệp của bạn đang chuẩn bị hồ sơ tranh chấp và cần rà soát tính hợp lệ của chứng cứ điện tử trước khi khởi kiện, hãy liên hệ FLAT Law Firm để được tư vấn: hotline 0988424851.
5. Câu hỏi thường gặp
Email, tin nhắn chat có được Tòa án công nhận là chứng cứ không? Có, nếu đáp ứng điều kiện pháp luật. Theo khoản 1 Điều 94 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015, dữ liệu điện tử là một nguồn chứng cứ; khoản 3 Điều 95 xác định thông điệp dữ liệu điện tử (bao gồm thư điện tử) theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Luật Giao dịch điện tử 2023 (Điều 11) quy định thông điệp dữ liệu được dùng làm chứng cứ, và giá trị chứng cứ được xác định căn cứ vào độ tin cậy của cách thức khởi tạo, gửi, nhận, lưu trữ, cách thức bảo đảm tính toàn vẹn và cách thức xác định người khởi tạo, gửi, nhận.
Chụp màn hình đoạn chat có đủ làm chứng cứ không? Chụp màn hình chỉ là bản sao hình ảnh, dễ bị chất vấn về tính xác thực. Nên thu thập kèm: xuất file chat gốc từ ứng dụng, ghi lại thông tin tài khoản, thời gian, ngữ cảnh cuộc trò chuyện, và lập vi bằng thừa phát lại cho nội dung có nguy cơ bị xóa. Trường hợp cần mức độ tin cậy cao, có thể xem xét giám định kỹ thuật số.
File bị chỉnh sửa sau khi thu thập thì còn giá trị chứng cứ không? Có nguy cơ bị phản bác. Điều 10 Luật Giao dịch điện tử 2023 yêu cầu thông điệp dữ liệu có giá trị như bản gốc phải được bảo đảm toàn vẹn kể từ khi khởi tạo. Vì vậy cần lưu giữ nguyên trạng file gốc, ghi nhận mã hash (SHA-256) tại thời điểm thu thập, lập biên bản niêm phong và không chỉnh sửa, chuyển đổi định dạng file gốc.
Giao nộp chứng cứ điện tử cho Tòa án cần thủ tục gì? Theo Điều 96 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015, việc giao nộp chứng cứ phải được lập biên bản ghi rõ tên gọi, hình thức, nội dung, đặc điểm của chứng cứ, số bản, số trang và thời gian nhận. Thời hạn giao nộp do Thẩm phán ấn định nhưng không vượt quá thời hạn chuẩn bị xét xử sơ thẩm. Chứng cứ bằng tiếng nước ngoài phải kèm bản dịch tiếng Việt được công chứng, chứng thực hợp pháp.
Có nên tự ý xóa tin nhắn, email bất lợi cho mình không? Không. Việc lựa chọn chứng cứ nào giao nộp thuộc về chiến lược tố tụng do luật sư tư vấn, nhưng xóa dữ liệu có thể bị xem là che giấu, hủy hoại chứng cứ và gây hậu quả bất lợi. Hãy lưu giữ đầy đủ và để luật sư đánh giá.
Phiên bản ngôn ngữ
Tài liệu tham khảo
- Bộ luật Tố tụng dân sự 2015 (92/2015/QH13), các Điều 94, 95, 96, 97 — hiệu lực 01/7/2016.
- Luật Giao dịch điện tử 2023 (20/2023/QH15), các Điều 7, 8, 9, 10, 11, 22 (giá trị pháp lý của chữ ký điện tử) — hiệu lực 01/7/2024.
- Nghị định 23/2025/NĐ-CP về chữ ký điện tử và dịch vụ tin cậy (hiệu lực 10/4/2025, thay thế Nghị định 130/2018/NĐ-CP): khoản 3 Điều 3 (chứng thư chữ ký số có hiệu lực), Điều 7 (thời hạn hiệu lực), khoản 5 Điều 47 (quy định chuyển tiếp).
- Nghị định 08/2020/NĐ-CP về tổ chức và hoạt động của Thừa phát lại — hiệu lực 24/02/2020.