电子证据收集核查清单（邮件、聊天记录、文件）

在当今的商事争议中，当事人之间的大部分协议、确认和往来都通过邮件、聊天消息和电子文件进行。争议发生时，这些数据是最重要的证据——但如果收集方法不当，也是最容易被反驳的证据。本核查清单指导企业和个人依法定程序收集电子证据，使邮件、聊天记录和电子文件在法庭上站得住脚。

1. 本清单的适用对象与使用方法

适用对象：负责公司档案的董事、会计、人事人员；准备起诉或参与民事、商事诉讼的个人；需要系统整理电子档案的法务人员。

使用时机：自发现争议苗头时起（对方迟延付款、违反合同、劳动争议、公司内部争议等），并在整个庭审准备期间持续补充。黄金原则：越早收集越好——电子数据随时可能被删除，账号随时可能被封。

标记方式：☐ 未做 · ☑ 已完成 · ⚠ 使用前请咨询律师。

法律依据：2015年《民事诉讼法典》（BLTTDS 2015）第94条第1款将"电子数据"列为证据来源之一；第95条第3款规定，数据电文（含电子邮件、电子单证、传真及类似形式）依电子交易法律确定。2023年《电子交易法》(20/2023/QH15，2024年7月1日生效）第8、9、10、11条详细规定了数据电文的法律价值、与书面同等的价值、与原件同等的价值以及用作证据的价值。

2. 详细核查清单

第1项：确定需要收集的电子证据种类与待证事实 ☐

做什么：列出与每个待证事实相关的全部邮件、聊天记录（Zalo、WhatsApp、Telegram、微信、Messenger、Viber等）、附件、电子合同、线上会议纪要、录音录像文件。将每组数据与案件中的具体请求或预期抗辩对应起来。
为什么：法院只审查与案件有关的证据。漫无目标地收集既浪费时间，又可能不必要地暴露企业敏感信息。
怎么做：制作简单表格，列为：待证事实｜数据类型｜来源（谁持有、在哪里）｜时间｜收集人｜状态。该表也是内部管理文件，便于律师快速审查。
注意：⚠ 不要为了"整洁"删除任何数据——包括对自己不利的消息。向法院提交哪些证据是单独的步骤，由律师提供策略建议；删除数据可能被视为隐匿证据。

第2项：原样保存原始文件，绝不修改 ☐

做什么：将原始文件复制到独立存储设备（移动硬盘、U盘），在副本上操作。不更改原始文件名、不转换格式（例如不要把.eml转成.pdf后删除.eml原件）、不剪辑、不修改内容。
为什么：2023年《电子交易法》第10条规定，数据电文只有在"自首次生成时起完整性得到保障"的情况下才具有与原件同等的价值。任何修改都会给对方攻击完整性留下缺口。
怎么做：按数据组建立结构清晰的存储文件夹；将原件设为只读；记录复制日期时间。
注意：最危险的习惯是"打印成纸质后丢掉电子原件"——打印件只是复制件，证明价值远低于完整无缺的电子原件。

第3项：导出邮件并保留完整技术邮件头 ☐

做什么：以邮件系统原生格式（.eml、.msg）导出邮件，而不只是截图或打印。确保导出文件保留完整技术邮件头：发件人/收件人地址、按服务器时区的发送/接收时间、邮件标识（Message-ID）、中转服务器信息、验证结果（SPF、DKIM、DMARC，如有）。
为什么：邮件头是证明邮件确实在某时由某地址发出的"指纹"。邮件内容的截图无法证明真正的发件人是谁——屏幕上显示的发件人地址可以伪造。
怎么做：Gmail使用"显示原始邮件"（Show original）后下载；Outlook使用"另存为".msg格式或导出.eml；企业自建邮件系统请IT部门导出邮件服务器日志。
注意：对于重要邮件（债务确认、条款确认），应要求邮件服务商或IT部门出具书面确认，证明日志真实性。关于邮件作为合同证据的法律价值，详见：电子邮件作为合同证据的法律价值。

第4项：完整保留聊天记录，并记录参与人身份 ☐

做什么：从头到相关时间点导出完整聊天记录，不截取片段。记录每位参与人的账号身份信息（电话号码、显示名称、收集时的头像）、群聊名称和语境（哪个工作群、涉及哪份合同）。
为什么：脱离语境的片段可能歪曲原意——末尾的"同意"只有结合上面的提议一起读才有价值。对方完全有权要求查看完整语境。
怎么做：使用应用的导出/聊天记录导出功能（Zalo、WhatsApp、Telegram均支持连附件导出）；补充截取账号信息页面；保存聊天中发送的媒体文件（图片、文件）。
注意：⚠ 消息可能被撤回，账号可能被注销——对于关键内容，直接执行第6项（办理见证），不要只做普通导出。

第5项：记录哈希值（SHA-256）并制作原始文件封存笔录 ☐

做什么：在收集当时计算每份原始文件的哈希值（推荐SHA-256），记入由收集人和见证人签字的笔录，载明日期时间、计算方法、文件名。
为什么：哈希值是完整性的数学证明：文件哪怕被改动一个比特，哈希值都会完全改变。向法院提交时，笔录中的哈希值可证明提交的文件正是当初收集的文件，未经修改。
怎么做：使用系统自带哈希工具（Windows：certutil；macOS/Linux：shasum/sha256sum）或专用软件；保存签字纸质笔录及扫描件。
注意：一并记录计算哈希所用工具的版本——这个小细节在对方要求重新核验时能增强可信度。

第6项：对易被删除、修改的内容办理执行员见证 ☐

做什么：对于有被删除或修改风险的邮件、聊天记录、帖子、网页内容，请执行员制作见证记录（vi bằng），载明：制作时屏幕显示的内容、账号地址、访问时间、核验操作。
为什么：《民事诉讼法典》第95条第8款承认"有职能的人制作的记录事件、法律行为的文书"可作为认定证据的方式。依第08/2020/ND-CP号政令由执行员制作的见证记录，能证明该事件在制作时确已发生——在原始数据日后不复存在时尤为有用。
怎么做：联系当地执行员办公室；准备好设备、登录账号和待记录内容清单；执行员将亲自操作、拍照、录像并制作文书。
注意：越早办理见证越好——见证只能记录制作时仍然存在的内容。见证费用应结合争议标的额权衡。

第7项：对电子签署文件核验数字签名与证书 ☐

做什么：对于电子合同、有数字签名的电子文书，核查：签署时数字证书是否有效、签名是否安全有保障、签署人是否有相应权限（依据证书上载明的职务）。
为什么：2023年《电子交易法》第22条规定，数字签名与个人在纸质文书上的签名具有同等法律效力；法律要求机关、组织确认的文书，若数据电文经该机关、组织的数字签名签署，即视为符合要求。数字签名只有在配有仍然有效的数字签名证书（未过期、未被暂停或吊销——第23/2025/ND-CP号政令第3条第3款）时才发挥此效力。过期签名或绑定被吊销证书的签名可能被质疑效力。
怎么做：用数字签名读取软件核查证书状态（有效/被吊销/过期）；对照许可证、任命决定核对签署人信息；保存核验结果及日期时间。
注意：⚠ 个人数字签名与机构数字签名（电子印章）不同——须确定正确类型，才能依2023年《电子交易法》第22条评估法律价值（第2款适用于个人签名；第3款适用于机关、组织签名）。在第23/2025/ND-CP号政令生效前签发的证书，依该政令第47条第5款过渡条款，在剩余有效期内继续有效。详见：电子合同与数字签名的法律效力。

第8项：收集数据来源与时间的辅助证据 ☐

做什么：除内容本身外，收集证明数据来源与时间的辅助证据：服务器日志、账号流水、服务商确认函、登录记录、设备交接笔录。
为什么：2023年《电子交易法》第11条第2款规定，数据电文的证据价值依据"其生成、发送、接收或存储方式的可靠性"以及"发起人、发送人、接收人的确定方式"认定。内容正确，但若不能证明谁发送、何时发送，证明价值将大打折扣。
怎么做：请IT部门提取相关日志；对于第三方服务（邮件营销、管理软件），要求其出具书面确认；尽量原样保存原始设备（手机、电脑）。
注意：服务商日志通常只保留有限期限——须尽早书面要求提取。

第9项：外文内容译成越南语并办理译文公证 ☐

做什么：对于外文（英文、中文等）邮件、聊天记录、文件，准备越南语译文，并依法办理译文公证/认证。
为什么：《民事诉讼法典》第96条第3款规定，当事人向法院提交少数民族语言、外文资料、证据，"须附经合法公证、认证的越南语译文"。提交外文材料而无有效译文，证据可能不被审查。
怎么做：委托有资质和印章的翻译机构；到公证机构办理译文公证；外文原件与译文一并提交。
注意：专业术语（合同、技术）翻译须准确——一个术语译错可能改变承诺含义。关键段落的译文应请律师把关。

第10项：多份备份并管理保管链 ☐

做什么：将全部已收集数据至少保存3份，存于相互独立的位置（移动硬盘、有访问控制的云存储、企业保险柜）。记录每次访问、复制：何人、何时、做了什么。
为什么：中途丢失原始数据就等于丢失证据。访问记录（保管链）能证明数据在保管期间未被干预——这是法院和对方可能质疑的环节。
怎么做：最小权限访问（仅档案负责人和律师）；在存储系统开启访问日志；每次复制都如第5项一样制作笔录。
注意：不要把唯一一份存在员工个人电脑上——员工离职、硬盘损坏、病毒勒索都是现实中发生过的风险。

第11项：核查收集方法的合法性 ☐

做什么：重新审查每种使用过的方法：是否非法侵入他人账号、设备；是否收集了与案件无关的个人隐私、商业秘密；录音、录像是否遵守法律。
为什么：以违法方法收集的证据有不被法院采纳的风险，收集人还可能承担独立的法律责任。这是整个清单的"红线"。
怎么做：只收集自己合法管理的账号、设备中的数据，或经所有人同意的数据；日常工作关系中的往来内容（公司邮件、工作群聊）原则上比纯个人数据风险更低。
注意：⚠ 对于敏感情形（偷录、登录他人账号、个人数据），使用前必须咨询律师——另见第5节的不确定事项。

第12项：为每组证据准备来源说明文书 ☐

做什么：为每组数据起草说明文书：该数据是什么、从何处收集、以何种方式、何时、由谁收集、完整状态如何（哈希值、封存笔录、见证书附后）。
为什么：《民事诉讼法典》第95条第2款要求，视听资料须"附持有人关于该资料来源的书面说明"一并出示。对于电子证据，来源说明是帮助法官理解和信任技术数据的桥梁。
怎么做：简明、真实、按时间顺序书写；附哈希笔录、见证书、IT/服务商确认函；说明人签字并写明姓名。
注意：不要"美化"说明文书——每个细节都必须真实，因为对方有权质证并申请鉴定。

第13项：决定提交前核对关联性 ☐

做什么：与律师一起重新审查全部已收集数据，剔除与诉讼请求或抗辩无关的内容；对含商业秘密的内容，标注需请求法院保密。
为什么：提交过多无关数据既稀释案卷，又可能不必要地暴露不利信息或商业秘密。全面收集（第1–10项）与有选择的提交（本项）是两个不同步骤。
怎么做：将每组数据与第1项制定的待证目标表逐一对照；对含商业秘密的文件，准备请求法院采取保护措施的书面申请。
注意：⚠ 这里的"筛选"是指按与案件的关联性筛选，不是隐瞒不利证据。隐匿证据可能导致严重的诉讼后果。

第14项：在期限内提交、制作交接笔录并送达对方 ☐

做什么：在法官确定的期限内（不超过一审审理准备期限）向法院提交证据；要求制作交接笔录；并依法将证据副本送达对方当事人。
为什么：《民事诉讼法典》第96条第1款、第2款规定：当事人有向法院提交证据的权利和义务；提交须制作笔录，载明名称、形式、内容、特征、份数、页数、接收时间、双方签字和法院印章。逾期提交可能导致证据不被审查；未送达对方则侵犯其知悉证据的权利。
怎么做：准备2套（1套交法院、1套送达对方）另加1套自存；大容量电子文件，事先与法院商定提交方式（U盘、移动硬盘、有访问控制的下载链接）；妥善保管交接笔录。
注意：若部分数据自己无法收集（如由对方或第三方持有），可依《民事诉讼法典》第97条请求法院调取——须尽早在审理准备期限内提出书面申请。关于诉讼程序，详见：越南商业纠纷诉讼流程。

3. 自行收集电子证据的常见错误

错误1：只截图，然后删除原件。截图没有技术邮件头、没有哈希值，看起来像摆拍。后果：对方质疑真实性，法院难以采纳。改正：始终保留原生格式的原始文件，完成第2、3、5项。

错误2：把聊天记录"截取重要部分"。脱离语境的片段可能被误读，对方有权要求提供完整记录。改正：导出完整聊天记录（第4项），在来源说明中强调关键段落（第12项）。

错误3：拖太久才收集，数据没了。消息被撤回、账号被封、服务器日志按周期删除——这些每天都在发生。改正：发现争议苗头立即收集；关键内容尽早见证（第6项）。

错误4：提交外文文件不附公证译文。违反《民事诉讼法典》第96条第3款，证据可能不被审查。改正：提交前完成第9项。

错误5：通过侵入他人账号的方式收集。内容再有利，违法方法也会让证据陷入风险，收集人还可能被追责。改正：遵守第11项，任何敏感情形都咨询律师。

4. 完成清单之后

14项全部标记☑后，您的电子证据档案已可交律师做最后审查并构建论证。通常的后续步骤是：(1)律师将证据与诉讼请求及对方可能的反驳逐一对照；(2)完善起诉状并随证据材料一并提交；(3)在诉讼过程中，按法官要求补充新产生的证据（《民事诉讼法典》第96条第1款允许补充提交）。

必须请律师审查的情形：涉及敏感数据收集（第11项⚠）；对方质疑真实性并申请鉴定；需要请求法院向第三方调取数据（第97条）；案件有涉外因素（数据存储于境外、复杂外文证据）。

如果您的企业正在准备争议档案，需要在起诉前审查电子证据的有效性，请联系FLAT律师事务所咨询：热线 0988424851。

5. 常见问题

邮件、聊天记录能被法院认可为证据吗？

可以，但须符合法定条件。依2015年《民事诉讼法典》第94条第1款，电子数据是证据来源之一；第95条第3款规定，数据电文（含电子邮件）依电子交易法律确定。2023年《电子交易法》第11条规定，数据电文可用作证据，其证据价值依据其生成、发送、接收、存储方式的可靠性、完整性保障方式以及发起人、发送人、接收人的确定方式来认定。

聊天记录截图足以作为证据吗？

截图只是图像复制件，真实性容易被质疑。还应一并收集：从应用导出的原始聊天文件、账号信息、时间、聊天语境，以及对有被删除风险的内容办理执行员见证记录。需要高度可信度时，可考虑电子取证鉴定。

收集后被修改过的文件还有证据价值吗？

有被反驳的风险。2023年《电子交易法》第10条要求，数据电文具有与原件同等的价值，须自生成之时起保持完整。因此应原样保存原始文件，在收集时记录哈希值（SHA-256），制作封存笔录，不得修改或转换原始文件格式。

向法院提交电子证据需要什么手续？

依《民事诉讼法典》第96条，提交证据须制作笔录，载明证据的名称、形式、内容、特征、份数、页数和接收时间。提交期限由承办法官确定，但不得超过一审审理准备期限。外文证据须附经合法公证、认证的越南语译文。

可以自行删除对自己不利的消息、邮件吗？

不可以。提交哪些证据属于诉讼策略，由律师提供建议，但删除数据可能被视为隐匿、毁灭证据并带来不利后果。请完整保存，交由律师评估。

语言版本

参考文件

2015年《民事诉讼法典》(Bộ luật Tố tụng dân sự 2015, 92/2015/QH13)，第94、95、96、97条——2016年7月1日生效。
2023年《电子交易法》(Luật Giao dịch điện tử 2023, 20/2023/QH15)，第7、8、9、10、11条——2024年7月1日生效。
第23/2025/ND-CP号政令（关于电子签名与可信服务的政令，2025年4月10日生效，取代第130/2018/ND-CP号政令）：第3条第3款（有效的数字签名证书）、第7条（有效期）、第47条第5款（过渡条款）。
第08/2020/ND-CP号政令（关于执行员组织与活动的政令）——2020年2月24日生效。