越南外国劳动者使用报告

为何外国劳动者材料管理很重要

对于越南劳动者，人事材料主要服务内部管理和保险结算。对于外国劳动者，材料还是其在越南合法工作资格的法律依据：工作许可证或不属于发放范围的确认书、申报文书、劳动合同、护照和签证。当职能机关检查——通常是跨部门突击检查——企业必须立即出示全部材料；缺少一环可能导致劳动者被视为无合法依据工作。

外国劳动者数据还是个人所得税汇算、强制社保申报和总体劳动者使用情况报告的输入。外资企业应把外国劳动者材料管理视为独立的合规流程，有负责人和明确时间表。

法律框架：从第152/2020号议定到第219/2025号议定

多年以来，第152/2020/NĐ-CP号议定全面调整外国劳动者在越南工作，包括关于外国劳动者使用情况的定期报告制度。自2025年8月7日起，第219/2025/NĐ-CP号议定取代第152/2020/NĐ-CP号议定关于外国劳动者的规定（连同修订补充的第70/2023/NĐ-CP号议定）。这意味着所有基于第152号议定建立的内部流程——从报告表格到递交时间表——都需要重新审查。

第219/2025/NĐ-CP号议定重心在信息管理责任：以纸质或电子形式管理外国劳动者信息，并在国家主管机关要求时报告。但过渡期报告制度的详细指引仍在完善中；企业在没有明确依据前不应擅自废止旧的报告流程。另见工作许可豁免情形，以在编制报告前正确确定每位劳动者的工作资格。

旧规下的定期报告义务

根据第152/2020/NĐ-CP号议定，用人单位有义务每半年和每年报告外国劳动者使用情况：上半年报告在7月5日前，年度报告在次年1月5日前。报告递交劳动者工作地的有权机关，内容汇总人数、工作岗位、工作许可证期限和期内变动。

上述时间点作为历史参照呈现——并非断言该报告时间表在第219/2025/NĐ-CP号议定下原样适用。企业需要直接对照第219号议定全文和最新指引文书（或咨询律师）以确定现行定期报告制度。在等待明确指引期间，谨慎做法是按旧时间表维持内部定期数据汇总，随时有数据可用。

信息管理与应机关要求报告

新框架下确定的一点是信息管理责任：以纸质或电子形式管理外国劳动者信息，并在国家主管机关要求时报告。报告要求可能来自多个机关——劳动、公安、税务、社保——且通常附带较短的答复期限。

需要管理的信息包括：姓名、国籍、护照号；工作岗位和职务；允许工作的证件类型（工作许可证、不属于发放范围确认书或已递交的申报文书）；各证件的期限；签证、暂住证状态。数据应纸质和电子并行保存，有访问权限管理和定期备份。

变动报告：新招、变更、解除

除汇总报告外，企业需要跟踪并及时办理与每次人事变动挂钩的手续。新招外国劳动者时，视情形须办理新工作许可证、申请不属于发放范围确认书，或至少提前03个工作日递交申报文书。劳动者变更工作岗位、工作地点或用人单位时，现有工作许可证可能不再适用，需要按规定办理补发或重新签发手续。

解除劳动关系时，企业需要收回工作许可证交还签发机关（法律另有规定的情形除外），同时结清社保和个人所得税义务。每次变动都应记入集中跟踪台账并注明具体生效日期。另见外资企业社保与工资合规关于外国劳动者保险义务的内容。

每位外国劳动者需存档的材料

每位外国劳动者的完整材料应包括：用工需求批准文书（如属于须有情形）；工作许可证、不属于发放范围确认书或已递交申报文书的存档；劳动合同；护照、签证、暂住证复印件；学历、证书和经验证明文件；无犯罪记录证明；健康检查证明。视具体情形，材料组成可能不同——这是参照框架，不替代逐案核查适用规定。

材料应在劳动者整个工作期间加行政处罚时效和可能产生的争议解决时效内保存；已离职人员的材料不应立即销毁，因为检查可能追查已解除合同人员的数据。企业应颁布关于外国劳动者材料存档的内部规定，明确人事、法务和直接管理人的责任。

不报告或错报的风险

违反外国劳动者报告义务可按劳动领域处罚规定受到行政处罚。处理轻重取决于违法性质、程度和涉及劳动者人数。比罚款更令人担忧的是连锁后果：报告数据与实际工作许可材料不符，可能使职能机关怀疑全部外国劳动者使用的合法性，导致检查扩大到税务、保险和出入境。

另一风险是因内部数据不一致而错报：人事报一个数，工作许可材料体现另一个数，考勤名单又是第三个数。根本解决办法是统一单一数据源用于所有报告——从外国劳动者报告到税务汇算和保险——让每个数字都能追溯到同一源头。

外资企业内部流程建议

我们建议四步管理流程。第一步，招聘时即分类：每个岗位属于须签发工作许可证、申请不属于发放范围确认书，还是只需申报——并以书面形式留存分类依据。第二步，建立每人工作许可证、确认书、护照、签证、暂住证期限跟踪表，至少提前45天预警。

第三步，每季度内部汇总数据——即使正式报告制度处于过渡期——以随时应对国家机关要求。第四步，每年定期法律审查：对照现行法律文书检查内部流程，有新议定、新通知时更新。合规框架总览见劳动法律咨询专题页。

常见问题

相关链接

• 劳动法律咨询 – 面向企业的劳动法律专题页。
• 工作许可豁免情形 – 正确确定每位外国劳动者的工作资格。
• 外资企业社保与工资合规 – 针对外国劳动者的保险义务。