快速解答
外国人新办工作许可的申请材料规定在219/2025/NĐ-CP号议定第18条，包括七组文件：（1）工作许可申请表（含外国劳动者需求说明）；（2）健康证明；（3）无犯罪记录证明；（4）管理人员/执行董事/专家/技术工人的岗位证明文件；（5）工作形式证明文件；（6）2张4x6cm白底彩色照片；（7）护照复印件。材料向劳动者工作所在地的行政服务中心提交；主管部门自收到完整材料起10个工作日内办结。境外出具的文件须办理领事认证（国际条约免除的除外）。
法律依据
219/2025/NĐ-CP号议定（2025年8月7日生效，取代152/2020/NĐ-CP号和70/2023/NĐ-CP号议定）第18条列明新办工作许可的材料清单。10个工作日的办结时限统一适用于新办与续期。许可规费由各省人民议会规定，各地不同。
各组文件详解
1. 工作许可申请表
用人单位按219/2025/NĐ-CP号议定配套表格填写，内容包括：外国劳动者信息、工作岗位（第3条四类之一）、职务名称、工作形式、申请有效期，以及使用外国劳动者需求说明。此处填报的职务与岗位须与材料中其他文件一致。
2. 健康证明
有资质医疗机构出具的健康证明。劳动者尚在境外：由境外医疗机构出具（办理领事认证）；已在越南：在卫生部认可的有资质为外国人查体的医院/诊所查体。惯例：截至提交日12个月内有效，结论须为适合工作。
3. 无犯罪记录证明
司法记录卡1号（发给个人及有要求的机关组织）。办理地点：已在越南居住的——居住地司法厅或国家司法记录中心（司法部）；尚在境外的——本国有权机关出具，之后领事认证并翻译公证。惯例：出具日期距提交日不超过6个月。
4. 岗位证明文件
按申报类别：管理人员——企业登记证、公司章程、任命决定；执行董事——分公司/代表处/营业地点负责人任命决定，或分管领域的任命文件加3年经验证明；专家——大学学历（领事认证加翻译公证）及至少2年相关经验证明（优先领域1年）；技术工人——职业培训证书加2年经验证明，或3年经验证明。
5. 工作形式证明文件
按工作形式：劳动合同（签合同用工）；境外用人单位将其派往越南商业机构工作的派遣函（集团内部调动）；越外双方签订的服务提供合同（履行合同）。这是最容易缺失或用错的一组文件。
6. 照片与护照
2张4x6cm白底彩色照片，6个月内拍摄；护照复印件（含个人信息页及入境签证页）。护照须在有效期内。
提交与办理流程
- 准备材料：备齐七组文件；境外文件领事认证并翻译公证为越南语。
- 提交：直接、公共邮政、委托服务或授权——向劳动者工作所在地的行政服务中心提交。
- 接收转交：中心按”一门式”机制将材料转交有权机关。
- 审批：收到完整材料后10个工作日内，主管部门审查需求审批并签发许可；不予签发的须书面答复并说明理由。
- 领取结果并签合同：签合同用工的，获批后双方在拟用工日前签订书面劳动合同。
材料被退回的最常见原因
- 缺少领事认证：境外学历、无犯罪记录、工作经验证明未认证——最常见的错误。
- 文件超过”惯例有效期”：无犯罪记录证明超过6个月、健康证明超过12个月、照片超过6个月。
- 职务名称不一致：申请表、任命决定、经验证明上的职务对不上。
- 工作形式证明缺失或用错（如集团内部调动却交了劳动合同）。
- 需求说明过于简单：说不清该岗位为何需要外国劳动者。
境外文件的认证链条
新办许可材料中最耗时的往往不是越南本地文书，而是境外文件要走的认证链条。境外签发的学历或无犯罪记录证明，典型链条是：境外有权机关出具——该国外交部认证（海牙公约缔约国可用附加证明书，注意越南对该国的条约参加情况）——越南驻外使领馆领事认证——翻译公证为越南语。每一步都要几天到几周，一个小错（姓名拼写错、缺印章）就得从头再来。因此企业应尽早索取境外文件，认证前按护照核对姓名拼写，并留存每一步的扫描件，免得原件遗失被迫重启全链。按劳动者拟到岗前8–10周启动认证链是稳妥的基准。
常见问题
实际要多长时间？
法律规定自收到合格完整材料起10个工作日。实际耗时取决于准备环节：境外文件领事认证通常需2–4周。企业应在劳动者拟到岗至少6–8周前启动准备。
费用多少？
由各省人民议会规定，各地不同。请查询提交地省份的收费标准。
可以网上提交吗？
219/2025/NĐ-CP号议定推动数字化申请及国家公共服务门户联办。多地已受理网上申请——请查询劳动者工作所在省份的公共服务门户。
劳动者已持其他签证在越南，能办吗？
一般可在劳动者在越期间准备许可申请，但许可签发前不得开工。办理期间须保持签证合法；用人单位可能需另行担保合适的签证。
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