如果劳动合同是企业与每个个人的协议，那么劳动规章制度就是适用于全体劳动者的”小法典”。日常管理的每一项决定——作息、纪律、奖惩、违规处理——都需要在规章制度中找到依据。没有规章制度，或有但起草简略，企业每次处理违规都会手忙脚乱，案件到了争议解决机构时更加被动。
本文根据2019年《劳动法》第118条至第121条及第145/2020/NĐ-CP号议定，系统梳理劳动规章制度的规定，并附起草和登记的实践经验。
劳动规章制度：不可或缺的”小法典”
劳动规章制度是用人单位颁布的文书，规定企业内的劳动纪律、物质责任及其他劳动管理事项。与劳动合同是双边协议不同，规章制度具有用人单位单方性，但一经依法颁布和登记，即约束全体劳动者。
规章制度最重要的作用体现在企业需要处分劳动纪律时：法律禁止对规章制度未规定的行为进行纪律处分。行为即使造成明显损害，如果规章制度未将其列为违规且未规定相应处分形式，企业几乎没有纪律处分的法律依据。许多企业在解雇诉讼中败诉，深层原因就是一份笼统的、从网上复制的规章制度。
哪些企业必须有书面规章制度
第118条第1款规定用人单位必须颁布劳动规章制度；使用10名以上劳动者的，规章制度必须书面。颁布义务是所有用人单位的共同义务，只在形式上有所区别。
同时，第119条要求使用10名以上劳动者的用人单位，在颁布之日起10天内，向经营注册地省级人民委员会劳动专业机关登记规章制度。这是许多企业遗漏的手续：有规章制度但未登记，或迟登记数月。注意劳动者人数按实际使用人数计算，包括试用期劳动者。
规章制度的九组主要内容
第118条第2款列举主要内容，原则是内容不得违反劳动法律及相关法律。九组包括：工作时间、休息；工作场所秩序；劳动安全卫生；工作场所性骚扰的预防及处理顺序、程序；资产、商业秘密、技术秘密、知识产权的保护；临时调动劳动者从事与合同不同工作的情形；违纪行为及相应处分形式；物质责任；有权处分纪律的人员。
该目录是最低框架——企业可补充特殊管理内容，如信息技术资产使用规定或远程工作规则，只要不违法且不侵犯劳动者的基本权利。
性骚扰防治：不可遗漏的内容
将性骚扰防治列为强制内容是2019年《劳动法》的重要创新之一。规章制度必须既规定预防措施，也规定发生行为时的处理顺序和程序。
FLAT律师事务所建议明确规定：被视为骚扰的行为的定义和示例；保障举报人保密的投诉渠道；客观的核实程序，避免被举报人参与处理涉及其本人的投诉；以及相称的处分形式，包括对规章制度已规定的骚扰行为适用解雇纪律的可能性。清晰、公平的机制有助于企业维护声誉、降低被诉风险。
规章制度中的资产、商业秘密保护
关于资产、商业秘密、技术秘密保护的内容，对拥有有价值客户数据的科技、制造或贸易企业具有特殊意义。规章制度应确定保密信息的范围、劳动者在劳动关系存续期间及终止后的保密义务，以及相应制裁。
关键点：泄露商业秘密、技术秘密是适用解雇纪律的依据，但仅限于该内容已规定在劳动规章制度中的情形。如果只签了单独的保密协议而忘了写入规章制度，援引解雇依据会遇到困难。安全的做法是在两个文书中都作规定并保证二者一致。
颁布前的征求意见与对话
在颁布或修改规章制度前，用人单位必须征求基层劳动者代表组织（设有该组织的地方）的意见。这不是形式手续：征求的意见必须记录并体现在登记材料中。
此外，2019年《劳动法》增加了在颁布或修改规章制度时组织工作场所对话的要求——这是针对尚未设立劳动者代表组织的企业的解决方案，使劳动者仍有渠道对直接影响自己的文书发表意见。经验表明，经过实质协商制定的规章制度，比单方强加的规章制度容易执行得多。
登记规章制度：不能忘记的10天手续
第120条第2款规定的登记材料包括：劳动规章制度登记申请书；劳动规章制度；基层劳动者代表组织的书面意见（设有该组织的地方）；以及用人单位载有劳动纪律、物质责任规定的文书（如有）。材料在颁布之日起10天内提交至企业经营注册地省级人民委员会劳动专业机关。
如发现内容违法，登记机关将通知并指导修改补充。关于效力，第121条规定：属于须登记的企业，规章制度自有权机关收齐登记材料之日起15日后生效；使用不足10名劳动者的企业，效力由用人单位在规章制度中决定。企业必须向全体劳动者公开通知规章制度，并在工作场所必要处张贴主要内容。注意：近期省级专业机关调整后，部分地方的受理对口单位可能已变化——企业在提交材料前应先确认。
规章制度的效力、修改与替换
法律未规定规章制度的最长有效期限，但企业应在法律或经营模式变化时主动审查修改。每次修改都必须重新履行完整程序：征求意见、对话、颁布和重新登记。
不少企业按2012年《劳动法》颁布了规章制度，之后只在有新规定时”口头补充”，导致在国家机关登记的文书与实际适用的文书脱节——在纪律争议中将规章制度作为证据提交时的致命弱点。当经营模式发生根本变化时，重建新规章制度而非修修补补，通常是更干净、更安全的方案。
不足10名劳动者的企业的规章制度
不足10名劳动者的企业不强制要求有书面规章制度，也无需登记。但”不强制”不等于”不建议”：一份关于作息、纪律、保密的简明规章制度，仍有助于创始人统一管理，避免处理违规时将矛盾个人化。
实践中，许多初创企业增长很快，仅几轮招聘就超过10人门槛，却无人注意到规章制度义务。等到需要处理严重违规时才发现没有规章制度可援引。务实的建议：从成立之初就准备好规章制度框架，规模一达门槛即完成登记。
规章制度与集体劳动合同：不要混淆
这是最易混淆的一对概念。规章制度由用人单位在征求意见后单方颁布。集体劳动合同是劳动者集体与用人单位经集体协商达成的协议，具有双向性。
法律后果：发生冲突时，对劳动者更有利的协议条款优先适用。同时拥有两个文书的企业需要保证二者一致，避免规章制度规定一套、协议承诺另一套——争议时，对劳动者有利的解释通常占上风。
没有规章制度或未登记的后果
在行政处罚方面，使用10名以上劳动者而无书面规章制度，或未按规定登记的，可能受到劳动领域行政处罚，罚款金额按检查时有效的文书确定。
但更大的损失通常不在罚款。没有规章制度意味着企业失去了最重要的纪律处分法律工具：规章制度未规定的行为不能处分，法律要求必须在规章制度中规定的情形（如性骚扰、泄密）没有解雇依据。在争议中，法院对没有规章制度企业的管理专业性评价也很低。
劳动规章制度常见问题
不足10名劳动者的公司必须登记规章制度吗？
不强制。登记义务仅适用于10名以上劳动者。但小企业仍建议有书面规章制度，以便统一管理，并在规模超过门槛时主动应对。
没有工会的公司可以颁布规章制度吗？
可以。征求劳动者代表组织意见仅在”设有基层劳动者代表组织的地方”强制。未设立的，企业仍必须组织工作场所对话，让劳动者发表意见。
规章制度登记材料交到哪里？
交至企业经营注册地省级人民委员会劳动专业机关，在颁布之日起10天内。鉴于近期省级专业机关有所调整，建议先确认当地现行受理对口单位。
按2012年《劳动法》颁布的规章制度还有效吗？
原则上如无违反2019年《劳动法》及现行法律的内容，仍然有效。但2019年《劳动法》增加了性骚扰防治等新的强制内容，需要审查、修改补充完整。
修改规章制度需要重新登记吗？
需要。每次修改补充都必须重新履行征求意见、对话、颁布和登记程序。只在内部修改而不重新登记，会导致实际文书与国家机关存档不符，在争议中极为不利。
FLAT律师事务所提供劳动规章制度的起草、审查和登记咨询：从按行业制定的规章制度框架、纪律与保密规定，到完成向国家机关的登记手续。如需新建或审查现有规章制度，请联系我们咨询。
