“员工档案可以保存多久才须删除”听起来简单，但91/2025号法律并不以一个数字作答：法律没有为员工数据设定统一的最长保存期限，也没有为未录用应聘者数据设定固定删除期限。正确期限来自两个来源：处理目的（目的结束即删除）与劳动、保险、会计、档案法下的强制保存期限。本文分开这两层期限，并述及将员工数据用于新目的与处理删除请求。
法律依据
91/2025第25条与按目的限制保存
《个人信息保护法》91/2025设有关于招聘、管理与使用员工中个人数据保护的专门条款（第25条），建立在法律的一般原则之上：数据仅得在已告知目的所必需的范围与时间内处理——包括保存——目的结束时须删除或销毁，法律强制保存的除外。因此”保存期限”不是单一日期：服务于存续劳动关系的档案在关系存续期间保存；服务于终止后义务（税务清算、保险、劳动争议）的档案按各义务的期限保存；不再附着任何义务的数据必须删除。
第二层：行业法下的强制保存
人事档案的一部分是具有自身保存期限的法律记录：会计法与档案法下的会计凭证与工资账簿（许多劳动工资文件属长期保存类）；由保险机关按自身制度管理的员工社会保险记录；行业规则下的健康检查与职业安全记录。当强制保存期限仍在运行时，员工”删除我全部数据”的请求无法被完全满足——企业的做法是删除已无保存依据的部分、限制处理必须保留的部分（锁定访问、不作他用），并明确解释保留哪部分、依据哪部法律。
适用分析
未录用应聘者：无法定期限，因此需要政策期限
91/2025未规定删除未录用应聘者数据的固定天数；义务来自目的原则：当招聘轮次结束且应聘者未同意为日后轮次留存时，处理目的已经结束，数据必须删除。为未来保留”人才库”仅在应聘者就该目的单独同意时合法，并须加上企业在政策中声明的保存期限（如6—24个月的确定区间是常见做法——这是企业的政策选择而非法定标准，须事先告知应聘者）。被录用者的简历转为人事档案，按劳动关系保存制度处理。
新目的与删除请求：两种需要专门流程的情形
将员工数据用于合同与最初告知之外的目的——将员工照片用于广告、将考勤数据用于劳动管理之外的评估、向福利伙伴共享数据——需要其自身的法律依据，通常是员工的单独同意，因为劳动关系的不对称性使劳动”合同默示同意”不可靠。对删除请求：企业需要接收与核实请求的流程，检查哪些数据仍有强制保存依据，在法定数据主体权利响应框架内删除其余部分，并书面回复说明删了什么、保留什么及依据。前员工要求删除境外母公司系统中的数据是外资企业常见情形——流程必须覆盖跨境数据流，而非仅越南服务器。
行动建议
- 按人事档案组别（招聘、劳动关系、终止后）建立保存期限表，挂钩目的与强制保存依据。
- 将为日后轮次留存应聘者的同意拆为单独条款，声明期限并设撤回机制。
- 发布劳动合同之外需单独同意的目的清单（影像、伙伴共享、超范围评估）。
- 建立删除请求流程：核实、分类有/无保留依据的数据、删除并书面回复。
- 将删除流程扩展至母公司系统与HR技术供应商；定期核查备份中的实际删除。
常见问题
员工离职后企业最长可保存其数据多久？
91/2025没有设定统一最长期限。正确期限按档案组别确定：服务劳动关系的档案在关系存续期间保存；服务终止后义务（税务清算、社会保险、工资凭证）的档案按会计、保险与档案法的强制保存期限保存；不再附着任何义务或目的的档案必须删除。企业需要按组别的保存期限表，而非一个通用日期。
未录用应聘者的数据须在多长期限内删除（91/2025号法律）？
法律没有固定天数。原则是：招聘轮次结束且应聘者未同意为日后轮次留存时，处理目的已经结束，数据必须删除。为未来保留应聘者档案仅在单独同意并在招聘政策中声明保存期限时合法（该期限是政策选择，不是法定标准）。
将员工数据用于合同之外的新目的需要同意吗？
新目的需要其自身的法律依据——多数情形下是员工的单独同意。将员工影像用于广告、将考勤数据用于劳动管理之外的评估、向福利伙伴共享数据等目的均在劳动合同与最初告知范围之外。鉴于劳动关系的不对称性，同意必须单独、自愿且可撤回。
员工要求删除个人数据时企业应如何处理？
企业接收并核实请求，然后分类数据：不再有目的且不在强制保存范围内的数据予以删除（包括母公司系统与服务商处）；仍在会计、保险或档案法强制保存期内的以限制处理状态保留。结果须书面回复，说明已删除什么、保留什么及保留的法律依据。